“互聯(lián)網(wǎng)++”檔案管理工作淺析

文//李 楠

“互聯(lián)網(wǎng)++”檔案管理工作淺析

文//李 楠

檔案管理工作是單位管理工作的一部分，利用信息化技術(shù)科學(xué)規(guī)范地管理檔案，是衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度，也是提高檔案管理工作的一個(gè)重要途徑。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化給檔案管理工作注入了新的活力。

一、檔案管理的機(jī)遇

1．豐富管理手段。傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，通過人工記錄、整理、歸檔等形式完成檔案管理過程。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的升級(jí)和轉(zhuǎn)型。管理人員通過網(wǎng)絡(luò)，可以快速檢索、查找檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分層管理，提高了檔案之間的關(guān)聯(lián)性，增加了檔案的存儲(chǔ)形式，包括圖片、音頻、視頻等，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性。

2．拓展服務(wù)領(lǐng)域。通過數(shù)字信息形式將檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，檔案管理人員可以隨時(shí)隨地調(diào)閱相關(guān)信息，同時(shí)可以對(duì)檔案進(jìn)行離線管理。基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)，可以提供遠(yuǎn)程服務(wù)。檔案部門要著眼于未來，開發(fā)手機(jī)以及手持應(yīng)用終端市場(chǎng)，積極搭建具有拓展性的綜合信息平臺(tái)，開發(fā)多樣的手機(jī)應(yīng)用APP。

3．提高檔案時(shí)效。互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)具備較強(qiáng)的時(shí)效性，可以最大限度地提升檔案管理的敏感度，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的動(dòng)態(tài)跟蹤。基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)可以將現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)、云處理、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等進(jìn)行有機(jī)整合，為檔案管理開辟新的空間，從而保證了檔案數(shù)據(jù)的時(shí)效性。

二、檔案管理的挑戰(zhàn)

1．管理觀念與內(nèi)容的轉(zhuǎn)變。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代最大的特點(diǎn)就是網(wǎng)絡(luò)與生活緊密結(jié)合在了一起。在數(shù)據(jù)信息不斷增多的情況下，傳統(tǒng)檔案管理觀念已經(jīng)不能發(fā)揮出應(yīng)有的作用。從傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變到新的基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理，還需要時(shí)間，需要技術(shù)積累，需要制度的不斷完善等。

2．人才素質(zhì)與技術(shù)的需求。目前，“云計(jì)算”已成為了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的重要標(biāo)志，同時(shí)也是優(yōu)化檔案管理的核心技術(shù)之一。能夠熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案數(shù)據(jù)管理人員少之又少，無法對(duì)互聯(lián)網(wǎng)中的優(yōu)勢(shì)資源進(jìn)行應(yīng)用。此外，“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理，要求在優(yōu)化數(shù)據(jù)管理的同時(shí)，增加數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用價(jià)值，要有技術(shù)進(jìn)行支持。

3．檔案保管與存儲(chǔ)的升級(jí)。我國(guó)傳統(tǒng)檔案保存主要以紙制材料為主。隨著多媒體和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，音頻、視頻成為了一些要保管和存儲(chǔ)的內(nèi)容，存儲(chǔ)終端成了新的保管存儲(chǔ)載體。在使用此種保存方式時(shí)，應(yīng)充分分析檔案類型，注意備份，尋找最適合的保存形式，注重檔案的歸類工作，為檔案利用提供方便。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理工作的措施

1．做好檔案歸檔與辦公系統(tǒng)的融合。加強(qiáng)電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的全程控制，按照公文起草、簽發(fā)、擬辦的過程存儲(chǔ)形成的電子檔案，確保公文類電子檔案內(nèi)容齊全。對(duì)于專業(yè)類電子檔案，應(yīng)由國(guó)家檔案局會(huì)同專業(yè)部門，分門別類制定有關(guān)專業(yè)類電子檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。

2．制定檔案數(shù)字化計(jì)劃。要著眼未來檔案工作發(fā)展需要，制定符合實(shí)際的檔案數(shù)字化計(jì)劃，并按照有關(guān)技術(shù)規(guī)范統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。瞄準(zhǔn)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代電子檔案歸檔工作的需要，研究數(shù)據(jù)資源采集、管理、發(fā)布、分析、利用的互聯(lián)網(wǎng)檔案管理平臺(tái)模型，滿足電子檔案歸檔及管理的需要。

3．提升檔案數(shù)據(jù)安全性。“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理雖然能夠有效節(jié)省人力、物力和時(shí)間，并且能夠降低成本、提升工作效率，但也同樣存在風(fēng)險(xiǎn)，檔案數(shù)據(jù)丟失是最為常見的現(xiàn)象，其所帶來的損失更為巨大。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)存在相關(guān)的安全隱患漏洞，如存儲(chǔ)設(shè)備損壞，存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)遭受病毒攻擊等。因此，檔案管理人員應(yīng)更加注重檢測(cè)計(jì)算機(jī)設(shè)備狀態(tài)，加裝安全防護(hù)軟件，并對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。

4．優(yōu)化檔案管理人才隊(duì)伍。人才發(fā)揮的作用是任何高新科技都無法超越的。因此，在今后的工作中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，既注重培養(yǎng)其工作技能，也要對(duì)其開展思想工作，使其對(duì)工作更具責(zé)任心與熱情。除此之外，還可以積極引進(jìn)該行業(yè)的專業(yè)人才，注入新鮮血液，有效促進(jìn)單位內(nèi)部的良性競(jìng)爭(zhēng)。

5．推進(jìn)“智慧檔案”服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。隨著“智慧城市”的建設(shè)和發(fā)展，檔案部門可以抓住建設(shè)“智慧城市”的機(jī)會(huì)，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理的戰(zhàn)略發(fā)展思路，結(jié)合檔案工作實(shí)際，提出一套“智慧檔案”服務(wù)平臺(tái)的完整指標(biāo)體系，運(yùn)用信息和通信技術(shù)手段，向社會(huì)民眾提供跨平臺(tái)、跨設(shè)備和跨服務(wù)機(jī)制的檔案數(shù)字服務(wù)，整合檔案信息化建設(shè)形成的“信息孤島”，解決檔案信息化建設(shè)的瓶頸問題，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理、專業(yè)化挖掘、智能化應(yīng)用，從而為社會(huì)創(chuàng)新和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

（作者單位：吉林省地質(zhì)技術(shù)裝備研究所）