公共管理視閾下的檔案利用服務(wù)研究

文/劉子梅

公共管理視閾下的檔案利用服務(wù)研究

文/劉子梅

檔案利用服務(wù)是檔案界一直以來關(guān)注的重點(diǎn)問題。在專業(yè)方面，它是檢驗(yàn)檔案保管和編研等各環(huán)節(jié)工作質(zhì)量并推進(jìn)其發(fā)展的主導(dǎo)性環(huán)節(jié)，代表著檔案工作的根本目的；在社會(huì)方面，它是檔案工作與社會(huì)聯(lián)系的窗口，是滿足社會(huì)需求、實(shí)現(xiàn)檔案專業(yè)社會(huì)功能的基本途徑。公共管理形勢(shì)下的時(shí)代在進(jìn)步，人們對(duì)檔案的利用需求越來越多，對(duì)服務(wù)要求也越來越高，對(duì)于檔案相關(guān)工作者來說，需要主動(dòng)適應(yīng)，才能更好地應(yīng)對(duì)新時(shí)期的挑戰(zhàn)。

一、公共管理視閾下開展檔案利用服務(wù)工作的必要性

1.信息社會(huì)發(fā)展的客觀要求。為了適應(yīng)當(dāng)下瞬息萬(wàn)變的社會(huì)，幾乎各個(gè)行業(yè)都與信息化有著千絲萬(wàn)縷的關(guān)系，這種客觀因素?zé)o論是誰(shuí)都無法回避。在信息化社會(huì)中，檔案信息資源更加多元化，不僅僅局限于最初的紙質(zhì)檔案，還融入了聲像檔案、電子檔案等載體形式的檔案，人們利用檔案的形式更加多樣，檔案利用服務(wù)工作的開展更為廣泛，檔案事業(yè)取得的進(jìn)步也更加迅猛。

2.檔案事業(yè)建設(shè)的主觀要求。信息時(shí)代的檔案事業(yè)需要提升自身的高度，增強(qiáng)其在社會(huì)上的認(rèn)可度，需要從其利用服務(wù)方面來加強(qiáng)。檔案各項(xiàng)管理工作對(duì)于檔案信息資源的處理更接近于信息化，而想要真正立足于與其他各個(gè)部門各項(xiàng)工作競(jìng)爭(zhēng)的不敗之地，檔案工作者就必須為更多的社會(huì)公眾服務(wù)，就必須從提供利用服務(wù)著手，總結(jié)以往的工作經(jīng)驗(yàn)，吸收更廣泛的工作技巧，制定出更加方便快捷的工作方案，將提供利用服務(wù)工作做更好，為更多的人所熟知、所稱贊。

3.檔案部門進(jìn)步的必然選擇。在信息社會(huì)的客觀要求和檔案事業(yè)的主觀要求下，檔案部門想要取得更大的進(jìn)步，還需要更大的認(rèn)知度和認(rèn)可度。盡管時(shí)代在進(jìn)步，但是檔案這一資源對(duì)于絕大多數(shù)人來說，依舊是相當(dāng)陌生的。檔案部門需要開展各項(xiàng)宣傳活動(dòng)，盡可能地使檔案走進(jìn)尋常百姓家，使人們打破常規(guī)觀念，重新認(rèn)識(shí)檔案，積極利用檔案，從中得到收獲，從而轉(zhuǎn)變看法，并彼此宣揚(yáng)，使檔案的利用服務(wù)更加深入、廣泛，最大化地發(fā)揮檔案的價(jià)值，讓其真正地做到取之于民用之于民。社會(huì)的進(jìn)步、檔案事業(yè)的進(jìn)步以及檔案部門的進(jìn)步，都與檔案利用服務(wù)工作相互影響相互作用不可分離。

二、檔案利用服務(wù)的發(fā)展現(xiàn)狀和挑戰(zhàn)

（一）我國(guó)檔案利用服務(wù)的發(fā)展現(xiàn)狀

1.利用價(jià)值凸顯。我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的發(fā)展變化，使得各個(gè)行業(yè)對(duì)檔案價(jià)值和作用的認(rèn)識(shí)有所提升，檔案利用服務(wù)越來越受到重視。檔案利用目的呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)，利用價(jià)值也越來越廣泛，從過去基本的行政管理和編史修志，逐步擴(kuò)展為學(xué)術(shù)研究、工作利用、宣傳教育、經(jīng)濟(jì)建設(shè)甚至維護(hù)自身權(quán)益等諸多方面，涉及公民生活的方方面面，人們從利用服務(wù)中感受到了檔案自身的價(jià)值魅力。

2.利用群體廣泛。公共管理視閾下，檔案用戶的群體呈現(xiàn)出日益廣泛的趨勢(shì)。過去，利用檔案的用戶以機(jī)關(guān)工作人員和史學(xué)研究者為主。而現(xiàn)在，用戶的范圍已經(jīng)不斷擴(kuò)大，不僅包括企、事業(yè)單位的管理者，機(jī)關(guān)的工作人員，還有科研人員、文藝和教育工作者，甚至普通公民以及在校學(xué)生們也包括在內(nèi)。當(dāng)然，這也從一個(gè)側(cè)面說明了我國(guó)的檔案利用服務(wù)工作已經(jīng)引起了社會(huì)各界的關(guān)注，利用群體也將越來越廣泛，人們對(duì)檔案的利用也將越來越普及。

3.利用需求豐富。由于檔案利用群體十分廣泛，而且利用目的各有千秋，因此檔案的利用需求變得非常豐富：一是利用者查檔的范圍和內(nèi)容涉及面廣、時(shí)間跨度大，利用目的不同，使得用戶查檔的內(nèi)容和范圍非常廣泛；二是利用者查檔的節(jié)奏不斷加快，利用需求更加急迫；三是利用者查閱檔案的針對(duì)性較強(qiáng)，對(duì)檔案的查準(zhǔn)率和查全率要求比較高；四是利用方式復(fù)雜、形式多樣，包括咨詢服務(wù)、編輯出版、制作交互式光盤、網(wǎng)上自助查詢、信息交流、宣傳報(bào)道等等。

（二）我國(guó)檔案利用服務(wù)存在的問題

1.觀念制度趨老態(tài)。檔案利用服務(wù)工作在思想觀念上體現(xiàn)為很落后，在檔案制度上也體現(xiàn)得較為陳舊。檔案利用依然只是更多地為本單位本機(jī)關(guān)相關(guān)工作所服務(wù)，而忽略了更多的用戶群體，人們的觀念依然墨守成規(guī)，致使檔案利用服務(wù)至今沒有表現(xiàn)出很好的發(fā)展勢(shì)頭。思想的老舊，制度的落后，使得檔案工作還是保持在重保管輕利用的階段。利用者沒能更貼切地了解檔案，管理者沒能很好地做好宣傳服務(wù)工作，檔案利用處于相對(duì)尷尬的境地。所以，急需我們打破傳統(tǒng)，打開大門，主動(dòng)提供利用服務(wù)。

2.館藏建設(shè)受局限。從收集范圍看，我國(guó)大多數(shù)檔案部門中收集保存本機(jī)構(gòu)的檔案比較多，而那些非官方形成的檔案卻較少；從收集內(nèi)容看，記載公務(wù)性檔案居多，貼近百姓生活和地方特色的私人檔案較少；從收集門類看，多數(shù)為紙質(zhì)檔案，其他載體形式的檔案則甚少。而且還可以看出，基本上檔案部門比較重視文書、科技和專業(yè)方面的檔案，對(duì)于包括實(shí)物、聲像等方面的檔案都不夠重視。事實(shí)上，大多數(shù)公民很難查詢到直接反映個(gè)人經(jīng)歷的檔案，單一的館藏信息，使檔案館的館藏盡失吸引力和民心，其局限性給檔案的利用也帶來了一定的局限。

3.技術(shù)手段顯落后。檔案工作發(fā)展到現(xiàn)在，我國(guó)大多數(shù)的管理部門對(duì)于檔案的接收依然多以紙質(zhì)檔案為主，對(duì)于新型載體形式的檔案的接收還很少。在信息化日漸彌漫的今天，我們這種單一的檔案形式根本無法支撐整個(gè)檔案事業(yè)來適應(yīng)這個(gè)社會(huì)。在對(duì)現(xiàn)存檔案信息資源的技術(shù)操作層面，我們只是單純的手工作業(yè)，效率非常低。公共管理下我們的檔案資源越來越多，也將越來越復(fù)雜，如果不能及時(shí)創(chuàng)新，而繼續(xù)使用現(xiàn)有的傳統(tǒng)的技術(shù)手段的話，我們的檔案事業(yè)的發(fā)展將受到更多更大的制約而無法正常前行。

4.利用效果不理想。我國(guó)檔案提供利用服務(wù)的效果依然很不理想、提供服務(wù)的方式還是很單一的，即以被動(dòng)等待為主。檔案工作沒有能很好地把握住科學(xué)技術(shù)進(jìn)步、信息化的發(fā)展所帶來的機(jī)遇。檔案管理工作人員缺乏積極主動(dòng)意識(shí)，檔案管理工作缺乏宣傳力度和廣度。

5.電子檔案多風(fēng)險(xiǎn)。信息化時(shí)代，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。檔案管理各個(gè)階段都受到了相應(yīng)的影響，檔案利用服務(wù)也不例外。虛擬網(wǎng)絡(luò)的不確定性，使得電子檔案工作存在很多風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案不僅會(huì)受到外在的保存環(huán)境的影響，還會(huì)受到內(nèi)在的病毒的威脅，會(huì)使檔案的完整、原始、安全等方面受到質(zhì)疑。在這個(gè)人人喊著“大數(shù)據(jù)”的時(shí)代，電子檔案只會(huì)更多而不會(huì)減少，所以這些風(fēng)險(xiǎn)絕對(duì)不容小覷。

三、公共管理視閾下檔案利用服務(wù)的發(fā)展前景

1.更新服務(wù)理念。檔案管理相關(guān)部門的工作人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的服務(wù)觀念，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，轉(zhuǎn)變自身意識(shí)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，更多關(guān)注與相關(guān)行業(yè)相關(guān)部門的聯(lián)系，更多培服務(wù)能力。當(dāng)然，工作人員還可以適當(dāng)?shù)貙?duì)其工作作出調(diào)整，不只是坐等利用者上門，還可以主動(dòng)進(jìn)行檔案宣傳和檔案開放服務(wù)，使檔案為更多的人所認(rèn)知、所熟悉、所傳播。

2.豐富館藏內(nèi)容。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，我國(guó)檔案利用服務(wù)工作將越來越趨于公眾化。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)以滿足公眾需求為目標(biāo)來豐富館藏內(nèi)容。一方面，應(yīng)盡可能地把反映社會(huì)生活、對(duì)人們生活有利用價(jià)值的檔案收歸館藏；另一方面，應(yīng)有廣度、有深度地確定收集范圍，加大接收和征集的力度，調(diào)整方向，使館藏更接近公眾化，以適應(yīng)更多公眾不同的需求。

3.創(chuàng)新技術(shù)手段。隨著檔案數(shù)目增多和電子檔案的增加，創(chuàng)新技術(shù)手段已經(jīng)刻不容緩。當(dāng)前的社會(huì)形勢(shì)要求我們通過運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)，使用新知識(shí)新工具，創(chuàng)造新價(jià)值，使檔案為公眾提供更多服務(wù)。過去老舊的技術(shù)手段根本無法適應(yīng)時(shí)代的步伐，更無法滿足信息化的要求。檔案利用服務(wù)也需要建設(shè)自己的創(chuàng)新型和服務(wù)型產(chǎn)業(yè)，借助于數(shù)字化手段，打造自己的文化產(chǎn)業(yè)，豐富檔案利用形式，讓檔案服務(wù)常態(tài)化。

4.優(yōu)化利用功能。信息社會(huì)發(fā)展到現(xiàn)在，公共部門都在竭盡全力地向社會(huì)公眾展示著自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，檔案部門也應(yīng)當(dāng)變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)開放，以館藏檔案資源為基礎(chǔ)，在已有服務(wù)的基礎(chǔ)上，拓展利用檔案更好地服務(wù)社會(huì)的功能，更多渠道、更多途徑地吸引更多的公民，以更多形式來盡量發(fā)揮更積極的社會(huì)效應(yīng)。在服務(wù)社會(huì)的內(nèi)容上，要貼近公眾的需要，在服務(wù)社會(huì)的形式上，要便于公眾的參與。

5.發(fā)展數(shù)字管理。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)的發(fā)展，給檔案工作也提出了數(shù)字化的要求。紙質(zhì)檔案的那些傳統(tǒng)的管理模式以及無法完全適應(yīng)檔案形式發(fā)展演變的過程，無紙化和電子化占據(jù)各行各業(yè)工作的重心。對(duì)于檔案利用服務(wù)工作來說，更應(yīng)該將計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)運(yùn)用到檔案管理甚至利用中來，建立起檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將自動(dòng)化和智能化引入到人們的生活中來，提升檔案利用服務(wù)工作的效率，促進(jìn)檔案信息資源的傳播。

（作者單位：天津市河北區(qū)寧園街勞動(dòng)保障服務(wù)中心）