淺談加強檔案管理信息化管理的重要性

陳曉東

中國水利水電第一工程局有限公司

淺談加強檔案管理信息化管理的重要性

陳曉東

中國水利水電第一工程局有限公司

檔案的科學化管理對規劃局日常工作的開展有著重要意義，而科技的發展也給檔案管理帶來了新的契機。文章從規劃局對于信息化檔案管理的需要以及信息化管理本身的益處這兩方面出發進行探討，對現階段信息化管理逐漸深入的原因進行了初步的探討，在這個基礎上闡明了規劃局檔案管理引入信息化體系的原因以及重要性。

檔案；信息化；重要性

1規劃局引入信息化檔案管理的必要性

1.1 檔案管理對規劃局的重要性

我們都知道，一個市級的規劃局往往管轄著整個市區的規劃責任和義務，因此，對于規劃局來說，對于各類事項，無論是日常管理需要還是匯報工作的進行，都需要一個完備的記錄，日積月累，大量的檔案便產生了。對于規劃局來說，對內部的檔案實現科學的管理是其工作順利開展、合法高效運行的必要前提。檔案信息是人們獲取信息最直接也是最為權威的途徑。現階段，計算機科學技術發展突飛猛進，很多領域都引入了計算機技術，實現了信息化，工作效率也得到了很大的提高，在這樣的社會背景下，檔案信息化管理的也就有了可討論性，我們都知道，傳統的檔案是采取紙質存放的方式進行儲存和管理的，這種方式記錄、儲存、查閱都不是很方便，工作效率也及其地下，不利于規劃局的內部管理。

1.2 信息化時代的來臨及深入

近些年來，互聯網計算機的發展促使人們生活方式和生產方式都發生了巨大的變革，行業的各個領域也都開始引入信息化工作方式，可以說，信息化管理已經成為一種合理、高效的工作方式。

1.3 規劃局的信息復雜，系統也較為龐大

鐵嶺市地處遼寧中部城市群，是吉林、黑龍江兩省通往其它省市和出海港口的重要通道。此外，鐵嶺市還是中國的糧食主產區、優質農產品生產加工基地和新興的煤電能源之城。產業復雜，信息量多這是鐵嶺市規劃局面臨的非常實際的問題，其原先那種傳統的檔案管理方式已經無法滿足這種繁復的工作，而信息收集與管理、情況核實及抽取檢查、路線分析及路線設計，這幾個方面對于信息的整合要求極高，信息化檔案管理雖然錄入信息較為復雜，但只要前期的準備工作到位，這對于規劃局的總體規劃及工作開展卻有著重要意義。

2.制定事業單位的檔案管理信息化的總體規劃

在檔案管理信息化的總體規劃制定之時，應服從服務于事業單位發展的戰略。在分析事業單位自身的特點與發展目標的基礎上，深入調查和科學論證，制定出切實可行的檔案管理信息化長遠規劃及近期計劃，形成一個規模較大的網絡管理模式，推動檔案信息化協調發展。另外，還應注重系統實際應用的效果，重視系統對事業單位信息服務的目標支持，強調系統的可擴展性和靈活性，給未來發展留下擴展空間。

3.建立起一個實用的檔案信息網站

檔案網站是事業單位的檔案部門在網上建設的信息站點，一般以網頁形式給人們提供相關的檔案信息和服務，進行檔案信息的網上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時，也是檔案數字化的重要標志和重要手段。

還應選用那些使用有升級能力和開發能力的檔案信息管理系統，這是實現檔案管理信息化的一種重要條件。軟件適應了網絡管理的需求，具有強大的檢索功能，才能夠充分發揮計算機網絡的優勢。建設信息檔案的網站時，要選用標準化的設備。選用的產品應符合當前國內外的相關標準，最好是當前或未來的一些主流產品，能夠得到國內外一些實力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其升級換代，減少重新開發的成本。設備的設置應盡量合理化，要考慮到網絡吞吐能力、響應時間和傳遞速度，等等。

4.逐漸實現檔案管理的信息資源的數字化

檔案信息資源的數字化是進行檔案信息化建設的一個重要的前提和基礎，也是對檔案原件進行保護的一個重要方式。檔案數字化應該通過使用先進的信息手段，把檔案部門的各種物質載體形式加工轉化成數字化的信息，建立起檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫，并在網上發布，以提供服務。館藏檔案的全文數字化并不是對所有館藏進行全文數字化，而是對館藏的檔案資源數字化進行整體分析，以突出重點，進而逐步解決。建成數字檔案館也不意味著傳統的檔案館要消亡，兩者應長期共存，相互補充。

5.檔案信息化應做到規范化、標準化

規范化、標準化是進行檔案信息化建設的一項重要內容，也是衡量檔案管理工作現代化水平的一個重要標志。事業單位在進行檔案管理信息化時，應該按照國家推薦信息化管理的標準，根據自身發展的需求和特點來制定內部的管理標準體系，在實踐中不斷進行完善。檔案目錄數據庫，應既符合國家的標準，又有利于實際的操作。應對各立檔單位文件及檔案的內容、著錄項目、數據庫結構和格式等作出統一的規定，還要對檔案數據庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數據指標等進行統一規范。使得將來電子目錄入檔案館之后能實現數據的共享，解決因軟件的不同而帶來的數據無法轉換或者不能讀取的問題。

6.檔案的信息化建設要有對檔案人員的素質要求

檔案人員應該更新觀念，調整心態，不斷學習并掌握必要的網絡知識和技術，對紛繁復雜的網上信息進行標引、分類和有效管理，使檔案信息能充分發揮最大的開發利用價值，滿足企事業單位的科研、管理和生產的最大需求。

綜上所述，實現規劃局的檔案信息化管理不僅是必要的，而且也是緊迫的，其不僅能夠促進規劃局管理工作的進一步發展，更是我國發展信息化管理必須要邁出的重要一步。如果其沒有實現檔案的信息化管理，其必將出現與現實、與社會需求脫節，影響工作效率及效益。所以說，筆者以此文章為引，以期使信息化管理受到社會及領導層面的廣泛重視，為規劃局的管理工作打開一個新的局面。

[1]辛亞達.動態利用檔案充分釋放價值――杭州市規劃局綜合檔案管理系統建設[J].信息化建設，2005，07：51-52.

[2]蔡艷紅.論城市規劃管理檔案的整理與思維創新――由廣州市規劃局改革規劃管理審批程序引出的思考[J].城建檔案，2002，05：27-28.

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