辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件應(yīng)用探討

黃進(jìn)杰

摘 要：以辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件為研究對象，分析了計(jì)算機(jī)辦公軟件應(yīng)用的意義和優(yōu)劣勢，介紹了計(jì)算機(jī)辦公軟件了應(yīng)用前景，提出了計(jì)算機(jī)辦公軟件的發(fā)展前景。為此，進(jìn)一步開發(fā)辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用功能，充分突出軟件智能應(yīng)用的作用具有參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：辦公室；計(jì)算機(jī)；辦公軟件；應(yīng)用

中圖分類號：TB

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.02.088

辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件指的是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)文檔編輯、信息存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)處理和文本信息的展示等功能的軟件，是企事業(yè)單位完成日常辦公的基礎(chǔ)工具。辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用為企事業(yè)單位正常工作的有序進(jìn)行提供了可靠的保障。

1 辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件應(yīng)用的意義

辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義，并具有顯著的經(jīng)濟(jì)效益和環(huán)境效益：

1.1 經(jīng)濟(jì)效益

辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件的使用，使信息資料的編輯、傳遞和儲(chǔ)存更加快捷、便利、準(zhǔn)確，極大的提高了工作效率，有效降低了企業(yè)的運(yùn)營成本，為實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公提供條件，為企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的有序開展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，經(jīng)濟(jì)效益明顯。

1.2 環(huán)境效益

辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件的使用，使無紙化辦公方式的實(shí)現(xiàn)成為了可能，信息的精準(zhǔn)記錄避免了人工操作失誤的可能。計(jì)算機(jī)辦公軟件顯著減少了辦公過程中的紙張浪費(fèi)，資料保存也無需占用較大空間的房屋，環(huán)境效益明顯。

2 計(jì)算機(jī)辦公軟件的優(yōu)劣勢分析

2.1 計(jì)算機(jī)辦公軟件的優(yōu)勢分析

2.1.1 信息的高效處理和分類儲(chǔ)存

與傳統(tǒng)的人工信息處理方法相比，計(jì)算機(jī)辦公軟件可以實(shí)現(xiàn)信息的高校、準(zhǔn)確處理，包括快速進(jìn)行文檔的編輯、修改、拷貝；準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計(jì)；演示文檔的制作等。計(jì)算機(jī)辦公軟件還可以對信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)，統(tǒng)一管理，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的原理和特點(diǎn)使企業(yè)不再需要大面積的檔案室來保管資料，僅1MB的容量可以存儲(chǔ)50多萬漢字。計(jì)算機(jī)辦公軟件還能實(shí)現(xiàn)資料的智能檢索，減輕資料管理人員的工作量，提高資料管理工作的質(zhì)量和效率，有效提高文檔的管理水平和利用效率。

2.1.2 辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)

計(jì)算機(jī)辦公軟件的使用使辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)成為可能。計(jì)算機(jī)辦公軟件使文字、數(shù)據(jù)等信息資料以統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)，為信息的有效傳遞和交流創(chuàng)造條件。計(jì)算機(jī)辦公軟件實(shí)現(xiàn)了對文字、數(shù)據(jù)、圖片、視頻等信息識別、收取、存儲(chǔ)的自動(dòng)化控制，進(jìn)一步促進(jìn)了工作效率的提高。計(jì)算機(jī)辦公軟件為各種計(jì)算機(jī)技術(shù)（如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、圖像處理技術(shù)）的開發(fā)和集成提供了平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的智能處理、視頻的自主識別、網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公等。計(jì)算機(jī)辦公軟件的使用使信息傳遞不再局限于文字，信息處理不再依靠人工，信息交流不再局限于場所。

2.2 計(jì)算機(jī)辦公軟件的劣勢分析

2.2.1 資料安全性易受到威脅

資料的安全性是使用計(jì)算機(jī)辦公軟件辦公的最主要風(fēng)險(xiǎn)。利用計(jì)算機(jī)辦公軟件編輯和處理文字信息時(shí)，計(jì)算機(jī)設(shè)備問題或軟件運(yùn)行問題會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或出錯(cuò)，網(wǎng)絡(luò)安全問題會(huì)導(dǎo)致信息的無意泄露或被他人竊取。企業(yè)重要數(shù)據(jù)信息丟失，特別是涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密的信息丟失，會(huì)對國家安全造成較大威脅，給企業(yè)造成巨額的經(jīng)濟(jì)損失。為提高資料安全性，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件的維護(hù)和管理工作，定期、不定期對計(jì)算機(jī)進(jìn)行查毒、殺毒，檢查網(wǎng)絡(luò)的安全性和計(jì)算機(jī)的運(yùn)行狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)維護(hù)、修理。對信息資料及時(shí)備份和保存、辦公數(shù)據(jù)恢復(fù)軟件的開發(fā)和使用也是保障資料安全性的有效方法。

2.2.2 軟件個(gè)性化需求無法滿足

計(jì)算機(jī)辦公軟件無法滿足軟件個(gè)性化使用需求。計(jì)算機(jī)辦公軟件提供了固定的使用流程和模塊，統(tǒng)一文檔格式，以便于信息的交流和存儲(chǔ)，但這也成為限制個(gè)性化使用的弊端。例如，計(jì)算機(jī)辦公軟件語言多以英文為主，不是以英語為母語的人群在使用時(shí)會(huì)存在困難，甚至出現(xiàn)對詞義的理解錯(cuò)誤而造成錯(cuò)誤操作的狀況；數(shù)據(jù)分析軟件以基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)方式為主，計(jì)算公式主要是常用的求和、求差、排序等，無法滿足對專業(yè)性較強(qiáng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的需求，只能通過人工在常用公式的基礎(chǔ)上自行編輯計(jì)算表格來實(shí)現(xiàn)。個(gè)性化計(jì)算機(jī)辦公軟件的開發(fā)可以有效解決這個(gè)問題，根據(jù)個(gè)性化的需求在現(xiàn)有辦公軟件上進(jìn)行加工，設(shè)計(jì)出適合使用的個(gè)性化軟件，以滿足使用者的需要。

3 計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用情況及發(fā)展前景

3.1 計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用情況

常用的計(jì)算機(jī)辦公軟件有Microsoft office系列軟件和WPS office系列軟件。Microsoft office系列軟件包括文字處理軟件Word，數(shù)據(jù)處理軟件Excel，幻燈片制作軟件PowerPoint，電子郵件軟件Outlook，出版物制作軟件Publisher，數(shù)據(jù)庫管理軟件Access和流程圖制作軟件Visio等。WPS office系列軟件，一款office國產(chǎn)化的計(jì)算機(jī)辦公軟件，根據(jù)中國人的使用習(xí)慣和需求開發(fā)，更適合于中國人使用。

Microsoft office系列和WPS office系列辦公軟件的對比分析見表1。

與Microsoft office相比，WPS office新增了更多適合中國人使用的功能，例如在Excel中增加了個(gè)人所得稅的計(jì)算公式，在Word中增加了中國節(jié)假日相關(guān)的模板等。WPS還可直接將數(shù)據(jù)在云端備份，為數(shù)據(jù)的有效使用提供了保障。WPS的軟件功能已基本能夠滿足日常辦公需要，在知識產(chǎn)權(quán)問題被廣泛關(guān)注的當(dāng)下，WPS office系列軟件被越來越多的人所使用，WPS office的更多使用功能也在不斷的被開發(fā)和升級。

3.2 計(jì)算機(jī)辦公軟件的發(fā)展前景

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，作為基礎(chǔ)軟件的計(jì)算機(jī)辦公軟件將具有更廣闊的發(fā)展空間。

3.2.1 專業(yè)領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)辦公軟件開發(fā)

為滿足特殊領(lǐng)域、專業(yè)辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件使用的需要，基于office系列軟件的專業(yè)化辦公軟件的開發(fā)工作逐步展開，以提高專業(yè)領(lǐng)域的工作效率，實(shí)現(xiàn)特殊領(lǐng)域的辦公自動(dòng)化。例如：東方地球物理公司開發(fā)的OBCOffice軟件有效提高了海上地震勘探測量資料和處理效率和處理質(zhì)量；利用Excel對學(xué)生的成績進(jìn)行系統(tǒng)管理，達(dá)到快速統(tǒng)計(jì)、分類、按條件求值等目的，數(shù)據(jù)處理方便、快捷、準(zhǔn)確。

3.2.2 少數(shù)民族語言的辦公軟件開發(fā)

擁有56個(gè)民族的中國有多種民族語言，如藏語、蒙語、維語等。為促進(jìn)少數(shù)民族地區(qū)信息技術(shù)的發(fā)展，提高民族企業(yè)辦公效率，開發(fā)能滿足少數(shù)民族客戶的使用要求少數(shù)民族語言辦公軟件，包括建立少數(shù)民族字庫、撰寫編碼、輸入法開發(fā)、多語言界面設(shè)置等。少數(shù)民族語言辦公軟件的開發(fā)應(yīng)注意語系的特點(diǎn)及使用習(xí)慣，使辦公軟件更便于操作和使用。

3.2.3 基于WEB的協(xié)同辦公軟件開發(fā)

隨著通訊技術(shù)的不斷發(fā)展，單一的個(gè)人辦公軟件已無法滿足信息交流日益頻繁的現(xiàn)代辦公需求，將WEB技術(shù)與office軟件技術(shù)有機(jī)的結(jié)合起來，開發(fā)可以實(shí)現(xiàn)資源共享、協(xié)同工作的辦公軟件。基于WEB的協(xié)同辦公軟件可以實(shí)現(xiàn)文件資料共享、信息交流傳遞、資料系統(tǒng)管理等，為企業(yè)打造了一個(gè)科學(xué)、開放、自動(dòng)化程度較高的信息化辦公平臺(tái)，在線辦公軟件極大的拓展了企業(yè)的辦公地點(diǎn)和參與辦公的人員。

4 結(jié)論

辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。計(jì)算機(jī)辦公軟件的優(yōu)勢包括：信息的高效處理和分類儲(chǔ)存、辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)；劣勢包括資料安全性易受到威脅、無法滿足軟件個(gè)性化需求。計(jì)算機(jī)辦公軟件中應(yīng)用最為普遍的是Microsoft office系列和WPS office系列軟件。計(jì)算機(jī)辦公軟件的發(fā)展前景包括專業(yè)領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)辦公軟件開發(fā)、少數(shù)民族語言的辦公軟件開發(fā)、基于WEB的協(xié)同辦公軟件開發(fā)等。計(jì)算機(jī)辦公軟件的有效應(yīng)用是企業(yè)提高管理水平，提高工作效率，創(chuàng)造更大收益的基礎(chǔ)和保障。

參考文獻(xiàn)

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