企業(yè)協(xié)同辦公平臺與ERP系統(tǒng)集成初探

張金龍+高永兵

摘 要：信息化在人類生產(chǎn)、生活活動中起到越來越重要的作用，尤其在現(xiàn)代企業(yè)各個方面管理中得到體現(xiàn)。企業(yè)建設各種信息管理系統(tǒng)，業(yè)務區(qū)塊及差異化需求往往導致信息資源分布在不同的信息系統(tǒng)中無法整合利用，出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象。這已成為企業(yè)信息化進步發(fā)展的障礙。文章描述企業(yè)兩套信息管理系統(tǒng)即協(xié)同辦公平臺和ERP系統(tǒng)集成的研究現(xiàn)狀，對集成方式，集成后優(yōu)點進行了探究，表明了該集成對于有關企業(yè)的必要性和迫切性。

關鍵詞：協(xié)同辦公平臺；ERP；管理系統(tǒng)集成

引言

企業(yè)協(xié)同辦公平臺是最新一代辦公自動化（Office Automation， OA）系統(tǒng)，是實現(xiàn)企業(yè)智能化辦公的系統(tǒng)。企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（Enterprise Resource Planning， ERP）是對企業(yè)中物流、制造、分銷、財務等核心業(yè)務流程全面集成的信息管理系統(tǒng)。通過ERP系統(tǒng)企業(yè)可以實現(xiàn)對供應鏈的全方位管理。這兩套系統(tǒng)提供各自獨立的功能，協(xié)同辦公平臺側重于日常辦公信息傳遞審批，ERP側重于企業(yè)內(nèi)部資源之間的信息交換。在企業(yè)中，完成某業(yè)務全流程需要在兩個系統(tǒng)中頻繁地切換才能完成。此外，尚未進行集成整合前，兩系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需要手工方式切換、復制和傳遞。為了減少頻繁切換系統(tǒng)，進一步提高工作效率，同時避免數(shù)據(jù)的重復輸入以及減少手工錄入差錯，在同時具有協(xié)同辦公平臺和ERP系統(tǒng)的企業(yè)中就產(chǎn)生了OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)集成的迫切需求。

1 研究現(xiàn)狀

從90年代開始，西方國家ERP系統(tǒng)的管理范圍不斷發(fā)展擴大。不僅對現(xiàn)有的管理模塊進行優(yōu)化，還將企業(yè)的采購、生產(chǎn)、銷售、日常辦公等業(yè)務以及企業(yè)之間的商務環(huán)節(jié)納入進來。從這點看來，ERP系統(tǒng)未來發(fā)展的重點就是實現(xiàn)多產(chǎn)品間的集成整合，實現(xiàn)覆蓋企業(yè)業(yè)務全流程的強大功能。例如把協(xié)同辦公平臺處理的日常辦公審批擴展到ERP系統(tǒng)的管理模塊中去，使得ERP對企業(yè)的大多數(shù)工作進行管理，企業(yè)業(yè)務全流程管理得以實現(xiàn)[1]。

在國內(nèi)企業(yè)實際運用中，協(xié)同辦公平臺與ERP系統(tǒng)往往是兩套獨立運行的系統(tǒng)。兩系統(tǒng)的設立目的和承擔任務截然不同。企業(yè)強烈希望兩者整合集成后，將合同評審、采購、預算借款、報賬、付款、財務憑證生成、銀行付款的全流程業(yè)務可以無縫貫穿兩個系統(tǒng)，進行一體化和自動化管理。這樣做不僅提高了工作效率，而且解決了ERP系統(tǒng)審批過程過于簡單，企業(yè)多維度審批層次結構監(jiān)管得不到體現(xiàn)的嚴重問題。

2 企業(yè)協(xié)同辦公平臺-ERP系統(tǒng)集成方式

從實現(xiàn)的技術模式角度來看，目前常見的企業(yè)協(xié)同辦公平臺-ERP系統(tǒng)集成方式可分為三類：

（1）基于中間表的互訪方式。建立中間緩沖表，必須將兩個系統(tǒng)的共享數(shù)據(jù)用相同數(shù)據(jù)模型存儲，實現(xiàn)不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)互訪。但這種方式的數(shù)據(jù)一致性和實時性差，勢必影響系統(tǒng)的擴展性和靈活性，影響企業(yè)業(yè)務快速開展。

（2）基于應用程序接口（Application Programming Interface，API）的封裝集成方式。運用兩套系統(tǒng)中各自提供的函數(shù)和API訪問底層數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)傳遞和互訪。

（3）第三種集成方式就是面向服務架構（Service-Oriented Architecture，SOA）方式。對于原系統(tǒng)數(shù)據(jù)具有安全性和邏輯安全性，實現(xiàn)系統(tǒng)之間的松耦合集成，方便系統(tǒng)流程的重組和優(yōu)化[2]。

3 企業(yè)協(xié)同辦公平臺-ERP系統(tǒng)集成后優(yōu)點

3.1 保護了企業(yè)現(xiàn)有的IT基礎建設投資

目前將現(xiàn)有軟件管理系統(tǒng)整合集成的需求屬于企業(yè)信息化熱門需求。這種需求尤其體現(xiàn)在協(xié)同辦公平臺與ERP之間。利用對現(xiàn)有的兩個系統(tǒng)的重用和整合來解決新的業(yè)務需求有效地避免了重新構建管理信息系統(tǒng)，保護了現(xiàn)有的IT基礎建設投資。

3.2 實現(xiàn)兩大系統(tǒng)間互相取長補短

協(xié)同辦公平臺具有強大的工作流靈活定制功能，可適應企業(yè)各種形式審批表格和流程定制需求，滿足各種復雜多層次多維度審批。ERP產(chǎn)品的工作流是實現(xiàn)核心業(yè)務邏輯數(shù)據(jù)流。復雜多維度的行政結構的審批監(jiān)管無法滿足。因此ERP軟件在國內(nèi)企業(yè)復雜行政結構審批結構面前，工作流程快速調(diào)整方面遜色很多。此外ERP系統(tǒng)開發(fā)模式通常是將業(yè)務流程直接用程序編碼應用到系統(tǒng)架構中，每次調(diào)整業(yè)務流程都可能引發(fā)大幅程序代碼變動。這樣僵化的架構不利于工作流靈活快速調(diào)整。通過二者集成，發(fā)揮協(xié)同辦公平臺更為靈活的工作流定制功能，可以較好解決ERP系統(tǒng)的這個頑疾。ERP系統(tǒng)是事務處理系統(tǒng)，擁有提高事務處理的效率和水平的優(yōu)勢，而協(xié)同辦公平臺不具有對各種企業(yè)資源進行調(diào)配的功能，通過二者集成也可以觸發(fā)ERP核心業(yè)務發(fā)起。通過集成后的信息管理系統(tǒng)，可對企業(yè)經(jīng)營管理產(chǎn)生更好的促進作用[3]。

3.3 對企業(yè)業(yè)務流程重組（Business Process Reengineering， BPR）非常有利

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動是由各種業(yè)務流程匯聚而成。建設ERP系統(tǒng)和協(xié)同辦公平臺的過程就是對其業(yè)務流程的需求調(diào)研、數(shù)據(jù)建模和組織實施。在市場競爭進入到白熱化的今天，用戶需求時時都在變化，產(chǎn)品更新?lián)Q代快，需要不斷創(chuàng)新改善現(xiàn)有技術。企業(yè)要在這種環(huán)境下生存，必須積極調(diào)整和優(yōu)化企業(yè)的各種業(yè)務流程，甚至進行業(yè)務流程重組。協(xié)同辦公平臺與ERP系統(tǒng)集成實現(xiàn)以前，這種重組的復雜調(diào)整過程往往使企業(yè)信息化部門束手無策。但通過對企業(yè)協(xié)同辦公平臺與ERP集成，同時發(fā)揮協(xié)同辦公平臺的流程調(diào)整的便利性優(yōu)勢和ERP系統(tǒng)的結構化數(shù)據(jù)優(yōu)勢，企業(yè)BPR變得更加易于實現(xiàn)落地，提高企業(yè)的整體水平和競爭力。

4 結束語

本文通過對企業(yè)協(xié)同辦公平臺和ERP系統(tǒng)集成的需求驅動、研究現(xiàn)狀、集成后能為企業(yè)帶來各種好處著手分析探究。通過分析我們不難得出企業(yè)協(xié)同辦公平臺與ERP系統(tǒng)的集成在當前企業(yè)信息化大發(fā)展時期是十分必要的和迫切的。

參考文獻

[1]謝哲璋.工作流在ERP系統(tǒng)與OA系統(tǒng)中的整合[D].復旦大學，2012.

[2]曹曉葉，王知衍，許曉偉，等.基于SOA的企業(yè)應用集成研究與應用[J].微計算機信息，2007，36：16-18+26.

[3]Tian Y S. Research on the Enterprise Information System Integration and Collaborative Management[J]. Applied Mechanics & Materials， 2014：608-609.