多館舍環境下的動態典藏實現方式：技術與制度研究

王強

摘 要：自20世紀90年代以來，我國高校擴招、擴建以及重組合并形成多校區的局面。這給圖書館的典藏管理帶來巨大挑戰。介紹了“動態典藏”的概念、意義、可行性及產生背景，并在此基礎出提出了實現動態典藏的方式。實現動態典藏的方式主要有優化館藏結構、做好流通數據統計、創新管理體制以及電子設備典藏功能的技術支持。

關鍵詞：圖書館；動態典藏；典藏技術；典藏制度

中圖分類號：G250 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.03.009

1 “動態典藏”概念及產生背景

1.1 “動態典藏”概念

動態典藏就是在文獻資源整合完畢、各校區分館館藏和讀者群相對穩定的條件下，對仍然發生在各校區分館間跨館流通的異地流圖書實行在還書地就近上架，而不再回歸原館的典藏機制。動態典藏制度是一種自動平衡和自我完善的機制，打破了傳統的藏書管理模式，也是多校區分館合理配置館藏的有效措施。

1.2 多校區、多館舍的出現

自20世紀90年代以來，我國高校普遍采取了擴招、擴建以及合并重組等舉措，以發揮規模辦學的效益。在高校規模急劇擴張的這種背景下，為更好地為教學科研服務，很多高校先后修建新館，實行“一館制”集中辦館，但大多數高校還是沿用了分散在不同校區的舊圖書館。以上這些因素共同促成了當前我國高校圖書館跨校區多分館的局面。在這種大背景下，多校區、多館舍的出現給圖書館的館藏管理帶來巨大挑戰。

1.3 多館舍典藏工作困境

對于高校中多館舍的出現，傳統典藏制度很難適應這種變化。因此，很多高校圖書館采取一些應對措施，歸納起來主要有：①重新調整館藏布局，根據學科設置和讀者群的變化重新劃定各館藏書特色和范圍，建立專業分館；②保持原有館藏布局，加強文獻傳遞；③采用“一卡通”“通借通還”等方式跨館借閱。

雖然以上措施在一定程度上緩解了矛盾，但是，仍然存在著一些不足，歸納起來主要有：①多校區、多館藏點可能導致分書、運書等過程工作量增加，使得圖書館的運行成本加大；②由于增加了分揀、運書等環節，延長了圖書的流通周期，造成圖書利用率大大降低；③如果典藏僅按各校區學科特色分配入藏，不能滿足用戶多樣性的需求；④傳統的文獻典藏崗位設置在采編部門，圖書經初次分配到某個館藏地后，不管是否合理，很少二次調配典藏。

2 動態典藏機制的可行性分析

2.1 學科交融性增強

學科交融性增強是動態典藏機制的理論基石。學科交叉性與融合性日益加強，使得文獻的歸類具有多種選擇。在編目時，一種文獻可以同時歸屬兩種甚至兩種以上學科，也就對應著不同學科領域的讀者群。各個學科專業的交叉和融合，將文獻資源分類的難度大大增加。從理論上講，一個絕對合理的典藏分配模式，同時能滿足所有用戶的文獻需求是不存在的，因而建

立一種具有自我調節和完善功能的典藏分配機制很有必要，動態典藏模式便應運而生。

2.2 讀者需求變化

讀者需求變化是動態典藏機制的發展動力。讀者的需求是相對活動的、變化的、主動的，始終處于一種動態變化的狀態，而文獻分配是由人按一定規章制度來操作的，是相對固定的、被動的。產生跨館借閱現象在某種程度上說是因為典藏失衡或藏書分配不科學，是因為典藏到各分館的文獻與讀者的實際需求不吻合而產生的。雖然這種矛盾可以隨著典藏工作水平的提高有所緩和，但永遠不可能完全消除。

2.3 動態典藏不會影響讀者對圖書的借閱

動態典藏機制是建立在目錄索引數字化基礎上的一種全新的典藏模式，因為有機讀目錄數字化的引導，圖書典藏位置的變動、調整可以隨時提供給讀者，因而不會影響讀者對更改過館藏地圖書的借閱。

3 動態典藏意義

3.1 提高了圖書資源的利用率

實行動態典藏后，根據讀者對圖書的利用情況來確定其館藏地，以方便讀者為目的，對跨館歸還的圖書再實行就地典藏。改善了跨館流通圖書的滯留問題，減少了圖書上架前的滯留時間，流通周期縮短，提高了圖書的利用效率。

3.2 減少了管理成本

減少了各館之間的運書工作量，從而使圖書管理的運行成本降低。對異地歸還的圖書可實行就地典藏，根據讀者的借閱、歸還情況重新確定圖書的館藏地。實行圖書在還書地就地典藏，減少了各館間的運書工作量，有效降低了圖書管理的運行成本。

3.3 為文獻采訪提供參考

采購是圖書典藏的基礎，典藏是文獻采購的延續。動態典藏根據館藏圖書的利用情況進行調整，可將圖書的流通數據分析結果定期反饋至文獻采訪部，為書刊采訪提供翔實、可靠的參考信息。根據讀者需求及時通報不同文獻的品種和復本需求，可使圖書館的文獻資源建設獲得一個更高的起點。

4 動態典藏的實現方式

4.1 工作流程及制度

4.1.1 劃分典藏區域

根據讀者的需要，可按圖書利用率的高低和新舊程度來劃分不同借閱區域的布局模式，將整個館藏劃分為高流通率圖書藏書區（含新書專架），較高流通率圖書藏書區（含新書專架），低流通率、陳舊的圖書藏書區（典藏區）3個大的藏書借閱區域。3個借閱區域全部實行全架開放的借閱方式，使讀者能夠充分利用館藏資源，提高圖書的利用效率。

4.1.2 創新管理體制

現高校圖書館的讀者服務部門和文獻典藏部門間缺乏足夠的聯系和溝通，相互較為獨立。一方面，藏書典藏人員憑借工作經驗和少量讀者的反饋意見來分配圖書；另一方面，讀者服務部門在一線直接服務于讀者，能夠直接地觀察到圖書的借閱、歸還情況，卻沒有典藏權。因此，可將主要的典藏權限從采編部門劃到讀者服務部門，并設立典藏調配崗，通過觀察圖書的流通情況來進行藏書的二次調配，使每一本圖書都能被讀者充分利用。

4.1.3 做好流通數據統計

圖書的流通數據統計通常有以下3種方法：①利用圖書館自動化管理系統統計出館藏文獻的借閱、歸還情況數據，跨館流通圖書的流通數據等。②采用對外借圖書加蓋歸還日期章的方法。圖書被借閱的次數越多，加蓋的日期章就會越多，圖書典藏人員可以通過日期章的多少來判斷圖書的利用情況，并根據利用率的高低對圖書進行調配。③做好整架記錄。記錄統計出每天整架時書架的亂架情況，亂架越嚴重的圖書就是讀者越感興趣的圖書，利用率較高；反之，無人問津書架上的圖書就是藏書利用率低的圖書，適合長期外借調配到低流通率圖書藏書區。

4.1.4 運作方法

本文的動態典藏包含兩大部分：①某館舍內部圖書的動態典藏。在某一特定館舍內部，會劃分高、較高、低流通率藏書區，根據讀者的需求及圖書的利用率，圖書在不同利用率藏書區內動態流動。②跨館流通圖書的動態典藏。對于發生在各分館間跨館流通的圖書實行在還書地就近上架，而不再回歸原館的典藏制度。

4.1.4.1 某一館舍內部的動態典藏

圖1為館內不同藏書區的動態典藏路線。

在原有館藏的基礎上，根據各校區分館對應的學科專業設置、讀者需求等因素進行初次分配。將新書分配入藏到借閱區的思路是：先放入新書架供讀者就地閱覽或短期外借，經過一個月的觀察（具體時間因館而異），經讀者借閱過的新書都不再放回新書架，直接二次分配典藏到高流通率藏書區域供讀者借閱，而未被讀者借閱仍留在新書專架上的圖書，就是利用率相對較低的圖書，將這部分圖書調配到流通率較高的藏書區供讀者借閱。這樣，新書專架就起到了根據新書利用率來分流圖書的作用。根據同樣的原則，在較高流通率藏書區內也設置新書架，除了放置直接典藏來的高復本的新書之外，還可放置從高流通率藏書區調配來的短期外借限制下利用率不高的書籍供讀者借閱。經過一定時期的流通以后，根據借閱統計的結果，將利用率低的圖書調配至低流通率藏書區。反之，如果在較高流通率藏書區及低流通率藏書區發現其流通率高于本身所在典藏區的圖書，可以將它們調配到圖書利用率更高的藏書區。這樣，根據圖書利用率的變化，圖書可以順向流動，也可逆向流動，形成良性的動態循環，真正實現對藏書的動態調配管理。在所有藏書區內，只要發現從未借閱過或很少借閱過的圖書，即認定為不符合讀者現在的借閱需要，可將這部分圖書典藏到低流通率藏書區，供讀者長期借閱。

4.1.4.2 跨館流通圖書的動態典藏

在多分館環境下，當文獻資源到達典藏部門后，典藏人員需要依據各校區學科專業設置進行初次典藏。當某一圖書在有復本保障的情況下，可將復本典藏到其他分館，以便滿足各分館讀者之需。初次分配后，有些文獻資源通過跨館借閱在各分館間跨館流通，典藏人員應及時對這些異地流動圖書的流通數據進行詳細、科學的分析和判斷。如果跨館借閱、歸還只是個別現象，則將圖書運回原館；如果反復出現群體性借閱，并且多于原館的借閱次數，則就近上架；如果跨館借閱次數和原館借閱次數都很高，則需要考慮增加復本或縮短借閱周期或提供電子版圖書供網上閱讀，同時將信息反饋給典藏人員和采編人員，作為今后采購圖書和典藏工作的參考依據。對于公共圖書資源的典藏調整，如果是跨館利用率高的圖書建，議就近上架。這樣做能縮短上架時間，提高借閱率。一般來講，專業較強的圖書流通情況則相對較穩定，因為它是以各校區學科專業設置為主來進行館藏布局的。各校區的學科專業是文獻資源規劃、采購和初次典藏分配首先考慮的因素。如果出現專業學科圖書跨館借閱率較高的情況，則說明該類專業學科圖書具有交叉性，建議對復本在各館進行靈活調配。

圖2為跨館流通圖書的動態典藏。

4.2 技術支持

4.2.1 總體目標要求

要隨之動態地掌握館藏圖書流通的實際情況，要提供能夠在圖書館內任何區域對圖書進行可移動式的、實時操作的典藏管理手段，要實現典藏地址數據的實時動態更新。要使圖書調撥、清查、剔舊、定位等階段性工作與日常性架位維護整理工作相融合。為避免重復性勞動，要將盤點、調撥、定位和典藏功能集成于一體化，實現盤點、調撥和定位即完成典藏工作，

在典藏的同時也可完成定位、盤點和調撥工作。對典藏數據和流通數據可按操作時間段、調撥地、典藏狀態、盤點狀態、外借狀態、文獻類型等分類排序、分組匯總等功能，以便全面反映館藏總體情況。同時要配備可以掃描條碼、二維碼，讀取RFID磁條功能的智能硬件設備以及相應配套的開發軟件。

4.2.2 PC（電腦）典藏管理功能

電腦的核心功能是實現初次典藏和典藏數據的明細查詢、匯總查詢以及典藏前的數據驗收、編目等預處理。明細查詢可以看到每冊書的典藏信息與書目信息，匯總查詢可按館藏地址、書庫類型、外借狀態、圖書利用率高低和清點狀態匯總，可按利用率高低排序并統計不同利用率范圍圖書的冊數。明細數據與匯總數據均可以導出為XML格式文檔，以便反饋給相關部門作為信息參考或是作進一步的數據保存、整理分析。

4.2.3 智能 PDA 典藏管理功能

典藏工作人員需要一種小巧的可手執操作的終端。該設備要具有典藏、調撥、盤點、定位、剔舊等功能，可以在館內隨時隨地處理典藏管理工作。在沒有網絡的環境中也要能完成典藏工作，通過PDA實現數據采集，在有網絡的情況下，可進行集中式、批量處理上傳，要及時上傳更新數據庫，實現機讀目錄網絡上圖書的典藏地與圖書的實際典藏地一致。智能PDA要具有掃描RFID電子標簽、條形碼和二維碼功能，工作人員可以根據工作實際需要選擇使用，并可將變更采集的數據導出。

4.2.4 金盤自動化系統中典藏功能

金盤自動化系統可用于集中典藏圖書，把圖書分配到相應的典藏庫。金盤系統可記錄每冊圖書的典藏及其書目信息，對圖書的驗收、編目、入藏、流通、丟失、剔舊等信息都應有相應的詳細記錄。

5 結束語

動態典藏機制對多校區多分館文獻資源典藏具有很好的參考價值，但由于其過程的復雜性、多樣性，在具體實施中不可照搬照抄，需要根據具體情況而定。動態典藏管理機制在圖書館的運用和研究，需要我們在圖書館工作實踐中不斷地加以總結和改進。館藏資源動態管理經歷順暢、動蕩、穩定、適應和平衡等過程。這些都是正常的。需要通過不斷的調整、完善管理機制來保證館藏形成動態的良性循環，最大限度地滿足讀者的需求，提高館藏利用率。

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〔編輯：劉曉芳〕