檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用

謝虹

湖北省黃石市婦幼保健院 435000

檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用

謝虹

湖北省黃石市婦幼保健院 435000

隨著我國衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的重要性越來越突出。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院重要的管理內(nèi)容之一，與醫(yī)院的醫(yī)療水平、服務(wù)水平有直接的關(guān)系。面對競爭激烈的市場環(huán)境，為了在競爭激烈的環(huán)境中占有一席之位，醫(yī)院必須加大檔案管理模式的改革力度，高效應用醫(yī)院檔案管理，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

醫(yī)院；檔案管理；改革

檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，記錄了醫(yī)院的重大事件，儲存了大量的醫(yī)療方面科技成果，對醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有重要的作用[1]。隨著現(xiàn)代醫(yī)療的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作任務(wù)繁重，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應醫(yī)院檔案管理的要求，嚴重制約了醫(yī)院自身的發(fā)展。因此，加強醫(yī)院檔案管理模式改革，對醫(yī)院的發(fā)展具有重要的意義。

1.院檔案管理內(nèi)容及意義

醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容包括人事信息、基建信息、發(fā)展資料、科研成果等，是對醫(yī)院整體的信息保管，對醫(yī)院的管理有重要的意義。同時醫(yī)院檔案管理對監(jiān)控醫(yī)院發(fā)展，提升醫(yī)院服務(wù)水平等方面也具有重要的作用。醫(yī)院檔案管理涉及的范圍較大，程度較深，從文字到影像不等，是醫(yī)院發(fā)展的重要資源庫[2]。

2 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

2.1 管理主次不分，機構(gòu)重疊

當前醫(yī)院檔案管理形式多樣化，管理機制以醫(yī)院人事檔案、病例檔案等為主，但是這些檔案在發(fā)展的過程中，缺少對相應內(nèi)容的分類。而對于醫(yī)院歷史、發(fā)展、規(guī)劃等計劃性管理內(nèi)容缺乏整理。同時檔案管理人員缺乏對檔案管理實質(zhì)的認識，在檔案整理收集過程中，不重視對內(nèi)容和數(shù)據(jù)的監(jiān)督和判斷，容易造成檔案管理分離保管或重復保管顯效，不僅增加了檔案管理的負擔，而且不利于整理和查閱。

2.2 檔案管理人員專業(yè)知識匱乏

醫(yī)院屬于服務(wù)行業(yè)，是救治生命的重要場所。因此，醫(yī)務(wù)人員的職責更多的是提升專業(yè)技術(shù)水平，有效救治患者的生命安全，缺乏檔案管理意識。而醫(yī)院檔案管理人員普遍存在能力不足，加之醫(yī)院檔案管理包括的內(nèi)容和分類細則較多，從而在實際管理過程中，導致檔案分類輪換，或部分內(nèi)容缺失，造成醫(yī)院檔案資源系統(tǒng)性的錯誤[3]。

2.3 檔案形式不統(tǒng)一，管理混亂

醫(yī)院檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了有傳統(tǒng)管理手段向現(xiàn)代信息化管理的轉(zhuǎn)變。但是醫(yī)院檔案管理缺乏針對性管理，科室之間不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。同時醫(yī)院檔案信息技術(shù)管理應用不徹底，只實現(xiàn)了收集、整理、查閱的功能，缺乏對檔案系統(tǒng)的反饋分析。

2.3 缺乏主動服務(wù)意識

醫(yī)院對醫(yī)院檔案管理缺乏重視，簡單的認為醫(yī)院檔案管理只需要保管好各項資料，便于隨時查閱即可，不能從本質(zhì)上意識到醫(yī)院檔案管理的重要性。由于以上原因，導致醫(yī)院檔案管理歷史完整性無法保證，并且一般文書檔案保管還停留在被動保管，缺乏主動服務(wù)意識，嚴重阻礙檔案管理模式改革的發(fā)展。

3 檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用

3.1 加強醫(yī)院檔案管理的重視

為了促進醫(yī)院檔案管理模式的改革，提高檔案管理質(zhì)量，首先必須加強醫(yī)院各級工作人員對的檔案管理的重視，尤其是檔案管理工作人員。同時檔案管理人員應具備較高的思想政治素質(zhì)和職業(yè)道德水準，工作嚴謹負責，平時注重技能培訓，注重加強對檔案法規(guī)、信息管理等專業(yè)知識的學習[4]。

3.2 健全檔案管理體制

為了促進醫(yī)院檔案管理模式的改革，應健全醫(yī)院檔案管理體制。作為檔案管理人員應明確自身職責，并積極做好檔案的收集、歸類、保管。同時實現(xiàn)責任制制度，將責任落到實處，做好材料接收、轉(zhuǎn)入有機檔案查閱等登記工作。此外，檔案管理辦公室應加強對各職能部門檔案管理狀況的監(jiān)控，備存各職能科室檔案目錄一份，以便隨時掌握情況，加強管理，實行“分級管理”與“統(tǒng)一領(lǐng)導”相結(jié)合。

3.3 加強對檔案內(nèi)容的鑒別

檔案的真實性是檔案的生命力，失去真實，檔案就失去了其重要地利用價值。因此，檔案管理人員應該重視對材料真?zhèn)蔚蔫b別，提高自身對虛假材料真實性的還原能力。同時除了提高個人的能力，還要嚴格審核制度，對于檔案內(nèi)容的審核要嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行[5]。

3.4 順應時代應用信息化化檔案管理方式

由于醫(yī)院檔案是一個是動態(tài)的過程，因此為了提高檔案管理的效率，減輕管理工作者工作量，實現(xiàn)動態(tài)管理檔案，應該應用現(xiàn)代化管理方式。通過計算機使檔案管理數(shù)字化、信息化，便于查閱和更新，保證了檔案信息的時效性和準確性，促進檔案管理水平的提高。同時加強對相應軟件系統(tǒng)的建立，實現(xiàn)對檔案的備份與維護，進一步提高檔案管理工作效率。

3.5 提升醫(yī)院檔案的服務(wù)效能

長久以來，醫(yī)院更多的重視醫(yī)療服務(wù)，忽視了醫(yī)院檔案管理的價值所在。醫(yī)院檔案管理的目的是提供利用，實現(xiàn)管理的價值。所以，醫(yī)院檔案管理部門在做好管理的同時，應改變傳統(tǒng)的理念，變被動提供查閱為主動宣傳。例如在醫(yī)院文化建設(shè)宣傳方面，提供全方位的信息，尤其是照片檔案，有效發(fā)揮檔案的作用。或者人事檔案，有效整合醫(yī)院人事數(shù)據(jù)，高效應用醫(yī)院人力資源管理，為醫(yī)院人力資源管理提供參考依據(jù)。

3.6 加強檔案管理隊伍建設(shè)

為了提高醫(yī)院檔案管理人員的工作積極性，促進綜合素質(zhì)的提高，醫(yī)院應加強對檔案管理工作人員的重視，并加大對檔案管理人才的培養(yǎng)力度。定期組織管理人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓，提高現(xiàn)代化檔案管理水平，并且使檔案管理人員熟練掌握對檔案材料的整理、鑒別以及歸檔等技術(shù)。只有不斷的提高檔案管理人員管理水平，加強對檔案管理隊伍的建設(shè)，才能充分調(diào)動工作人員的熱情。

4 結(jié)語

隨著醫(yī)院檔案管理模式的改革，醫(yī)院檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)和要求。醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容繁復，通過管理模式的改革，使醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)了專業(yè)性、信息性，進一步確保了醫(yī)院檔案管理模式的科學化、合理化發(fā)展，提升醫(yī)院檔案管理水平。

通過對醫(yī)院檔案管理模式的改革，提高了醫(yī)院檔案管理水平，實現(xiàn)了對醫(yī)院檔案管理模式的優(yōu)化，進一步提高醫(yī)院的競爭力。通過科學、合理的管理檔案，提高了醫(yī)院整體服務(wù)水平，為醫(yī)院的健康快速發(fā)展做出了貢獻。總而言之，應該從醫(yī)院時間出發(fā)，對檔案管理存在的問題進行深入研究，并健全檔案管理制度，規(guī)范各項管理內(nèi)容和過程，加大對檔案管理人才的培養(yǎng)，重視對檔案信息化管理建設(shè)，才能真正意義上實現(xiàn)對醫(yī)院檔案管理模式的改革，才能促進醫(yī)院檔案管理水平的提高。

[1]李理.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用[J].世界最新醫(yī)學信息文摘，2015，15（70）：170-171.

[2]代文婷，劉鐵強，王玉蓉.淺議醫(yī)院檔案管理與檔案升級工作[J].中國醫(yī)院管理，2016，32（6）：50.

[3]王歡.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用[J].安徽農(nóng)業(yè)大學學報（社會科學版），2014，23（4）：67-69.

[4]劉少德.檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應用探討[J].哈爾濱醫(yī)藥,2014(02).

[5]楊慧莉.醫(yī)院管理現(xiàn)代化和建立現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理新模式[J].齊齊哈爾醫(yī)學院學報,2015(11).

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1672-5018（2017）03-261-01