探析數(shù)字檔案管理中影響檔案利用安全的因素與措施

張秋菊

齊齊哈爾市昂昂溪區(qū)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)經(jīng)營(yíng)管理站

探析數(shù)字檔案管理中影響檔案利用安全的因素與措施

張秋菊

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科技的進(jìn)步發(fā)展，使得數(shù)字檔案建設(shè)對(duì)檔案事業(yè)具有重要影響，同時(shí)需要注重?cái)?shù)字檔案利用過(guò)程中出現(xiàn)的安全問(wèn)題。因此為了充分發(fā)揮數(shù)字檔案的作用，本文闡述了數(shù)字檔案管理的主要特征，對(duì)數(shù)字檔案管理中影響檔案利用安全的主要因素及其措施進(jìn)行了探討分析。

數(shù)字檔案管理；特征；檔案利用安全；影響因素；措施

一、數(shù)字檔案管理的主要特征

數(shù)字檔案管理的特征主要表現(xiàn)為：(1)數(shù)字化管理模式的特征。對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理就是指基于數(shù)字化的基礎(chǔ)上，對(duì)各類文件或者是圖紙進(jìn)行掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源的形式。電子資源的最大優(yōu)勢(shì)就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。(2)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的特征。數(shù)字檔案管理的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。基于網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省相關(guān)的人力物力，對(duì)于檔案完整性的保持上，網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)作也體現(xiàn)出最大的優(yōu)勢(shì)。(3)檔案高效使用的特征。檔案管理最終目的是合理應(yīng)用檔案信息。采用數(shù)字化管理模式不僅能夠提高管理的效率同時(shí)也能提高對(duì)于檔案信息的使用效率。上文已經(jīng)對(duì)數(shù)字檔案管理的含義有了一定的了解，而結(jié)合我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，數(shù)字檔案管理的推進(jìn)有一定的現(xiàn)實(shí)意義，不僅能夠?qū)⒐芾碚邚姆爆嵉墓芾砉ぷ髦薪夥懦鰜?lái)，還能促進(jìn)整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)的形成。

二、數(shù)字檔案管理中影響檔案利用安全的主要因素

1、技術(shù)因素。主要表現(xiàn)為：(1)從操作系統(tǒng)發(fā)展角度而言。第一、多用戶操作系統(tǒng)的主要目標(biāo)是為用戶提供基于主機(jī)的多用戶分時(shí)管理、計(jì)費(fèi)、資源共享，系統(tǒng)安全技術(shù)特別是安全內(nèi)核技術(shù)并沒(méi)有得到充分的考慮；第二、網(wǎng)絡(luò)在基于團(tuán)體間相互信任原則的基礎(chǔ)上進(jìn)行互聯(lián)，重點(diǎn)在于資源共享的快速靈活，安全問(wèn)題幾乎沒(méi)有考慮；第三、各種大型計(jì)算機(jī)和服務(wù)器是以系統(tǒng)管理員為核心的管理體制，形成了一個(gè)巨大的安全隱患，一旦他人竊取到系統(tǒng)管理員身份后，后果不堪設(shè)想；第四、單用戶操作系統(tǒng)在設(shè)計(jì)中，重點(diǎn)在于個(gè)人事務(wù)處理，沒(méi)有考慮任何安全性的要求。(2)從軟件設(shè)計(jì)技術(shù)而言。由于軟件設(shè)計(jì)理論的發(fā)展、軟件開(kāi)發(fā)行業(yè)特點(diǎn)、軟件測(cè)試技術(shù)所限，因而出現(xiàn)了一些重要軟件廠商頻頻發(fā)布補(bǔ)丁程序來(lái)應(yīng)急彌補(bǔ)漏洞的現(xiàn)象。

2、人為因素。主要表現(xiàn)為：第一、無(wú)意破壞。檔案工作人員會(huì)由于自己無(wú)意識(shí)的行為造成數(shù)字化檔案信息的泄漏。第二、惡意攻擊。惡意攻擊是源于各種原因蓄意利用系統(tǒng)的漏洞或者惡意的病毒代碼來(lái)獲得某些數(shù)字檔案信息以達(dá)到某種利益或者目的。

3、管理因素。主要表現(xiàn)為：(1)管理制度。數(shù)字檔案館要建立健全管理制度和法律法規(guī)的配套制定。(2)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。有資料報(bào)道，目前數(shù)字檔案館中很多人包括系統(tǒng)使用者，甚至系統(tǒng)管理員，安全意識(shí)薄弱。

三、數(shù)字檔案管理中加強(qiáng)利用安全的措施

1、提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全的水平。主要體現(xiàn)在：(1)數(shù)據(jù)加密技術(shù)和身份認(rèn)證技術(shù)。數(shù)據(jù)加密技術(shù)是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息保密性的一種主動(dòng)的、開(kāi)放性的防范手段。身份認(rèn)證是為了防止非授權(quán)用戶和有權(quán)用戶在調(diào)用信息資源時(shí)的違規(guī)操作，它是網(wǎng)絡(luò)安全中最重要的一道防線。(2)防火墻和入侵檢測(cè)技術(shù)。檔案機(jī)房計(jì)算機(jī)上一定要安裝防火墻和入侵檢測(cè)系統(tǒng)。防火墻實(shí)際上是計(jì)算機(jī)硬件和軟件的組合，保護(hù)私有網(wǎng)絡(luò)資源免遭網(wǎng)絡(luò)使用者的擅用或者入侵。入侵檢測(cè)系統(tǒng)就好像網(wǎng)絡(luò)上的巡邏隊(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)警及時(shí)采取措施。(3)實(shí)施物理隔離。網(wǎng)絡(luò)有內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之分。接入外網(wǎng)的計(jì)算機(jī)與單位內(nèi)網(wǎng)要實(shí)行嚴(yán)格的物理隔離，外網(wǎng)與內(nèi)網(wǎng)在連接和系統(tǒng)配置管理方面要嚴(yán)格按照預(yù)先制定的管理制度執(zhí)行。(4)病毒防范技術(shù)。反病毒措施包括病毒的預(yù)防、病毒的檢測(cè)和病毒的清除。目前國(guó)內(nèi)的反病毒軟件像瑞星、江民，國(guó)外軟件如卡巴斯基、諾頓等都能夠很好的運(yùn)用到病毒防范上。(5)嚴(yán)格系統(tǒng)審計(jì)。系統(tǒng)審計(jì)是指記錄用戶使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行所有活動(dòng)的過(guò)程，它是提供安全性的重要工具。(6)檔案信息備份。維護(hù)數(shù)字化檔案信息安全還有一項(xiàng)必要的措施就是建立合理可靠的備份和恢復(fù)機(jī)制。

2、加強(qiáng)相關(guān)人員管理。主要表現(xiàn)為：(1)第三方訪問(wèn)。外部第三方如檔案查詢?nèi)藛T、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)服務(wù)人員進(jìn)入組織內(nèi)部訪問(wèn)時(shí)必須遵守一定的規(guī)定，違反規(guī)定的人員一定要嚴(yán)懲。(2)提高檔案管理人員整體素質(zhì)，做好突發(fā)事件的防范措施。檔案工作人員要結(jié)合專業(yè)技術(shù)工作需要，增強(qiáng)依法治檔的觀念，提高保密意識(shí)。同時(shí)，加強(qiáng)全員網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)的宣傳教育，做到安全教育經(jīng)常化，防護(hù)知識(shí)普及化。只有管理人員自覺(jué)遵守網(wǎng)絡(luò)安全的各項(xiàng)規(guī)章制度，密切配合，形成合力，網(wǎng)絡(luò)和信息安全才能有保障。同時(shí)要做好對(duì)自然災(zāi)害、人為因素等突發(fā)事件的應(yīng)急措施。

3、健全完善相關(guān)規(guī)章制度。主要表現(xiàn)為：(1)加強(qiáng)數(shù)字化檔案館的的管理制度。數(shù)字檔案館只有制定合理的管理規(guī)章制度，才能真正的保護(hù)數(shù)字信息的安全。比如對(duì)檔案管理人員的考核制度、對(duì)數(shù)字化檔案的機(jī)密分類、機(jī)房的出入控制等，此外還要制定嚴(yán)格的操作規(guī)程，根據(jù)職責(zé)分離和多人負(fù)責(zé)的原則，各負(fù)其責(zé)，不能超越自己的管轄范圍，權(quán)責(zé)明確，且要嚴(yán)格遵守操作的規(guī)程和程序。(2)創(chuàng)建良好的載體保護(hù)環(huán)境。數(shù)字檔案的存儲(chǔ)載體包括光盤(pán)、磁帶等。這些載體的存儲(chǔ)信息能力隨著時(shí)間的進(jìn)展而下降。其中磁帶至多20年，光盤(pán)也只有30年左右。所以在這種情況下，要注重這些載體的制作材料，偽劣材料制成的信息載體對(duì)檔案的傳輸、保存和利用的危害十分嚴(yán)重。因此要不斷完善市場(chǎng)規(guī)范，嚴(yán)厲打擊販賣劣質(zhì)光盤(pán)等的廠商，為數(shù)字化檔案載體提供一個(gè)良好的市場(chǎng)環(huán)境。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案已成為檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。但是基于各種因素的影響，其在保存利用過(guò)程中仍然存在諸多問(wèn)題，因此必須對(duì)其存在的問(wèn)題采取相應(yīng)的措施。

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[2]姜雪.數(shù)字檔案的長(zhǎng)期安全保存策略[J].決策與信息，2016(09)

[3]高桐等.淺談檔案信息化建設(shè)中數(shù)字檔案信息的安全問(wèn)題與對(duì)策[J].卷宗，2017(04)