增強縣級綜合檔案館服務能力的幾點思考

文/馮云祥

增強縣級綜合檔案館服務能力的幾點思考

文/馮云祥

隨著社會群體檔案意識的不斷提高，對檔案信息的需求也在不斷增加。國家檔案局適時提出了“增強檔案服務能力”的戰略，縣級檔案館如何適應這一戰略，通過快捷、準確、方便的服務手段，為社會各界提供全方位的檔案信息查閱服務，成為目前需要研究和探索的新課題。

一、縣級檔案館服務水平的現狀

經過幾年的實踐與探索，縣級檔案館服務進入了轉型階段，由以前單一地提供公文、史料查閱的模式逐步向提供同民眾切身利益密切相關的多元檔案信息轉變,服務重心也由政府機關、科研機構、史志部門轉向了廣大人民群眾。檔案館的服務能力也比以前有了明顯提高,但就滿足人們日益增長的檔案信息需求而言，仍顯得捉襟見肘。主要表現在以下幾個方面：

（一）服務資源不足。檔案館服務能力的提高,必須要有數量龐大、內容豐富、結構合理的檔案資源作為基礎。而現實的情況卻是，絕大多數縣級館，館藏的百分之八十到九十為反映公務活動的文書檔案，而與人民群眾日常生活密切相關的各類專門檔案比重甚小。盡管近年來不斷加大收集、征集力度，也接收了一部分民生檔案，如知青檔案、婚姻檔案等，但仍遠遠不能滿足公眾的需求。

（二）服務水平不高。縣級檔案館由于人力、財力、物力等諸多因素的限制，導致服務水平偏低。主要表現在：服務方式單一，仍以坐等利用者上門的被動服務為主；服務內容單調，基本上是提供檔案原件閱覽然后復印蓋章提供證明的低層次服務，缺少高質量、深層次的檔案編研服務；服務手段落后，由于條件限制，不能完全將館藏檔案進行數字化，手工檢索仍然占主導地位，影響了服務效率。

（三）服務效果不佳。一是館藏資源不足，導致利用范圍狹窄；服務水平不高，致使檔案利用率低。二是宣傳不得當，目前縣級檔案館對自身所開展的工作未能做到同步宣傳，廣大群眾對檔案館的了解甚少，不知道館里有什么資料，在查詢文件時不知道應該提供什么有效的查找數據，大大降低了檔案館的服務效果。

二、縣級檔案館增強服務能力的思考

為社會各界提供優質便捷的服務是檔案工作的根本目的，對于條件比較落后的縣級檔案館而言，在新的歷史時期，面對公眾日益增長的檔案信息需求和不斷高漲利用檔案的熱情，縣級檔案館應如何提高服務水平，最大限度地發揮檔案的作用？筆者認為，應該重點加強以下四方面：

（一）豐富館藏，優化結構，夯實基礎。提升檔案服務能力，要以加強檔案資源建設為基礎。只有具備豐富的館藏資源和優質的館藏結構，我們才有提供高效服務的資本。因此，必須加強檔案接收和征集工作。在充分調研摸底的基礎上，結合縣情，實時修訂檔案接收范圍，及時將重大活動檔案、惠及民生檔案、地方特色檔案接收進館；拓展征集對象，面向社會團體、民間組織及個人開展征集活動，只要是有價值的資料，就列入征集范圍。要將檔案資源體系覆蓋到各個方面、各個領域、各種形態和載體，把檔案館打造成檔案信息“航母”。

（二）更新觀念，廣泛宣傳，開門迎客。轉變過去以紙質文件管理為重點、以保密和服務領導為中心的檔案理念與服務體系，建立滿足人民群眾利用的大服務體系，滿足檔案形式多元化、檔案服務大眾化、檔案管理現代化的現實要求。加大宣傳力度，多種形式，多個場地，多種渠道，宣傳檔案法律法規新政與檔案業務工作，重點突出館藏和工作成果展示，敞開大門，將一個公開、透明的檔案館展現在公眾面前，告訴公眾，我知道你需要什么，我能給你提供什么，我能幫你解決什么，吸引公眾走進檔案館，主動了解檔案工作，提高公眾的認知度。

（三）加快信息化建設，搭建平臺，提高服務效率。一方面努力更新現代化服務設備，加大人力投入，加快館藏數字化進程，逐步實現目錄檢索直至全文檢索。另一方面，加強與各職能部門的溝通協調，加快與各方尤其是涉及民生檔案部門的檔案信息整合進程，建立起以檔案館為中心，以政府職能部門及各基層組織為支撐點的檔案管理網絡體系，實現檔案信息資源的共享。規范本區域內檔案管理軟件，利用綜合檔案管理系統統一提供檔案查詢和檢索，為公眾創造“一站式”信息獲取環境，切實提高服務效率。

（四）改進服務模式，深度開發，增強服務實效。要從傳統的被動、簡單的服務模式中走出來，向主動、深層次的服務模式發展。要加強編研力量，提高編研人員的素質，強化編研工作。從“編史修志”的框框中走出來，走進現實，走進生活，走進公眾心里。著重對社會熱點、重點問題進行深入研究，提高編研成果的針對性、目的性、時效性。撰寫出具有較高使用價值、實用性較強，易于傳播的編研成品，擴大檔案社會影響，更好地服務經濟建設和民生工作。同時，加強愛國主義教育基地建設。緊緊圍繞中心工作，針對不同群體，適時推出主題鮮明，形式靈活多樣的各種專題展、特色展，充分發揮檔案館的社會教育功能，為社會主義文化大發展大繁榮服務。

檔案館是檔案工作服務社會的公共平臺和窗口，做好檔案服務工作，對于提高黨的執政能力，密切黨的群眾的聯系，構建和諧社會具有重要意義。為此，我們必須更新觀念，開拓創新，全面提高檔案館服務能力和服務水平，切實發揮檔案的價值和作用，更好地服務社會，服務于民。

(作者單位：鎮賚縣檔案局)