加強檔案管理服務水平推動檔案管理的信息化

薛 欣

吉林市食品藥品檢驗

加強檔案管理服務水平推動檔案管理的信息化

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用信息化實現文秘工作與檔案工作一體化，是現代科學管理的必然趨勢。目前，許多單位的文秘工作與檔案工作實行的是分塊管理制，這種體制從某種程度上卻拉大了文秘工作與檔案工作的距離。文秘工作人員的檔案意識淡薄，檔案工作人員也很少考慮文秘工作，導致二者在銜接過程中出現許多脫節之處，出現了諸多不規范的現象，這直接影響了單位檔案的建檔質量。

檔案管理；信息化管理

1、明確檔案信息化建設的三個原則

1.1 規范性原則

檔案工作現代化的需要，是提高檔案工作質量和效率的需要。實現室藏紙質檔案信息化，需要通過現代信息掃描、影像等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化檔案，是通過室藏數字化檔案還是電子文件檔案，都應該堅持規范性原則，制定相應的規定。

1.2 安全性原則

目前數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，必須加強網絡安全技術防范和研究，采取切實可行的安全措施，確保檔案信息數據的安全。

1.3 效益性原則

檔案信息化建設涉及到多學科知識，多專業配合，需要投入相當的人力、物力、財力，對室藏檔案的利用和用戶需求進行分析，把重要的和利用率較高的紙質檔案進行數字化，為企業的生產經營提供服務。

2、加強檔案信息網絡化的管理

隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的客觀環境，一是檔案管理部門都配備有現代辦公室設備(計算機、打印機、掃描儀等)，確保服務工作的有效性，提高檔案服務的質量。二是許多檔案管理部門就檔案信息化建設進行了積極的探索和嘗試，為檔案管理由傳統的手工操作走向現代化管理積累了經驗，給予檔案管理工作強有力的支持。三是隨著檔案管理工作的法律、法規陸續頒布，使檔案工作人員對做好新形勢下的檔案工作意識不斷增強，對所管理檔案進行系統的整理，為檔案的現代化管理奠定了基礎。四是數字化帶動了傳統載體檔案的數字化，加快了數字化檔案的建設步伐，完善了電子文件的規范管理，使檔案部門成為向社會提供信息的重要渠道之一。

3、 檔案信息化管理的對策

3.1 提高對檔案信息化管理的認識

建立新的信息化檔案管理模式，提高檔案信息的時效性，有利于節省能源和時間。一次性投入即可，實現多次產出，完全改變經費限制的局面。

3.2 提高檔案管理標準化水平

從形成到歸檔，確保收集到的檔案信息的真實性、完整性和有效性。必須在電子文件的形成、流轉、處置、歸檔等各個環節，實行標準化、規范化、制度化管理。在此基礎上，嚴格控制電子檔案管理的各個環節，包括其生成、加工、保管、借閱的程序等，做到歸檔統一、保管安全、使用有序。傳統紙質檔案的數字化處理可采取掃描的方法快速地將檔案信息數字化，并根據具體要求實現進一步的信息加工。

3.3 加大檔案資源開發力度

檔案資源的信息化建設是檔案信息化建設的核心要素。在進行數字化時，不僅要把現成的檔案數字化，還要對分散的檔案信息整合、加工，把經過二次加工的信息數字化。

3.4 提高安全意識和防范意識

嚴格按照《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數據備份等安全防護措施，不斷提高檔案管理人員的安全意識，確保檔案信息化的開放安全。要增強安全意識，防止人為地毀壞和破壞，力爭讓無權用戶進不來、看不見、改不了檔案，保證檔案的真實性。設電子口令，防止被人盜用，定期對所用計算機進行殺毒，防止電腦病毒對電腦系統的攻擊和黑客的威脅。嚴格管理，專機專用。一些永久保存的資料屬性可改成“只讀”，防止一些不期而遇的破壞帶來損失。

3.5 提高檔案管理人員的素質

加大定向培訓力度，有計劃地對培養對象進行高層次學歷教育，以豐富、加深培養對象的基礎理論和專業知識。加快復合型的檔案專業人才的培養，檔案管理者要掌握文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業知識，涉獵一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案管理有關的其他專業知識和管理科學，熟悉各種有關的業務規定和自己所從事的業務。

4、檔案管理信息化建設途徑

4.1 更新觀念，增強檔案管理現代化意識

管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理現代化首要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。沒有檔案管理現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現代化。在實現檔案管理現代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉變為開放式服務，使檔案工作更好適應經濟社會發展的需要。

4.2 加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化

要及時配備檔案管理現代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。為此，各級政府應加大財政投入的力度，檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經費支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經濟利益。而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將及大地提高檔案利用工作的水平，創造出更為可觀的社會效益和經濟效益，為檔案工作現代化的發展提供有力保證。

4.3 建設復合型的管理隊伍

檔案管理人員隊伍建設是實現檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發展速度和質量。提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。