新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法

鄧惠欣

湖北省黃石市婦幼保健院 435000

新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法

鄧惠欣

湖北省黃石市婦幼保健院 435000

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各種工作活動的總結(jié)文件，為醫(yī)院的發(fā)展提供寶貴的經(jīng)驗，是醫(yī)院的寶貴財富，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方法隨著新技術(shù)的發(fā)展以及新醫(yī)改的要求已經(jīng)表現(xiàn)出了明顯的滯后性，對于醫(yī)院在新時期新形勢下發(fā)展的作用已經(jīng)越來越小，本文結(jié)合新醫(yī)改的要求對醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法進(jìn)行探討分析。

新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理；改進(jìn)方法；探討分析

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，是醫(yī)院資源與信息的匯總，對醫(yī)院各項活動的開展有重要的意義[1]，新醫(yī)改要求下加強(qiáng)對醫(yī)院的檔案管理已經(jīng)成為醫(yī)院管理活動中的重要項目，本文從醫(yī)院檔案管理的意義，醫(yī)院檔案管理存在的問題以及改進(jìn)方法等幾個方面進(jìn)行綜合分析。

1.醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的意義

醫(yī)院檔案不論在新醫(yī)改前或是新醫(yī)改后都是醫(yī)院各項活動有效開展的重要基礎(chǔ)，它記錄了醫(yī)院各項活動的基本信息，對醫(yī)院各項工作的開展有重要的指導(dǎo)作用[2-3]。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，先進(jìn)的管理方法和手段對各項活動的高效開展有更好的促進(jìn)作用，新醫(yī)改的推出也是當(dāng)前社會發(fā)展的基本要求，與當(dāng)前先進(jìn)的管理方法和技術(shù)相比較，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理辦法已經(jīng)不能滿足當(dāng)前高效工作的需求，只有結(jié)合先進(jìn)的管理方法才能降低管理成本，提高管理的效能。

2 新形勢下醫(yī)院檔案管理存在的問題

新形勢下醫(yī)院檔案管理存在的問題主要有以下幾個方面：（1）醫(yī)院對檔案管理的重視程度低，多數(shù)醫(yī)院對于檔案管理的作用沒有足夠的認(rèn)識，僅關(guān)注于其他方面的活動，加大了檔案管理的難度。（2）檔案管理的硬件條件差，有的醫(yī)院沒有專用的管理空間，對于檔案管理比較隨意，易造成檔案的流失和損缺。檔案管理的基本硬件設(shè)備配備不到位，各項存檔器材，信息化建設(shè)嚴(yán)重不足或缺失，存檔場地環(huán)境差等多種問題都給檔案的有效存檔造成極大的影響。一旦需要使用檔案時往往要花費(fèi)大量的時間，甚至重復(fù)無用的工序，增加了工作人員的工作量，大大降低了工作的效率。（3）檔案管理資金不足，部分醫(yī)院對醫(yī)院各項活動資金的分配不夠合理，檔案管理也需要相應(yīng)的資金進(jìn)行軟硬件存檔設(shè)備的更新與維護(hù)，易導(dǎo)致管理能力和管理成果嚴(yán)重滯后。（4）檔案管理人才缺失，由于長期對檔案管理的低重視度，導(dǎo)致檔案管理沒有合適的管理人才，管理人員也沒有正確的管理觀念，加上管理能力不足，工作中敷衍了事的情況嚴(yán)重，檔案得不到有效的保存。（5）管理機(jī)制混亂，缺乏監(jiān)管措施，部分醫(yī)院對檔案管理有一定的認(rèn)識，但是沒有指定相應(yīng)的監(jiān)管措施，管理機(jī)制不健全，實際工作中職責(zé)混亂，相互推卸責(zé)任等不良風(fēng)氣頻現(xiàn)，嚴(yán)重影響檔案管理的高效性。（6）先進(jìn)的信心化技術(shù)使用不足，先進(jìn)的信息技術(shù)手段是提高工作效率的重要方法，能夠有效降低各項基本資源的占用率，節(jié)省醫(yī)院管理成本，高效的信息技術(shù)手段是檔案管理的重要組成部分。（7）部門協(xié)調(diào)能力差，對于檔案的收集和歸檔有不利影響，一定程度上降低了檔案歸檔的完整性和時效性。

3 解決方法

新醫(yī)改下醫(yī)院對檔案管理的意義有了清晰的認(rèn)識，重視程度也越來越高，對于檔案管理存在的問題也在積極探尋解決辦法，以求提高檔案管理的科學(xué)性和有效性。結(jié)合上述檔案管理存在的問題，本文提出的解決方法主要有以下幾點(diǎn)：（1）提高思想意識，強(qiáng)化對檔案管理重要性的認(rèn)識，醫(yī)院管理應(yīng)積極了解檔案管理的意義，對檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展和各項活動中的反饋?zhàn)饔靡星逦恼J(rèn)識，檔案管理不僅僅是對過去的總結(jié)與回顧，也是醫(yī)院未來發(fā)展的指示燈。（2）改變對檔案管理的資源分配，匹配管理成本，加大檔案管理的軟硬件投入，改善存檔條件，完善存檔設(shè)備，清除不利于檔案存檔的因素，提高檔案管理的基本條件是有效開展管理活動的基礎(chǔ)。（3）培養(yǎng)合格的檔案管理人才，工作人員是實施檔案管理的基本單位，是檔案管理各環(huán)節(jié)的重要執(zhí)行者，直接影響檔案管理的質(zhì)量，合格的管理人才是檔案有效管理的重要保證。對于檔案管理人才的培養(yǎng)應(yīng)從思想意識和技能水平兩方面進(jìn)行，提升綜合素質(zhì)，具備了較高綜合素質(zhì)的檔案管理人才是提升和改進(jìn)檔案管理科學(xué)性和有效性的主要條件。（4）建立健全檔案管理制度，明確責(zé)任管理辦法，結(jié)合醫(yī)院自身的實際情況制定出適用的檔案管理制度，保障管理活動的有序性。明確相應(yīng)的責(zé)任管理辦法以加強(qiáng)對管理活動中出現(xiàn)的疏漏，錯失等不負(fù)責(zé)行為的管控，保障管理的質(zhì)量。（5）提升信息化的建設(shè)和維護(hù)，信息化是減少工作量，提高工作效率，保證工作質(zhì)量的重要手段。在檔案管理中有重要的作用，延長了檔案使用壽命，降低了資源的消耗，其維護(hù)和更新有重要的意義，一方面可以保障設(shè)備的正常工作，另一方面可以及時引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步提高管理質(zhì)量。（6）加強(qiáng)部門間的協(xié)調(diào)與配合，做好對各相關(guān)部門的協(xié)調(diào)工作，提升檔案的收集，歸檔等基本工作的效率，保障檔案及時完整的進(jìn)行存檔。（7）強(qiáng)化學(xué)習(xí)能力，積極吸收先進(jìn)的管理理念和管理手段，保證管理水平的先進(jìn)性和科學(xué)性，通過學(xué)習(xí)不斷提升和完善管理水平是提高檔案管理能力的重要途徑。

4 結(jié)語

新醫(yī)改的推出是對當(dāng)前社會發(fā)展要求的響應(yīng)，加強(qiáng)了對醫(yī)院各項活動的管控，目的是改進(jìn)我國醫(yī)療衛(wèi)生狀況，保障全民醫(yī)療，同時推動醫(yī)院遵循發(fā)展需求，提高整體醫(yī)療水平[4-5]。檔案管理雖不涉及醫(yī)院的具體治療工作，但檔案對醫(yī)院的發(fā)展有重要的指導(dǎo)作用，也是醫(yī)院綜合管理能力的體現(xiàn)，是判斷一個醫(yī)院發(fā)展能力的重要指標(biāo)項。傳統(tǒng)的檔案管理辦法與當(dāng)今飛速發(fā)展的先進(jìn)管理理念和技術(shù)手段有較大的落差，對檔案管理水平有較大的影響，滯后性明顯。新醫(yī)改形勢下的醫(yī)院檔案管理應(yīng)采用多元化（硬件存檔、信息化存檔等）的管理方式。積極學(xué)習(xí)和引進(jìn)先進(jìn)的管理方法，是完善和改進(jìn)檔案管理水平的重要途徑，對醫(yī)院檔案管理有重要的借鑒和推動作用。

[1]陳曉茜.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法[J].企業(yè)導(dǎo)報,2016(10):50-50

[2]張愛曾.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法分析[J].中國農(nóng)村衛(wèi)生,2015(6):112-113

[3]李維魏.對于新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法分析[J].醫(yī)學(xué)美學(xué)美容旬刊,2014(8):649-650

[4]趙麗佳.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探析[J].中國培訓(xùn),2016(6):174-174

[5]劉喜珍.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理改進(jìn)探析[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(13)

R 473.5

A

1672-5018（2017）03-249-01