學校檔案工作的規范化、標準化管理探討

李香峰

摘要：隨著學校的高速率高質量發展，傳統的檔案工作管理方式已經不能跟上教學發展的步伐。檔案工作的規范化、標準化管理對于提升檔案管理工作的水平效率以及促進檔案管理的現代化有著非常重要的作用。文章通過分析檔案工作規范化、標準化管理的重要性，檔案管理標準化、規范化的特點，以及促進檔案工作規范化，標準化的措施，以此提高教學發展的水平。

關鍵詞：學校檔案工作；規范化；標準化；管理

一、檔案工作規范化、標準化管理的重要性

高校檔案管理工作是反映學校管理水平和教學、科研質量的一個重要標志，是提高學校各項工作水平的重要保障，是實現學校管理現代化的重要環節。日前，很多高校的檔案管理方式還停留在最基礎的階段，其管理能力的低下導致教學質量水平的落后，檔案管理工作的方式還不能得到很好的提高。高校的管理人員應該要明確了解檔案工作的規范化、標準化對教學質量的提高以及將管理系統邏輯化的重要性。

二、檔案管理標準化、規范化的特點

（一）系統存儲量大、查閱方便

隨著計算機信息技術的不斷發展以及在教學中的廣泛應用，現代‘辦公無紙化已經滲透在學校教育的各個方面。現代化管理系統多應用電腦辦公，采用文字處理軟件，WPS表格以及圖形展示的方式對教學管理做相應的處理并組成學校的檔案管理系統能夠方便查詢、閱讀、以及存儲管理過程中的大量信息。

（二）管理成本較低

檔案管理的整理、分類、收集、錄入等環節都需要管理人員認真的態度去處理，各部門的檔案管理人員隨意、松散的檔案整理態度會給檔案整理增加很多不必要的用材、空間。而現代化檔案管理相比從前的管理方式多了許多存儲容量，可以存儲所有學生的相關信息以及教師的教學和日常信息，雖然信息量多且繁雜可是將管理系統規范化、標準化之后就只需要少量人力來清查檔案管理。因此，在檔案整理的過程中要求規范化、標準化可以有效地節約成本，并且在再次查看時節約了尋找檔案資料的時間。

（三）具備科學、合理的歸檔標準

眾所周知，檔案的種類多，涉及的方面廣，保存的時間長短不統一，因此，將檔案管理規范化、標準化使其具備科學、合理的歸檔標準有著重要作用。檔案館的資料齊全，而后要大量涌入不同的地方區域，雜亂無章的檔案整理顯然不能適應檔案管理的這個特征。要把檔案質量和類型都做到規范整理就要具備科學、合理的歸檔標準，而將檔案管理規范化、標準化就能將管理持續有效地進行。

三、促進檔案工作的規范化、標準化管理的措施

（一）做好檔案管理基礎工作

在檔案管理工作開展中，公文制發是促進檔案管理工作規范化與標準化的基礎和前提，同樣，做好文書處理與公文制發也是保證檔案管理工作規范化與標準化的基礎工作部分。許多檔案管理人員因為在收集文書工作方面的繁瑣事宜而有偷工減料的嫌疑，使得檔案管理工作在收集與制作方面有所缺漏。公文制發的質量直接影響著管理工作的進行，因此，在檔案的收集錄入過程中，應注意對于公文制發的規范化以與標準化保證檔案管理的規范化與標準化。其次，應在公文制發的檔案收錄管理中進行檢查，保證內容合理，格式規范，避免不規范的字，以方便檔案管理過程中的便利性。

（二）及時清理檔案案卷，保證檔案時效性

在檔案管理的開展中，及時清理失去價值意義的檔案信息對于檔案管理有重要作用。及時清理檔案案卷，保證檔案案卷的時效性可以有有效空出部分空間讓其他檔案合理利用。通常情況下，檔案管理工作人員都會在一定的時間內檢查檔案的時效性，若檔案在一定時間之后失去了其價值，則能夠將其清理銷毀，若檔案具有永久時效性，則需要對其永久管理并保存，這也在一定程度上保證了檔案的安全性，給檔案管理帶來了方便。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質

檔案管理工作人員作為檔案管理工作開展的重要組成部分，檔案管理工作人員進行檔案管理保護操作的規范性與標準性也有著很大的直接作用影響。管理工作人員掌握著所有的資料信息，事檔案管理安全性能的直接影響者，這就要求管理人員對檔案有著絕密的保護性。特別是在人員調動時，管理人員交接檔案信息的可靠性是檔案能被完整保護的關鍵。目前國家也有相關法律條例禁止檔案管理人員將檔案信息泄露給無關人員。以此看來，檔案管理人員的綜合素質要求也是檔案管理的必備條件。

四、結語

學校檔案管理關系著全校師生的重要信息，將其規范化、標準化對教學有著不可忽略的積極作用。要做好學校檔案管理工作，就要切實把檔案管理放在重要的位置，統一思想認知，調動全員積極性完善學校檔案管理工作。當然，影響教學質量的因素不止檔案管理，可是，檔案管理在一定程度上影響著學校發展是不可否認的事實。學校檔案管理規范化、標準化能夠有效地在學校進一步發展進程中起到關鍵作用。

參考文獻：

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