高校學生檔案管理的監督工作

林 琳

（武夷學院 檔案室，福建 武夷山 354300）

高校大學生是日后社會發展的主控者，大學時期的檔案是他們學習、生活以及實踐活動的真實記錄，展現了個人的現實表現及成長經歷，是人事檔案的前期材料。隨著高等教育的不斷改革發展，學生檔案管理手段和服務方向都有了新的突破，學生本人在升學、就業以及人才的培養、選拔、流動等方面把握主動權，學生檔案管理在順應時代要求的同時，加強和完善其監督工作勢在必行，而且日趨常態。

一、高校學生檔案管理的監督作用

（一）高校學生檔案的管理現狀

目前，高校學生檔案的管理存在集中統一管理、分級管理和分散管理等現狀。根據《高等學校檔案管理辦法》，2010年3月，武夷學院的學生檔案歸并學校綜合檔案室集中統一管理，并配備了專職檔案工作人員。學生檔案的存在雖然是獨立的，但不是完全獨立，而是與其他類別的檔案相互依存、互為補充，是學校檔案資源的重要組成部分。學生檔案的管理內涵在于挖掘和提煉，高度集中可以提高管理效率，通過各類檔案的管理和利用，結合學生檔案自身特點，尋找探索有效的管理途徑，形成新的管理理念，并將這種理念貫穿學生檔案管理的始終，形成良性循環，促進檔案管理的共同進步和發展。

（二）學生檔案管理部門的監督作用

武夷學院綜合檔案室作為學生檔案的管理部門，對學生檔案材料的形成、收集、鑒定、歸檔、轉遞等工作環節具有監督指導作用。對學生檔案管理的監督工作可以概括為四方面的內容：一是對學生檔案材料的完整性、真實性和一致性進行監督。學生檔案材料以表格形式居多，基本信息是由學生本人填寫，或許對表格款項的理解誤差，或許是相關信息掌握不全面，或許在填寫過程中的隨意性等原因，致使表格信息存在偏差，檔案管理部門采取前期安排、中期抽查、末期普查等形式進行督促檢查，不但使學生信息內容真實完整，而且要保持個人信息的一致性；二是對學生檔案材料形成過程的監督。對于辦理完畢的檔案材料要求手續完備，載體材料和書寫材料統一規范。學生檔案特殊性在于形成者是學生本人，而檔案材料的辦理過程有學生、老師等自然人參與，形成的檔案材料千差萬別，以至于“復印件代替原件、書寫材料使用不當、形成日期填寫不詳、印章加蓋不完整”等情況時有發生，學生檔案管理部門要明確監督職責，發現問題及時糾正，確保檔案信息記錄的有效性；三是對學生個人材料的歸檔監督。學生檔案是以個人姓名為特征組成的專卷或專冊，其內容和材料成份只能是同一個人的有關材料，一個人的材料不能分散，也不能混雜他人卷中。在歸檔過程中按類別、按時間進行歸卷入檔；四是對學生檔案的“動態”過程進行監督。高校學生檔案與其他類別檔案相比，盡顯其動態特性，涵蓋學生檔案的收集、鑒定、歸檔、轉遞等各環節，檔案管理部門要注重觀察“動態”過程，充分把握“動態”規律，按時收集，隨時整理，及時歸檔，統一發放，使學生檔案管理形成良好的循環過程。學生檔案的發放包括“畢業季的批量轉遞”和“平時的零散轉遞”兩個方面，發放過程嚴格按照檔案轉遞的規范要求進行，做到轉遞“出口”統一，轉遞“途徑”歸一，保證學生檔案發放的規范有序。

二、監督工作是提升管理水平的基礎

管理是通過選擇，科學、合理、優化配置要素資源，以最優的投入獲得最佳的回報；監督是察看并督促，使結果達到預期目的，二者在過程范圍、對象和目標上有一定的區別，但也有一定的聯系，監督之下，管理結果可以達到最佳的預期目的。督查是提升學生檔案管理水平的有效方法，依靠完善的監督機制，促進學生檔案管理水平的不斷提升。

（一）完善的監督體系提高管理效能

完善的監督體系，重點是對學生檔案的管理工作的監督檢查，內容包括：一是對檔案的收集、鑒定、歸檔等基礎工作安排是否達到要求，管理任務要與高等教育改革狀況相適應；二是工作效率。是否做到高質量高效率地完成工作，提倡積極上進的工作態度，應做盡做，運用現代技術手段，提高工作效率；三是檔案內容的甄別。防止盲目追求數量，取之有據，舍之有理，不能武斷和草率；四是歸檔材料的質量。加強對檔案質量的檢查，防止卷內混雜、張冠李戴，做到文字清楚、對象明確、手續完備；五是加強主體的監督。檔案管理人員作為學生檔案管理的主體，具有檔案管理的責任，也具有監督指導作用，除檔案機構內部監督外，由上級主管部門牽頭，建立二級學院、輔導員、學生等參與的外部監督機制，隨機或定期進行監督檢查；由于輔導員的管理模式和學生主體意識二者是互相制約、互相促進的關系[5]，通過完善的內部監督體制，提高工作效能。

（二）健全的監督機制保證管理質量

建立健全學生檔案管理共同配合的監督機制，明確學生檔案歸口管理機構，履行職責：統籌協調，安排學生檔案接收進館的時間，執行計劃接收、登記造冊；對接收方式的變更、檔案材料質量等事項進行審查；轉遞出校的學生檔案，分別建立“明細賬”，匯總待查；學生檔案管理有關信息的發布管理；學生檔案進館和轉遞過程形成的登記簿與臺賬等材料歸檔保管；保管信息統計匯總和分析。

全面加強管理監督 ，提高管理質量，發揮檔案管理部門的監督作用，強化對管理行為的約束，切實做到嚴格認真，避免和杜絕違規現象。著力推進學生檔案管理由監督導向性向結果導向性轉變，對管理狀態、管理程序、管理結果實施動態監管。注重學生檔案信息服務的建設，加強對學生檔案的需求、利用效果的管理，確保學生檔案價值所在；不斷探索新形勢下的新方法，提高管理質量。監督工作要探索適合自身發展的新思路，針對以往的方式方法要不斷改進，持續提高，保證學生檔案管理質量。

（三）科學的監督方式促進職業道德素養及專業水平的共同提升

加強學生檔案管理的監督，突出監督工作重點，強化對檔案形成者和檔案管理人員的道德教育，促進職業道德人格不斷發展完善。檔案管理者在管理工作實踐中，認識職業道德的內容和意義，通過管理工作中監督指導的約束，加強自身修養，進而升華為內在的道德情感、意志信念和外在的道德行為，形成一定的道德品質。嚴格依法依規辦事，確保管理工作的穩定性。一方面加大學生檔案管理執行過程的監督審查力度，另一方面懲防并舉，促進管理人員的精神境界的提升。檔案管理工作需要專業化，新的設備或技能的出現，需要加強提高專業的水準，加強專業知識的學習，在學習中求發展，在實踐中求進步，豐富管理經驗，不斷提高組織協調能力。檔案管理人員要堅持不懈地進行道德品質修養，掌握相應的專業知識，以便更好地適應我國經濟建設和高等教育發展需要的品格和專業水平。

三、學生檔案管理監督工作的路徑

（一）監督運行方式的拓展

隨著社會的進步，監督運行方式發生了很大的變化，人們的思維方式也有了不同程度地改進。在日常工作中，發現的問題越來越多，而且與現代社會的科技進步息息相關，新的技術、新的設備、新的技能賦予學生檔案管理新的課題，也給管理監督工作帶來了新的挑戰。科學技術的發展，電子文件占據了主要領域，學生檔案的電子化使檔案信息載體發生了變化，從單一的紙質檔案向著電子檔案的方向發展，學生檔案管理的監督運行的方式向著電子檔案監督、網絡傳輸監督等方面不斷拓展，運用先進的科學技術和網絡的傳播功能，探索建立科學的監督網絡。在職權范圍允許的情況下，監督工作形成學生自律監督、老師責任監督、相關單位職責監督的監督機制，實現監督工作的運行程序由事后監督向事前監督、事中監督的方面轉化，進行全方位約束和規范，起到防范性的作用。

（二）建立內部監督控制體系

高校學生檔案管理需要不斷強化管理手段，提高管理水平，構建內部監督控制體系，建立有力有效的行政許可實施權的監督機制[1]，夯實管理基礎。內部監督控制體現了學生檔案管理部門實施監督控制的意愿，符合學生檔案管理在高校提高自身競爭力的要求，具有十分重要的意義。內部監督控制可以概括為：學生檔案材料的真實、完整；規范管理行為；糾正錯誤，消除隱患；防止徇私舞弊，保護學生檔案的安全；確保學生檔案轉遞及時、準確，渠道流暢。科學的內部監督控制體系在建立初始，就賦予了一定的約束性，主要研究在監督工作的實施下對學生檔案內部管理活動所產生的結果。內部控制體系是一個有機整體，監督是這個體系中重要組成部分[2]，建立內部控制體系，開展監督工作。檔案材料的形成指明了學生檔案的來源；檔案材料的收集說明是處理完畢的具有保存價值的文件材料；檔案材料的鑒定就是甄別真偽；檔案材料的歸檔是檔案工作的基本任務；學生檔案的轉遞是改變學生檔案管理單位的途徑，這些工作環節直接影響學生檔案的質量和本質屬性。內部監督控制體系的約束性說明現階段監督作用的有限性，受到自身知識、能力、素養的影響，同時隨著社會的進步和科技的發展而提高。

（三）學生檔案管理的誠信問題

誠信是道德范疇，是誠實和信用的合成，以真誠之心,行信義之事。近年來，誠信受到了嚴峻的挑戰。在高校學生檔案管理工作中滲透誠信教育，是當今社會賦予的重要管理功能[3]。高校學生檔案的誠信問題，關系到高校的教育職責，關系到檔案價值的實現[4]，是建設誠信社會的需要。誠信教育從三個方面入手：首先，學生檔案形成過程的誠信問題。新形勢下，學生從高考報名、志愿填報到大學錄取都采用了遠程互聯網技術，其過程貫穿學生的誠實和信義，如實填寫個人信息，不隨意登錄他人賬號，甚至篡改相關信息；其次，學生檔案管理者的誠信問題。誠實守信是學生檔案管理者的人品標志，理應以身作則、誠信履約，在監督學生誠信的同時，做到誠信自律，以適應新形勢下素質教育、和諧社會建設的需要；再次，建立誠信檔案。開展學生檔案管理誠信建檔工作，對學生檔案管理過程中的誠信信息進行收集、管理，將學生及學生檔案管理者納入誠信道德教育的范疇，加強對誠信信息的管理。

四、學生檔案管理監督工作的必要性

學生檔案管理，要有自己的管理特點，不但要加強管理的科學性和規范性，而且要強化監督在學生檔案管理中的作用，特別是科學技術飛速發展的今天，監督的作用就顯得尤為重要。新的經濟時代，有思維方式的轉變和管理手段的變革，也有經濟成分的誘惑和主體利益的驅使，這些社會問題對學生檔案的管理都會產生不同程度的影響，造成管理上的疏漏。檔案管理人員應站在更高的角度，置身更高的層面，在日常工作中發揮監督作用，杜絕管理上的漏洞，并建立長效的監督機制，形成監督陣營，將學生檔案管理的基礎要求、制度規范、政策法規通過監督管理傳授給教師、學生及相關工作人員。監督更強，制約管理優化的許多障礙得到消除，提升了檔案管理的整體形象；監督力度更大，既可以消除制度方面的障礙，又可以增強管理意識，有利于提高檔案管理的影響力。

雖然學生檔案管理的監督工作已初見成效，但監督工作任重道遠。目前還存在一些不完善的地方，仍然需要不斷地探索和提升。比較而言，目前采用的監督內容有可操作性，作為檔案管理機構，其監督的直接性和強行性使得檔案管理質量不容否定，檔案管理的自律監督應成為檔案管理監督的必要延伸，通過檔案管理自律監督提高檔案管理水平，避免監督部門的剛性懲罰。隨著社會的發展，科技的進步，檔案管理的監督工作在實踐中通過始終堅持與持續完善必將日漸成熟，在檔案事業發展中發揮重要的作用。

[1]廖原.在憲法體制的架構下完善行政許可監督體系[J].云南大學學報,2015(3):27-32.

[2]王衛星,趙剛.高校內部控制評價指標體系的構建與應用[J].審計與經濟研究,2008(6):93-97.

[3]江小華.在高校學生檔案管理工作中滲透誠信教育[J].南昌教育學院學報,2012(4):51-54.

[4]劉秀芬.淺談高校學生檔案管理中的誠信問題[J].黑龍江檔案,2009(6):98.

[5]楊朝霞,褚靜靜.學生主體意識與高職院校輔導員管理效能提高探究[J].現代經濟信息,2016(11):421.