日本高校行政管理信息化發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)及啟示

呼斯樂

摘 要：我國目前的各類高校正面臨著如何順利將行政管理信息化發(fā)展的問題。作為具有國際先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和IT技術(shù)的日本在行政管理信息化方面有著不可或缺的經(jīng)驗(yàn)和發(fā)展規(guī)律。文章通過梳理日本高校行政管理信息化發(fā)展的脈絡(luò)，總結(jié)了有利于我國高校行政信息化發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)和啟示。

關(guān)鍵詞：日本高校；行政管理信息化；電子政府；高校信息技術(shù)

進(jìn)入21世紀(jì)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與因特網(wǎng)的普及和IT（Information Technology）

業(yè)的迅猛發(fā)展，人類社會向高度信息化時(shí)代邁進(jìn)。我國目前的各類高校也面臨著如何順利將行政管理信息化發(fā)展的問題。作為具有國際先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和IT技術(shù)的日本是如何培養(yǎng)具有高度信息素養(yǎng)的教育工作者、如何充實(shí)和完善高校信息技術(shù)教育內(nèi)容、如何整合和利用信息通信系統(tǒng)、如何與國內(nèi)外大學(xué)及研究機(jī)構(gòu)進(jìn)行資源共享共建，建設(shè)和整備高度信息化教育研究環(huán)境以及確立學(xué)習(xí)支援平臺，從而實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)營的大學(xué)信息化體制的，這些都是我國各類高校值得學(xué)習(xí)和借鑒的。

一、日本高校行政管理信息化的構(gòu)建和理念

日本政府于1994年制定《行政管理信息化推進(jìn)基本計(jì)劃》以來，全面開展了政府機(jī)關(guān)的信息化。其后，由于網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展，日本政府于1997年又推進(jìn)了21世紀(jì)初期實(shí)現(xiàn)政府機(jī)關(guān)高度信息化的“電子政府”的新目標(biāo)。這標(biāo)志著政府信息化的正式開始。行政管理信息化是在“電子政府”推進(jìn)計(jì)劃的基礎(chǔ)上逐步制定和推進(jìn)的又一項(xiàng)重要舉措。

2000年11月27日的IT戰(zhàn)略會議上制定了IT基本戰(zhàn)略計(jì)劃指出，未來五年內(nèi)日本將成為世界具有最先進(jìn)技術(shù)的IT國家之一。內(nèi)容包括信息高速公路的整備以及競爭策略、電子商務(wù)規(guī)則及新環(huán)境整備、實(shí)現(xiàn)“電子政府”、強(qiáng)化人才培養(yǎng)等。在此基礎(chǔ)上逐步完成和落實(shí)概念推廣、平臺建設(shè)等各項(xiàng)工作。

日本高校行政管理信息化平臺構(gòu)想是指，利用高度信息技術(shù)手段和IT關(guān)聯(lián)技術(shù)對國立大學(xué)教育、教學(xué)、科研等領(lǐng)域進(jìn)行服務(wù)與管理的平臺構(gòu)想。在日本726所公立、私立大學(xué)中，金澤大學(xué)和九州大學(xué)是建立大學(xué)行政管理信息化模式的代表。其在推進(jìn)大學(xué)行政管理信息化的過程中，首先制定了《大學(xué)校務(wù)管理信息化實(shí)施計(jì)劃》，并對具體的實(shí)施細(xì)則進(jìn)行研討，解決了傳統(tǒng)校務(wù)工作中普遍存在的問題。

多所國立大學(xué)實(shí)現(xiàn)校務(wù)信息化的指導(dǎo)方針來源于1996年12月的日本內(nèi)閣會議關(guān)于行政事務(wù)改革的若干條例，即提供行政信息、申請申報(bào)手續(xù)的信息化、實(shí)施一站式服務(wù)、各類調(diào)度手續(xù)的信息化、日常事務(wù)的簡約化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺的高度化、事務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化等，并在此基礎(chǔ)上提出了關(guān)于建立高校行政管理信息化平臺的若干理念：①建立符合“電子政府”、消減行政成本、減少人員數(shù)量等政府需求的行政管理信息化平臺；②建立符合信息公開、繼續(xù)教育、公開講座等社會需求的行政管理信息化平臺；③建立符合多種教育、國際教育、人文教育等教育需求的行政管理信息化平臺；④建立符合國際化研究、效率化研究的教育科研需求的行政管理信息化平臺；⑤建立符合快捷的、公開的、低成本的、事務(wù)需求的行政管理信息化平臺。

二、日本高校行政管理信息化平臺的實(shí)施

日本各大高校在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在超高速LAN信息網(wǎng)絡(luò)平臺的基礎(chǔ)上，積極導(dǎo)入現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)技術(shù)，對學(xué)內(nèi)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行升級和整合，逐步完成以下機(jī)能的服務(wù)項(xiàng)目：①實(shí)現(xiàn)教職人員、學(xué)生、社會人等的相關(guān)手續(xù)的辦理和信息化服務(wù)；②實(shí)現(xiàn)信息源定位，事務(wù)手續(xù)自動化和電子裁決高效化；③實(shí)現(xiàn)辦公自動化，即行政管理事務(wù)無紙化；④實(shí)現(xiàn)對手機(jī)和移動電腦等進(jìn)行信息化服務(wù)；⑤為殘疾人提供人性化服務(wù)；⑥實(shí)現(xiàn)教職人員事務(wù)處理信息共有化；⑦實(shí)現(xiàn)電視會議、電子會議、網(wǎng)絡(luò)會議等的效率化和情報(bào)化；⑧實(shí)現(xiàn)學(xué)務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、會計(jì)系統(tǒng)等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)集成，建立綜合信息系統(tǒng)模式；⑨實(shí)現(xiàn)大學(xué)管理、運(yùn)營、政策制定等多元分析報(bào)告的信息提供模式；⑩保證信息的互通互聯(lián)和信息安全性，實(shí)現(xiàn)安全信息管理模式。

日本政府提出，以上機(jī)能和服務(wù)內(nèi)容要逐年、逐項(xiàng)地落實(shí)完成。其中尤為重要的是行政管理信息化平臺利用的難易程度。為此應(yīng)著重考慮“一站式服務(wù)”和“時(shí)實(shí)服務(wù)”。還應(yīng)注重與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌，對應(yīng)用軟件進(jìn)行規(guī)范化和共通化調(diào)整。例如，在大學(xué)校務(wù)中最為突出的問題之一是接收大量的外部文件并進(jìn)行備份，復(fù)印后分發(fā)給各級有關(guān)部門，各部門再進(jìn)行二次復(fù)印、分配等，這種工作體系既不利環(huán)保也不利于提高工作效率。基于以上問題，金澤大學(xué)采用全國統(tǒng)一的“行政文件夾管理系統(tǒng)”，對各個(gè)院系所的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合后實(shí)現(xiàn)文件的共建共享。他們的做法是，引進(jìn)“文件數(shù)字化處理系統(tǒng)”對外部收取的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化加工，再利用URL“統(tǒng)一資源定位系統(tǒng)”以郵件的形式傳送給各個(gè)院系所辦公室。為強(qiáng)化行政文件管理系統(tǒng)的兼容性，充實(shí)文件管理機(jī)能的共有性，2003年金澤大學(xué)引進(jìn)了“文檔文件管理系統(tǒng)”，該系統(tǒng)可將行政文件分類整理并保存，登錄系統(tǒng)后可實(shí)時(shí)、快速地對文件進(jìn)行集中管理。文件的移管、延長、廢棄等業(yè)務(wù)也可在網(wǎng)上操作，并對其屬性進(jìn)行檢索和查詢，實(shí)現(xiàn)了行政文件的公開化和效率化的管理目標(biāo)。

三、日本高校行政管理信息化平臺的組織和推進(jìn)體制

日本各大高校在積極制定高校行政管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的實(shí)施對策有以下幾點(diǎn)：①行政管理信息化平臺的建設(shè)在組織上需要學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)的積極推進(jìn)，需要多部門協(xié)調(diào)，這些工作需要一個(gè)權(quán)威的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)來進(jìn)行；②需要建立一個(gè)類似于網(wǎng)絡(luò)信息中心的職能部門，對“信息企劃”“信息處理、服務(wù)”“信息收集、整理、保存”“信息安全保證”等業(yè)務(wù)進(jìn)行綜合管理；③需成立“行政管理信息化平臺建設(shè)推進(jìn)委員會”或“行政管理信息化平臺建設(shè)推進(jìn)辦公室”等附屬職能部門，對平臺建設(shè)進(jìn)行監(jiān)督和管理。具體實(shí)施行政管理信息化平臺，不單要靠信息技術(shù)，還需有事務(wù)組織、事務(wù)管理制度、教職員培養(yǎng)等多項(xiàng)措施的配合。

四、日本行政管理信息化對我國的啟示

隨著行政管理信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，日本高校已初步建成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、功能完善、安全可靠的校務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)平臺。統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺和應(yīng)用將提供高度的信息共享，優(yōu)化和規(guī)范的業(yè)務(wù)流程將會更加快捷、方便地為廣大師生服務(wù)并提高辦事效率透明度，這標(biāo)志著日本大學(xué)行政管理信息化的整體發(fā)展將邁入一個(gè)新階段。

中國的高校行政管理信息化建設(shè)還處于起步階段，缺少理論指導(dǎo)和實(shí)踐參照，迄今尚未有一個(gè)成型的成功模式。如何提高對高校行政管理信息化的共識，如何健全高校行政管理信息化的推進(jìn)體制，如何改善現(xiàn)行高校行政管理信息化導(dǎo)入與運(yùn)用等是擺在我們面前的問題和挑戰(zhàn)。適應(yīng)時(shí)代潮流，駕馭或引導(dǎo)時(shí)代需求，日本高校行政管理信息化建設(shè)的一些成功事例可以為我國高校行政管理信息化建設(shè)與改革提供有益的參考。

現(xiàn)在中國已成為亞太地區(qū)增長最快的信息技術(shù)市場，我國政府也正在實(shí)施科教興國戰(zhàn)略。為此，發(fā)展“電子政府”和教育信息化事業(yè)已成趨勢，大力發(fā)展教育信息化以及高校行政管理信息化也是其重要內(nèi)容之一。建立健全完善的高校行政管理信息化體制，對促進(jìn)我國高校校務(wù)處理的高效化，實(shí)現(xiàn)新型高校經(jīng)營的管理模式將發(fā)揮巨大的作用。

（作者單位：內(nèi)蒙古師范大學(xué)外國語學(xué)院）