初做檔案管理工作

文//吳寶明

初做檔案管理工作

文//吳寶明

檔案工作傳承歷史，重于泰山，是一項有無限廣闊發展空間的充滿旺盛生命力的事業。檔案工作包括：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作、服務性的工作、政治性的工作。

一、了解《檔案法》

法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，《中華人民共和國檔案法》應運而生，經過多年的發展，為我國檔案管理工作的良性發展打下了堅實的基礎。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規，使檔案管理工作與時俱進、有法可依。

二、制定本單位檔案規章制度

只有在了解《檔案法》及國家要求的檔案規定下，才能制定符合本單位的檔案規章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效、順利開展。如何制定合理的規章制度，本人有以下幾點提議：第一，定期組織培訓。第二，經常交流經驗。第三，結合自身的條件，因地制宜。

三、提升檔案工作的重要性

領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規范檔案工作的需要。要使一個單位的檔案工作有起色，領導和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。如何發揮主觀能動性，爭取領導重視，檔案管理人員應當做到如下幾點： 1、愛崗敬業，作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守。2、積極宣傳，多談一些搞好檔案工作對單位的益處的言論，同事會更加重視檔案工作。

四、嚴守檔案的安全

加強對檔案重點部分的安全保密管理。真正做到“保守機密慎之又慎”，檔案庫房是檔案保密工作中的重中之重。檔案庫房的科學管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。首先，檔案庫房應配備防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監控設備等防盜設施，并隨時做好各項設施設備的檢修、維護工作。其次，檔案庫房應指定專人負責管理，落實雙人雙鎖等嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。其三，涉及國家秘密的檔案應單獨保管，要設帶鎖的移動密集檔案架、帶密碼鎖的保險柜等，從保管條件上確保檔案的安全。其四，應減少檔案的破損，延長檔案的使用壽命，如對不易保管的磁盤、光盤等存儲介質應配備專用的檔案消磁柜；對容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備好防潮、增濕設備。另外，要堅持日常監督與重點檢查相結合，不定期組織全面細致的安全檢查，在認真清點核對檔案數目的同時，及時發現和消除檔案庫房的安全隱患，做到及時檢查、及時清理，采取切實的有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

五、做好檔案的保管工作

檔案保管工作是維護檔案的完整和安全的具體性工作，是檔案基礎業務工作的一個重要環節。其中心任務在于采取有效措施延長檔案壽命，保證檔案的安全。

1．檔案排架。可視不同情況分別采取分類排架和流水排架，或分類、流水綜合排架。分類排架即按照檔案形成的不同時期、檔案的不同類型和立檔單位的不同組織系統等，將館藏檔案劃分為若干類別進行排架；流水排架即按照檔案全宗最初進館的時間順序排架；分類、流水綜合排架即先將館藏檔案分為若干類別，在每一類別內再按全宗進館時間順序排架。無論采用何種方法，屬于一個全宗的檔案均應集中排放，不應分散和混雜。

2．檔案庫房管理。要建立完善的檔案庫房管理制度，配備必要的防護設備，合理調節和控制溫度、濕度，做好防火、防盜、防塵、防霉等項工作，保持整潔、有序，保證檔案安全無損。

3．檔案調出和歸還。調出和歸還檔案都應逐卷點交清楚，辦理手續。用完的檔案要歸還原位。

4．檔案檢查。對于館藏檔案的狀況應定期進行全面檢查，必要時可臨時進行部分檢查。著重檢查檔案是否短少以及每件檔案的完好狀況，檢查時要逐卷進行，要作出詳細記錄并寫出正式報告。

（作者單位：海南省中醫院）