簡析如何做好電子檔案管理的有效措施

姜師華

內(nèi)蒙古興安盟烏蘭浩特市人才開發(fā)交流服務(wù)中心

簡析如何做好電子檔案管理的有效措施

姜師華

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隨著社會步入電子信息時(shí)代，信息化在為事業(yè)單位提升工作效率最大化的同時(shí)，也給傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作帶來巨大挑戰(zhàn)。因此，如何在當(dāng)下做好電子檔案的管理工作，成為了相關(guān)工作者所要探討的問題。基于此，本文就當(dāng)下如何做好電子檔案管理進(jìn)行了探討，相信對有關(guān)方面的需要能有一定的幫助。

電子檔案；管理

前言：

電子文件歸檔和電子檔案管理，使一門快速發(fā)展的新興課題，對如何做好這項(xiàng)工作，還需要廣大檔案工作者在今后相當(dāng)長時(shí)期內(nèi)，通過電子檔案管理知識和技能、計(jì)算機(jī)應(yīng)用及自然科學(xué)基礎(chǔ)知識的逐步加強(qiáng)，共同探討，共同完善。

一、做好電子檔案管理的重要性

1.電子檔案的優(yōu)越性

與傳統(tǒng)紙制檔案相比，使用電子檔案進(jìn)行記錄，具有以下幾個(gè)特點(diǎn)。第一，較強(qiáng)的時(shí)效性。作為一個(gè)經(jīng)濟(jì)大爆炸的時(shí)代，對于電子檔案而言，可以根據(jù)信息手段提供較快的歸檔管理，提升歸檔效率，降低查詢檔案的時(shí)間消耗，大大的提升了工作人員的工作效率。對文書進(jìn)行管理，可以有效改變工作性質(zhì)，增強(qiáng)工作趣味性。第二，查缺補(bǔ)漏效率高。使用傳統(tǒng)的文書立卷辦法，當(dāng)出現(xiàn)歸檔失敗或文件缺失的情況時(shí)，不能夠及時(shí)進(jìn)行增補(bǔ)工作。使用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)管理，則能夠有效提升文檔增補(bǔ)工作的效率，對于補(bǔ)充缺漏文檔的效率也極為迅速。第三，質(zhì)量價(jià)值均有所保證。之所以要對檔案進(jìn)行管理，是因?yàn)槟軌驇椭行枰樵儥n案的人對檔案進(jìn)行查閱，供其利用。要想對檔案進(jìn)行利用，需要文檔卷宗具有較高的質(zhì)量。傳統(tǒng)的文書由于是紙張制作，進(jìn)行利用時(shí)需要依靠立卷人自行判斷，其標(biāo)準(zhǔn)尺度不容易把握，很容易導(dǎo)致案卷質(zhì)量下降，為今后的工作增加難度。除此之外，對案卷進(jìn)行手動歸檔，加大檔案人員的工作時(shí)間和枯燥性，導(dǎo)致管理檔案的人員沒有時(shí)間進(jìn)行編輯研究方面的研究，不能夠促進(jìn)管理人員的自我能力的提升。傳統(tǒng)管理也是被動管理。相對的，使用信息化管理模式，釋放檔案管理人員的時(shí)間，利用更多的時(shí)間進(jìn)行自我能力的提升，能夠更好的發(fā)揮自我價(jià)值。

2.做好電子檔案管理是推動檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)

提升檔案管理人員的政治素養(yǎng)是推動檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，基本素質(zhì)包括對檔案管理相關(guān)工作的常規(guī)知識儲備、技能素養(yǎng)以及其他政治、道德以及基礎(chǔ)知識方面的基本能力等。由于檔案管理工作自身的嚴(yán)肅性以及政治色彩濃郁，要求對檔案進(jìn)行管理的人員具有極高的道德修養(yǎng)和政治覺悟較高，能夠堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真貫徹和落實(shí)國家頒發(fā)的各項(xiàng)規(guī)章制度，遵紀(jì)守法。其次，檔案管理工作存在一些機(jī)密案件，需要工作人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)，對要求保密的內(nèi)容守口如瓶，不隨意向他人公開。傳統(tǒng)的紙制卷宗管理時(shí)代已經(jīng)過去，要求管理檔案的人員能夠有效提升自我的科技水平，應(yīng)對更多的科技方面的挑戰(zhàn)，順應(yīng)時(shí)代潮流，建立有效人際關(guān)系，擁有更好的社會溝通能力，促進(jìn)自我對環(huán)境的適應(yīng)、通周圍人際的交往以及協(xié)調(diào)公關(guān)與溝通等方面的能力，從而更好的為檔案工作進(jìn)行服務(wù)。

3.做好電子檔案管理是推動檔案事業(yè)發(fā)展的核心

拓寬檔案學(xué)專業(yè)知識的提高能夠更好的運(yùn)用于電子檔案中，電子檔案涉及的內(nèi)容包括實(shí)體化檔案、電子化信息、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)化等多反面內(nèi)容。要想有效管理電子檔案信息，需要有效對所有信息進(jìn)行歸類，也就是電子檔案的歸檔工作。保存電子文件時(shí)，要求不斷更新儲存設(shè)備，保證文件使用和保存的及時(shí)有效性，適應(yīng)科技的發(fā)展步伐。管理檔案的人員能夠根據(jù)電子檔案自身的特點(diǎn)，更好的對電子檔案進(jìn)行存儲，不斷地學(xué)習(xí)專業(yè)知識和有關(guān)科技方面的歸檔操作，更好的充實(shí)自我，提供更主動的服務(wù)。

二、如何做好電子檔案管理的措施

增強(qiáng)電子檔案的管理能力是推動大難事業(yè)發(fā)展的最關(guān)鍵因素，隨著科技的飛速發(fā)展，電子檔案已經(jīng)逐步將紙制檔案進(jìn)行取代，也就是說電子檔案是目前以及未來對檔案進(jìn)行管理的主要手段，因此需要從事檔案管理相關(guān)方面工作的人員能夠加強(qiáng)對電子檔案的監(jiān)管力度，并保證電子檔案具有較高的安全性以及真實(shí)性，要想真正的解決這兩個(gè)問題，需要同各個(gè)方面領(lǐng)域的內(nèi)容進(jìn)行有效結(jié)合，具體如下。

1.有效的抓住電子檔案的相關(guān)歸檔與接收方面的工作

現(xiàn)代化檔案管理的主流是電子檔案，也就是說能夠更加注重對電子檔案進(jìn)行收集工作，有效的抓住電子檔案的相關(guān)歸檔與接收方面的工作，是目前需要關(guān)注的重點(diǎn)。越穩(wěn)妥、安全的科學(xué)化管理，越能夠促進(jìn)檔案的有效利用，避免未來查找檔案時(shí)的繁雜工作量。自動化網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)代表大量電子文件的產(chǎn)生，因此保存有價(jià)值的電子文件，是目前歸檔收集工作的重點(diǎn)。

2.做好數(shù)據(jù)庫的建庫工作

目前較為重要的組建信息化檔案的步驟是數(shù)據(jù)庫的建立，這一點(diǎn)也是網(wǎng)絡(luò)信息資源的一個(gè)重要組成。要想幫助現(xiàn)代化檔案實(shí)現(xiàn)更多的信息化，要求對檔案管理的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效的更新與加強(qiáng)，促進(jìn)傳統(tǒng)檔案的更快的數(shù)字化傳遞。根據(jù)目前的條件，要想實(shí)施這一要求需要做到以下幾點(diǎn)內(nèi)容。第一，提升目錄數(shù)據(jù)庫的文件建設(shè)工作。第二，有效創(chuàng)造條件，為了建設(shè)更加高質(zhì)量與高水平的信息數(shù)據(jù)庫，要求能夠按照計(jì)劃有步驟的進(jìn)行歸檔工作。第三，數(shù)字化藏館檔案，有效進(jìn)行工作信息化。

3.加強(qiáng)完善信息的安全性

要想做到檔案工作的信息化，需要我們加強(qiáng)對信息在安全方面進(jìn)行更加深入的保密研究。包括對網(wǎng)上公布信息時(shí)進(jìn)行更加嚴(yán)格的審查工作，對于涉及保密信息的學(xué)校與個(gè)人，不能夠隨意進(jìn)行發(fā)布，有效保護(hù)上網(wǎng)內(nèi)容；合理保護(hù)信息安全，通過多渠道進(jìn)行保密措施的實(shí)施。利用各種端口保證信息安全。

三、 結(jié)語

伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在越來越多的領(lǐng)域里，紙質(zhì)文件被電子文件所取代，電子文件的歸檔管理已成為檔案管理工作者必須面對的新課題，需要認(rèn)真研究電子檔案的特點(diǎn)，分析電子檔案管理可能面臨的問題，探索如何在信息時(shí)代做好電子檔案的管理。綜上所述，個(gè)人認(rèn)為在當(dāng)下做好電子檔案管理，我們必須要順應(yīng)信息化特征，針對管理工作中實(shí)際存在的問題，及時(shí)運(yùn)用科學(xué)的管理模式與方法進(jìn)行解決，以實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展的同步，為電子檔案的發(fā)展提供幫助。

[1]姜濤.淺論新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].才智，2014(12).

[2]張紅.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].科學(xué)與財(cái)富，2015(02)