淺談如何提高檔案員的素質

一、影響檔案員綜合素質提高的因素

1.1 檔案管理干部隊伍結構參差不齊，檔案管理專業知識、計算機技能和編研能力的缺乏。如我們學院檔案管理干部隊伍中，41名專兼職檔案人員中年齡最大的56歲，最小的31歲，女性25名，六十年代出生11人、70年代出生15人、80年代出生15名，只有一名是學檔案專業的，沒有一名是學計算機專業的，此外，接受檔案專業培訓只有二名；從事專職檔案管理工作的二名同志都是年齡較大的工作人員，其對計算機和互聯網的認識和使用“不敏感”，學習起來存在一定的困難，這也無形中加大了檔案管理工作中的難度。

1.2檔案員得不到足夠的重視，檔案員隊伍不穩定。由于有些單位不重視檔案工作，專兼職檔案員都身兼數職，學院組建十六年來，學院綜合檔案室只有兩名檔案員，除了要完成全院檔案工作外，還兼職保密員、學院印章管理、文件上傳下達、院辦等工作。因工作任務重、兼職多、加班也多，再加上近年來職稱評定要求提高，高校職稱評聘時數量指標向教學和科研人員傾斜，造成檔案人員評職稱難，以致影響了檔案員積極性，所以專職檔案員除有一人年齡已50多歲外，已調換了四人，而且年齡是也換也大，兼職檔案員調換就更頻繁了，而我院因為是四所中專學校合并組建的一所高職院校，檔案管理工作還是原來的管理方式，屬院辦領導。沒有執行《高等學校檔案管理辦法》第十六條規定的“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。”而是有兼職檔案員收集本部門的資料移交到學院綜合檔案室，由學院綜合檔案室檔案員統一整理立卷，且兼職檔案員沒有一人參加過檔案專業培訓，所以，兼職檔案員整體業務素質不高。

1.3工作枯燥，令人心煩意亂。檔案工作本身是單一的、重復的，高校檔案工作也是如此。每天和一張張紙打交道，每天圍著一份份文件轉，收集、分類、裝訂、錄入、查閱。日復一日，年復一年，反復做，做反復，從文件資料的收集，到整理、歸檔，長年累月地做著同樣單調的事情，會顯得非常枯燥。高校的檔案工作非常繁雜，除了黨政、人事、財務等，還有高校所特有的學生檔案、教學檔案、科研檔案、重點建設檔案等，這幾項是牽涉面廣而又內容復雜的，不容有任何疏漏。另外，由于檔案工作往往是處于一種長期封閉性的工作環境，檔案員與外界溝通、交流的也少，再加上看著身邊一起工作過的同事，有的升遷，有的晉職稱、漲工資，造成檔案人員心理上心煩意亂，相對封閉，感覺寂寞無助。

二、提高檔案員素質

《高等學校檔案管理辦法》第十一條規定“高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。”面對新時期檔案工作的需要，檔案員應如何提高自身素質，本人認為，應從以下幾個方面做起。

2.1提高檔案員的思想素質。檔案員要樹立正確的世界觀、人生觀，價值觀。檔案員在工作中要樹立為人民服務、維護用戶和國家利益的價值觀、正確的職業理想。對檔案管理事業要有較高的責任感，干一行、愛一行，學一行、成一行，以良好的職業道德、嫻熟的業務技能、優質熱情的服務，在檔案管理這個清貧而又平凡的工作崗位上默默奉獻積極發揮主觀能動性，熱愛并認真地完成檔案管理工作。

2.2進行心理引導，提高思想意識。檔案管理工作繁瑣性和復雜性要求檔案員具備良好的身心素質，它是做好檔案管理工作的基本條件。檔案員職業素質不強，主要是思想上的心理因素。管理部門要加強心理引導，提高檔案員的思想意識。主要要進行以下幾方面的思想教育：一是要加強熱愛本職工作的敬業思想教育。檔案管理人員應當在工作中進行自我調適，始終保持的一種持續、積極、發展的心理狀態，堅信所從事的事業是偉大的，并為自己所從事的事業感到自豪。在高校，并不是只有教學和科研是唯一的，檔案工作可以為教學和科研提供很好的信息服務，這個工作是必需的，不是可有可無的。二是加強甘于奉獻思想教育。必須有甘于奉獻和愛崗位敬業的精神。檔案工作畢竟是為其他部門提供服務的，是幕后的默默無聞者，要有甘為人梯的犧牲精神。才能以飽滿的心態，全心全意的投入到檔案管理工作中，在平凡的工作崗位上做出色的成績。三是加強創新意識教育。高校檔案工作在整個檔案系統來說，應該是走在最前面的。高校檔案員要充分利用資源的優勢，走出一條檔案工作的創新之路，要在鉆研業務的過程中找到檔案管理工作的新辦法、新思路，讓一成不變的檔案管理工作變成無盡的求知探索之地，不斷推陳出新，提高檔案員的鉆研興趣，使之能夠樂于創造，敢于求新，為高校檔案建設做出更大地貢獻。同時，檔案工作的室內工作性質及庫房環境，還需要檔案員要注意用適宜的方法增加運動、鍛煉身體，使自己有具有健康的體魄，全身心的投入到檔案管理工作中。

2.3優化知識結構，努力提高文化業務素質。檔案員首先要努力學習基本的科學文化知識和現代化技術，通過學習提高文化素質，優化知識結構，使自己成為博覽全書、“無所不知”的“雜家”，才能適應新時期、新形勢的需要。同時，檔案收集、整理、鑒定、保管、統計和利用等基本環節，每個環節都有一整套理論和工作規范。并且，高校檔案工作面廣，檔案種類繁多，有黨群、行政、教學、學生、科學研究、產品、基建、設備、出版、外事、財會等等。檔案工作的這些專業特點，要求檔案員除了具備一定的文化知識外，還應掌握檔案專業理論知識、現代檔案業務操作技術和廣博的基礎知識，包括哲學，歷史學、語言文字及外語知識，還必須具有對檔案信息資源進行掃描加工、數量控制、質量監控、數據錄入以及擁有檔案信息化所需人、財、物的統籌兼顧管理等能力。因此，檔案行政部門要采取多種途徑和方法開展繼續教育工作，比如像高校開設網絡講座那樣，聘請檔案和計算機專家進行一些專題講座，如2014年湖北省檔案局印發了《湖北省紙質檔案數字化操作規程》這個文件，檔案業務主管部門應該對這類文件進行解讀、培訓，便于檔案員操作。

承載昨天的厚重，開拓明天的精彩。只要檔案員愛崗敬業、務實高效，事業心、責任感強；勇于探索、開拓創新，積極向上、朝氣蓬勃，把自己的心血全部融入到了檔案工作中，讓理想在平凡的崗位上綻放出璀璨的光芒！

作者簡介： 龔襄珊 （1960— ），女， 湖北崇陽人， 襄陽職業技術學院檔案室副研究館員。