淺談加強(qiáng)檔案管理信息化管理的重要性

陳曉東

中國(guó)水利水電第一工程局有限公司

淺談加強(qiáng)檔案管理信息化管理的重要性

陳曉東

中國(guó)水利水電第一工程局有限公司

檔案的科學(xué)化管理對(duì)規(guī)劃局日常工作的開展有著重要意義，而科技的發(fā)展也給檔案管理帶來(lái)了新的契機(jī)。文章從規(guī)劃局對(duì)于信息化檔案管理的需要以及信息化管理本身的益處這兩方面出發(fā)進(jìn)行探討，對(duì)現(xiàn)階段信息化管理逐漸深入的原因進(jìn)行了初步的探討，在這個(gè)基礎(chǔ)上闡明了規(guī)劃局檔案管理引入信息化體系的原因以及重要性。

檔案；信息化；重要性

1規(guī)劃局引入信息化檔案管理的必要性

1.1 檔案管理對(duì)規(guī)劃局的重要性

我們都知道，一個(gè)市級(jí)的規(guī)劃局往往管轄著整個(gè)市區(qū)的規(guī)劃責(zé)任和義務(wù)，因此，對(duì)于規(guī)劃局來(lái)說(shuō)，對(duì)于各類事項(xiàng)，無(wú)論是日常管理需要還是匯報(bào)工作的進(jìn)行，都需要一個(gè)完備的記錄，日積月累，大量的檔案便產(chǎn)生了。對(duì)于規(guī)劃局來(lái)說(shuō)，對(duì)內(nèi)部的檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理是其工作順利開展、合法高效運(yùn)行的必要前提。檔案信息是人們獲取信息最直接也是最為權(quán)威的途徑。現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)，很多領(lǐng)域都引入了計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了信息化，工作效率也得到了很大的提高，在這樣的社會(huì)背景下，檔案信息化管理的也就有了可討論性，我們都知道，傳統(tǒng)的檔案是采取紙質(zhì)存放的方式進(jìn)行儲(chǔ)存和管理的，這種方式記錄、儲(chǔ)存、查閱都不是很方便，工作效率也及其地下，不利于規(guī)劃局的內(nèi)部管理。

1.2 信息化時(shí)代的來(lái)臨及深入

近些年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)的發(fā)展促使人們生活方式和生產(chǎn)方式都發(fā)生了巨大的變革，行業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域也都開始引入信息化工作方式，可以說(shuō)，信息化管理已經(jīng)成為一種合理、高效的工作方式。

1.3 規(guī)劃局的信息復(fù)雜，系統(tǒng)也較為龐大

鐵嶺市地處遼寧中部城市群，是吉林、黑龍江兩省通往其它省市和出海港口的重要通道。此外，鐵嶺市還是中國(guó)的糧食主產(chǎn)區(qū)、優(yōu)質(zhì)農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)加工基地和新興的煤電能源之城。產(chǎn)業(yè)復(fù)雜，信息量多這是鐵嶺市規(guī)劃局面臨的非常實(shí)際的問(wèn)題，其原先那種傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足這種繁復(fù)的工作，而信息收集與管理、情況核實(shí)及抽取檢查、路線分析及路線設(shè)計(jì)，這幾個(gè)方面對(duì)于信息的整合要求極高，信息化檔案管理雖然錄入信息較為復(fù)雜，但只要前期的準(zhǔn)備工作到位，這對(duì)于規(guī)劃局的總體規(guī)劃及工作開展卻有著重要意義。

2.制定事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃

在檔案管理信息化的總體規(guī)劃制定之時(shí)，應(yīng)服從服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位自身的特點(diǎn)與發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定出切實(shí)可行的檔案管理信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃及近期計(jì)劃，形成一個(gè)規(guī)模較大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動(dòng)檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。另外，還應(yīng)注重系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用的效果，重視系統(tǒng)對(duì)事業(yè)單位信息服務(wù)的目標(biāo)支持，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，給未來(lái)發(fā)展留下擴(kuò)展空間。

3.建立起一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點(diǎn)，一般以網(wǎng)頁(yè)形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實(shí)時(shí)歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時(shí)，也是檔案數(shù)字化的重要標(biāo)志和重要手段。

還應(yīng)選用那些使用有升級(jí)能力和開發(fā)能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的一種重要條件。軟件適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)管理的需求，具有強(qiáng)大的檢索功能，才能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)。建設(shè)信息檔案的網(wǎng)站時(shí)，要選用標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備。選用的產(chǎn)品應(yīng)符合當(dāng)前國(guó)內(nèi)外的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，最好是當(dāng)前或未來(lái)的一些主流產(chǎn)品，能夠得到國(guó)內(nèi)外一些實(shí)力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其升級(jí)換代，減少重新開發(fā)的成本。設(shè)備的設(shè)置應(yīng)盡量合理化，要考慮到網(wǎng)絡(luò)吞吐能力、響應(yīng)時(shí)間和傳遞速度，等等。

4.逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化

檔案信息資源的數(shù)字化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要的前提和基礎(chǔ)，也是對(duì)檔案原件進(jìn)行保護(hù)的一個(gè)重要方式。檔案數(shù)字化應(yīng)該通過(guò)使用先進(jìn)的信息手段，把檔案部門的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并在網(wǎng)上發(fā)布，以提供服務(wù)。館藏檔案的全文數(shù)字化并不是對(duì)所有館藏進(jìn)行全文數(shù)字化，而是對(duì)館藏的檔案資源數(shù)字化進(jìn)行整體分析，以突出重點(diǎn)，進(jìn)而逐步解決。建成數(shù)字檔案館也不意味著傳統(tǒng)的檔案館要消亡，兩者應(yīng)長(zhǎng)期共存，相互補(bǔ)充。

5.檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化時(shí)，應(yīng)該按照國(guó)家推薦信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)來(lái)制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)既符合國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)，又有利于實(shí)際的操作。應(yīng)對(duì)各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。使得將來(lái)電子目錄入檔案館之后能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來(lái)的數(shù)據(jù)無(wú)法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問(wèn)題。

6.檔案的信息化建設(shè)要有對(duì)檔案人員的素質(zhì)要求

檔案人員應(yīng)該更新觀念，調(diào)整心態(tài)，不斷學(xué)習(xí)并掌握必要的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技術(shù)，對(duì)紛繁復(fù)雜的網(wǎng)上信息進(jìn)行標(biāo)引、分類和有效管理，使檔案信息能充分發(fā)揮最大的開發(fā)利用價(jià)值，滿足企事業(yè)單位的科研、管理和生產(chǎn)的最大需求。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)規(guī)劃局的檔案信息化管理不僅是必要的，而且也是緊迫的，其不僅能夠促進(jìn)規(guī)劃局管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，更是我國(guó)發(fā)展信息化管理必須要邁出的重要一步。如果其沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，其必將出現(xiàn)與現(xiàn)實(shí)、與社會(huì)需求脫節(jié)，影響工作效率及效益。所以說(shuō)，筆者以此文章為引，以期使信息化管理受到社會(huì)及領(lǐng)導(dǎo)層面的廣泛重視，為規(guī)劃局的管理工作打開一個(gè)新的局面。

[1]辛亞達(dá).動(dòng)態(tài)利用檔案充分釋放價(jià)值――杭州市規(guī)劃局綜合檔案管理系統(tǒng)建設(shè)[J].信息化建設(shè)，2005，07：51-52.

[2]蔡艷紅.論城市規(guī)劃管理檔案的整理與思維創(chuàng)新――由廣州市規(guī)劃局改革規(guī)劃管理審批程序引出的思考[J].城建檔案，2002，05：27-28.

[3].杭州市規(guī)劃局檔案綜合管理系統(tǒng)應(yīng)用介紹(一)[J].浙江檔案，2004，05：46.