以湖南工程為學院為例，談中外合作辦學試點評估檔案的管理

楊琴原 羅洪光

湖南工程學院

以湖南工程為學院為例，談中外合作辦學試點評估檔案的管理

楊琴原 羅洪光

湖南工程學院

以湖南工程為學院為例，圍繞中外合作辦學試點評估檔案的內容，談參評單位做好試點評估檔案管理的幾點思考：強化檔案意識，重視檔案管理；打造優秀的檔案管理隊伍；建立健全的檔案管理制度；集中管理和分散管理相結合；注重收集和整理，做到及時歸檔。

中外合作辦學；試點評估檔案；內容；管理

根據《教育部辦公廳關于開展中外合作辦學評估工作的通知》(教外廳[2009]1號)文件精神，為進一步加強對中外合作辦學的規范管理，促進依法辦學，提高中外合作辦學水平和可持續發展能力，教育部決定組織開展中外合作辦學評估。評估目的是督促中外合作辦學堅持引進優質教育資源的法規原則和政策導向，增強我國教育機構吸收、利用優質教育資源和創新能力，維護學生及其他相關主體的合法權益，推動形成辦學者自律、社會監督、政府監管相結合的中外合作辦學管理機制，逐步建立具有較廣泛社會公信力的中外合作辦學質量標準和保障體系。

湖南工程學院與英國高地與島嶼大學合作舉辦的機械設計制造及其自動化和電氣工程及其自動化兩個本科項目，已分別于2015年和2016年通過教育部中外合作辦學評估。筆者有幸參與了項目評估材料的收集和整理工作，從中得到了一些體會。本文圍繞中外合作辦學項目試點評估(以下簡稱試點評估)工作參評單位形成的檔案內容以及檔案的管理進行探討。

一、試點評估檔案的內容

第一類：接收的上級主管部門的文件、規定、通知等材料。這類文件是評估的依據性文件，說明了為什么要評估，如何去評估以及評估的結果等內容。主要包含四個方面：一是規范中外合作辦學的主要政策文件，如《中華人民共和國中外合作辦學條例》；二是評估依據文件，如《教育部辦公廳關于開展中外合作辦學評估工作的通知》；三是評估過程中指導性文件、通知，如《教育部關于中外合作辦學評估試點工作報送自評材料的通知》；四是公布評估結果的文件、通知，如《教育部關于發送中外合作辦學評估試點結果的通知》等。

第二類：評估過程中形成的《自評報告》和附表中的《匯總表》的相關數據材料。這是項目參評單位上報的重要材料，也是教育行政主管部門、同行專家評價的主要依據，社會評價、網上公示的主要內容。參評單位依據中外合作辦學過程中的檔案材料對照評估指標體系，把過去所做的工作進行系統而準確地表述。

《自評報告》需要填寫五部分內容：一是基本情況信息，包含項目信息和最新一屆學生培養方案課程信息統計、師生人員信息統計、教學資源、經費籌措與管理。二是3000以內的辦學情況簡介，重點闡述辦學規范性、優質資源引進情況、培養質量及辦學效益等方面的特色及優勢，問題與不足。三是辦學情況自查。對照“評估指標體系”，對相應指標的客觀現實工作事實和履行情況進行客觀陳述。說明自評過程，特別是中外合作辦學各方利益主體參與單位自評工作情況、合作辦學協議的履行情況，項目的人事管理財務管理以及教學管理等管理狀況。四是培養方案執行情況。對照評估指標體系中關于培養方案的執行情況進行客觀陳述，說明中外合作辦學各方利益主體在實際辦學中執行培養方案情況，自評時發現關于執行培養方案存在的主要問題及整改措施。五是分項自我評價。參評單位對照“辦學情況自查表”，對“評估體系”中的各指標進行優秀、合格、不合格的自我評價。

附表中的《匯總表》一共有七個附表：《最新一屆學生培養方案課程信息一覽表》，《最新一屆學生培養方案教材信息一覽表》，《近兩年師資培訓活動情況匯總表》，《統招錄取分數信息統計表》等。

這部分內容是整個評估材料的核心所在，直接關系到評估的結果。

第三類：參評單位自評報告、匯總表的支撐材料和佐證材料。這類檔案內容相當的多，涉及的部門也很多。像我校在報送2016年電氣工程及其自動化項目評估材料時，需要提交的支撐材料有：項目的行政審批文件、審批時報送的《中外合作辦學協議》、最新《合作辦學協議》，協議變更情況表，審批時報送的人才培養方案，2015年秋季招生簡章，最近一個年度的《財務會計報告》和《財務審計報告》，外方合作者對合作辦學的評價意見，中外方《辦學信息誠信承諾書》，中外方學位證書樣版等。

二、試點評估檔案管理的思考

1、強化檔案意識，重視檔案管理

高校檔案工作是一項基礎性的管理工作，也是服務于教學的一項工作。搞好檔案工作，領導重視是關鍵。我校檔案工作由學校校長統一領導，學校成立檔案工作委員會，校屬各部門由一名負責人分管本部門的檔案工作，并配備一至二名專(兼)職檔案工作人員?；緦崿F了各類檔案的集中統一管理，保證了各單位檔案收集的完整、準確和系統。檔案工作納入了主管領導和相關人員的崗位責任制，落實了職責范圍，并作為機關部門年度考核的一項指標，從而有效地保證了檔案工作規范、有序地開展。

2、打造優秀的檔案管理隊伍

檔案入錄的及時與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。中外合作辦學在辦學的各個環節產生大量的外文材料及特殊載體的非傳統紙質文件，為檔案管理者提出了更高的要求，需要一支優秀的檔案管理隊伍。

一是增加了信息化的管理，將以往的紙質檔案與現代的電子檔案結合共同管理。這要求檔案管理人員要加強計算機方面的知識，進行相關專業知識的培訓，以提高工作效率和檔案信息化管理需要。試點評估檔案的形成主體具有多元性，如影響評估結論的因素有專家評價意見、學生滿意度調查情況、外方合作者對合作辦學的評價意見、社會聲譽調查情況等，這些檔案資料的形成大多依靠電子信息化，管理這類檔案必須要有紙質和電子檔案的雙重備份。

二是要求檔案管理員具有一定的外語水平。試點評估檔案中有部分檔案是涉及到中外合作辦學的合作方。如：項目合作協議、外方合作者對合作辦學的評價意見、外方課程、學生外方學籍和成績等。為了提高中外文檔案互譯的準確性和科學性，具備一定的外語水平是檔案管理員必不可少的條件之一。

3、建立健全的檔案管理制度

建立健全的檔案管理制度是合作辦學檔案管理的重要保證。合作項目從開始運行階段，就會在雙方合作協議、教學管理、師資管理和學生管理等方面產生大量的文字材料，這就需要建立正式的檔案管理機構，配備相關的檔案管理員，形成健全的檔案管理與利用等相關規章制度，使合作雙方在合作過程中行使權力、履行義務得到有效保障，從機制上規范檔案管理工作，確保管理工作落到實處，維護中外合作辦學雙方和受教育者的合法權益。

4、集中管理和分散管理相結合的管理模式

對于試點評估檔案的管理，根據檔案的內容，采取集中管理和分散管理相結合的方式比較合適。

接收的上級主管部門的文件、規定、通知等這一類材料，適合集中管理。由接收文件部門按照辦畢文書進行歸檔，并適時將文件整理移交學校檔案室保存。

對于自評報告和匯總表的支撐、佐證材料，因檔案內容多，涉及部門廣，為避免集中管理帶來的人力物力上的浪費，適合于存放各部門分散管理。學校檔案室提供的辦學資格審批文件，財務部門提供的財務經費使用情況，教務部門提供的合作辦學教學管理和教學實踐活動中形成的教學培養方案、教材使用情況、學生學籍和成績等，在評估前，由外事辦牽頭將這些材料收集整理，待評估審核后，對應該歸的檔材料移交學校檔案室統一管理，剩余材料由外事辦短期保存。

5、注重收集和整理，做到及時歸檔

注重收集和整理，做到及時歸檔，一是有利于文件的管理和安全，防止文件散亂丟失，二是有利于提高歸檔文件的質量，保持檔案的齊全完整，三是方便對文件的查找利用。

從資料的收集整理到形成一套完整檔案是一個十分嚴謹的過程。在試點評估檔案資料的準備中，要從中外合作辦學項目申報階段的材料開始，一直到接受評估的這段時間，各種相關的資料準備齊全。我校的機械設計及其自動化項目是2012年通過教育部審批的，2015年參與評估，就要準備該項目2012年到2015年之間的所有相關材料。如體現參評單位辦學審批管理機構文件、資金資產管理文件、招生和學籍管理文件、文憑證書管理文件、師資管理文件、教學管理等有關文件以及制度和合同的檔案復印件或原件材料。為避免在評估關鍵時刻臨時抱佛腳，在高校中外合作辦學評估中能提供全面真實反映學校辦學水平的檔案資料，在平時的工作中就要注意收集和整理各門類相關的檔案文件，做到及時歸檔。

綜上所述，做好中外合作辦學試點評估檔案的管理，要強化檔案意識，重視檔案管理，建立健全的檔案管理制度，提高檔案管理員素質，把檔案的收集和整理工作納入到日常工作中，做到及時歸檔。這樣才能在高校中外合作辦學評估以及其他評估中，能提供全面、真實反映學校辦學水平的檔案資料，真正做到實事求是，講究實效，使得評估、檢查工作真正達到“以評促改、以評促建”的目的。

[1] 黃曉丹.中外合作辦學項目評估檔案的形成及特點初探.[J].蘭臺世界，2013，(12).

[2] 高墅.中外合作辦學模式下高校檔案管理現狀及改進.[J].蘭臺世界，2015，(05).

[3] 何心.中外合作辦學模式下高校中外互譯檔案的翻譯與管理初探.[J].蘭臺世界，2015，(04).

楊琴原，女，漢族，湖南邵東人，出生于1980年7月，湖南師范大學本科學歷，小教高級職稱，研究方向：中外合作辦學檔案管理。

湖南工程學院人才科研基金(15061)