紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

鄧良城

摘 要：檔案在發展過程中對于人們歷史記錄的查詢有著重要的意義，人們可以在不同時期通過檔案記錄下重要的歷史原件信息，以便作為一種憑證為日后查詢提供參考意見。但是近年來，隨著各種信息技術的層出不窮，對于檔案的發展也提出了新的標準和要求，傳統的檔案記錄方式已經不能再適應時代社會發展的需要，其存在的弊端也較大。所以文章主要從傳統紙質檔案存在的缺陷性上進行簡要的分析與總結，并結合現有的信息技術提出電子檔案發展的重要意義，希望通過文章的介紹可以為相關工作人員提供一定的參考意見，并推動我國檔案事業的發展建設。

關鍵詞：紙質檔案管理；電子檔案管理；融合；探討

1 電子檔案管理的產生和電子檔案管理的優缺點

1.1 電子檔案管理的產生

電子檔案的產生是在信息技術及計算機技術高速發展的前提下應運而生的，符合時代社會發展的需要，電子檔案可以改變原有傳統檔案的記錄方式，并通過簡便的方式加以保存，在利用的過程中不需要再過費時，就能夠在短時間內搜索到自己想要查找的信息資料，并通過計算機處理技術來完成信息的合成與使用，這是傳統檔案技術所不能比擬的。

1.2 電子檔案管理的優缺點

電子檔案作為信息技術也計算機技術結合的產物主要由以下優點：電子檔案可以把文件的多媒體性體現出來，可以更加形象地展現文件所要表達的內容，方便讀者可以更好的理解文件內容，而且電子檔案的儲存空間小，信息量大，還能夠長期保存，便于復制、傳送；電子檔案可以使讀者閱讀更加方面，便于查找讀者所需內容。電子檔案也有其缺點：電子檔案的載體主要是光盤、磁盤、磁帶，這些載體具有不穩定性，壽命較短，容易被氧化，或者背化學試劑破壞；電子檔案是在信息技術與計算機技術結合的基礎上產生的所以電子檔案很依賴計算機，沒有計算機就不能夠建立電子閱讀檔案；電子檔案容易遭到更改，或者遭到電腦病毒入侵，所以電子檔案的安全性不高；電子檔案的保存比較困難，容易受到灰塵、磁場、溫度等破壞。

2 紙質檔案管理的獨特價值及弊端

2.1 紙質檔案管理的獨特價值

紙質檔案存儲的真實性是電子檔案存儲所不具備的一個優點，讀者在進行查閱過程中可以真實感受到紙質檔案記錄的真實性，但是紙質檔案存儲的時間要受到自身條件的影響，相比較電子檔案存儲，紙質的壽命要短一些，而容易被人更改信息資料，使得數據的準確性就會大為的降低。在提供參考數據的同時會引起人們的質疑。但電子檔案存儲也存在諸多的弊端，容易受到電磁干擾，存儲過程中一旦出現此問題就容易發生數據丟失的現象，難以保存但整個電子檔案的存儲時間卻很長。

2.2 紙質檔案管理的弊端

雖然紙質檔案有如此多的優點但是不乏也有一些缺點：第一，紙質檔案的保存條件要求比較嚴格，紙質檔案的載體是紙張，紙張的主要成分是纖維素。在酸堿的化學試劑作用下容易遭到破壞。第二，紙質檔案在儲存上占用空間大，存儲的設備需要購買，費用較大，進而加大了存儲成本。

3 電子檔案管理與紙質檔案管理的融合

3.1 電子檔案管理與紙質檔案管理的共存

雖然一定程度上來講，電子檔案有著較多的優勢，但是從檔案事業的長久發展來看，檔案管理在發展過程中必須將電子檔案與傳統的紙質檔案管理相結合才能更好地推動檔案事業的發展。兩者共存的主要原因體現在以下等幾個方面：第一，電子檔案是在傳統檔案基礎上發展而來的，只不過是利用了現代化信息技術及計算機的使用，使得檔案更加便利，相關人員為了提高工作效率在條件允許的前提下將傳統紙質檔案管理的方式改變了電子檔案管理的方式，但是這種轉變方式的存儲并不是就要完全取代紙質檔案的記錄方式。第二，電子檔案記錄的形式雖然很大程度上能夠改變工作方式，提高效率。但是在重要內容上也需要紙質檔案記錄的配合，因為信息數據的存儲容易出現丟失或是泄漏等問題，這對于檔案的安全性而言是極為不利的。所以作為檔案管理者要充分考慮到這一點，將重要的信息數據在紙質檔案上備份。這樣一旦電子檔子數據出現丟失等問題便能夠通過查詢紙質檔案進行第一時間的解決。

此外，并不是所有地區都適合采用電子檔案存儲的方式，在一些相對比較落后的地區，人們對于電子信息技術還不是很了解，斷然改變傳統的存儲方式不僅僅會增加成本，還需要大量的這方面的專業人才，電子檔案存儲要求檔案人員不僅熟悉檔案的日常操作，還要具備專業的計算機技術技能，這樣才能將電子檔案很好的運用。

3.2 電子檔案管理與紙質檔案管理的互動

檔案管理形式通常情況下是由電子檔案與紙質檔案管理兩種方式存在，并且每種存儲管理方式都存在的很明顯的優缺點，這就需要檔案管理工作者在日常的管理過程中能夠將具體的實際情況反映出來，然后選擇以哪種檔案管理方式進行存儲，哪種為輔。在分清楚檔案管理方式的前提下才能做好檔案管理工作，充分發揮每一種檔案管理方式在檔案中的重要作用。相互促進和相互推動就自我功能完善的有機結合，這樣做的主要目的是不僅僅可以大大提高工作效率，還能節約成本。兩者相互促進及完善的具體表現主要體現在以下兩點：

第一，電子檔案管理對紙質檔案管理的影響，前者可以加速后者的改進速度。紙質檔案管理受到電子檔案的影響，直接加速了檔案管理流程，對于檔案一體化的推進具有重要的意義。還有電子檔案管理的實體管理模式促進了紙質檔案管理，實體系統與固定的關系檔案是傳統紙質檔案管理的基礎，二者建立良好的關系才能夠對檔案進行檢索。電子檔案管理具有快速檢索的功能，加之互聯網的應用，讀者能夠更加方便地瀏覽到自己所需要的信息，而且電子檔案管理可以根據不同的需求建立不同的聯系，紙質檔案借助電子檔案的實體管理可以通過軟件檢索而更加快速地找到所需的紙質檔案。第二，在紙質檔案管理的影響下，電子檔案管理可以變得更加完善。兩者可以在相互影響下取長補短，然后進一步發展，形成一種綜合管理系統。

4 結束語

從上面的分析得知，檔案管理在發展過程中要想在激烈的市場競爭中獲得較好的發展，就必須加強整體的優化創新與改革。在信息技術的大背景環境下，將各種計算機技術融入到檔案管理過程中，將電子檔案管理與紙質檔案管理有機的結合，相互促進，相互彌補存在的不足，與此同時還要運用科學的管理方式來完善對于檔案管理的保護，通過建立監督管理機制來促進檔案人員對于信息數據的重視，做好檔案管理工作。這也是為了更好地推動我國經濟建設的發展，為人們便捷的生活提供有效的檔案管理，進而改變人們對于傳統檔案認識的不足，使得檔案管理的作用能夠得到有效的發揮。

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