淺談塘沽中法供水OA信息系統建設

王得光

摘 要：隨著重組和改制工作的基本完成，公司逐漸從體制轉換轉入了制度建設和規范管理的體系建設工作。為了更好地建立企業現代管理制度，在管理上與局、各兄弟單位接軌，急需建設辦公OA平臺來提高工作效率，規范機關及各項目管理，為領導決策提供管理平臺。

關鍵詞：OA信息系統；項目實施；信息發布；辦公流程

中圖分類號：F299.24 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.05.055

1 項目實施背景

天津塘沽中法供水有限公司系原天津市塘沽自來水公司改制重組的中外合作經營企業，于2005-04-01正式運行，由天津市自來水集團濱海水務有限公司與中法水務投資有限公司合作經營，公司擁有新村水廠、新河水廠和新區水廠3座凈水廠，供水設計能力3.1×105 m3/d。公司負責為塘沽地區提供飲用水的生產、銷售，供水管網的建設、維護，以及相關的客戶服務。

公司領導為了進一步提高公司辦公能力、工作效率以及公司信息化水平，決定于2016-01啟動辦公自動化項目。經過1年多時間，歷經需求調研、系統搭建測試和試用，系統二次調整，OA系統現已進入穩定運行階段，在公司總部及下屬3個水廠正式使用。

2 系統實施過程中遇到的問題

塘沽中法供水有限公司是有悠久歷史的供水企業，在公司實施OA系統之前，已經按照ISO 9001：2008《質量管理體系—要求》標準規定建立質量管理體系，完善了企業的各項規章制度，規范了企業的流程以及標準化了相關的表格。這些都為OA系統的建設提供了很好的基礎，但是也存在員工習慣于紙質辦公現狀、員工年齡偏大等問題。

3 塘沽中法OA系統主要模塊介紹

OA系統總共有6大模塊，分別是企業信息發布模塊、公司辦公流程模塊、人力資源模塊、企業知識管理模塊、公司內部郵件模塊和管網部工程管理模塊。

3.1 企業信息發布模塊

企業信息發布模塊實現了企業知識文檔、人力資源、業務流程、公司管網工程管理等各種企業應用系統的有效整合。

無論是普通員工，還是公司領導，OA系統都能讓其迅速獲取公告、流程和郵件等方面的信息。通過搭建OA企業信息門戶系統，提高員工的業務處理效率，使信息的時效性更強；合理整合公司資源，實現系統互聯和信息共享。最終實現最大化節省企業成本，利用企業資源，提升企業綜合競爭力的目標。

3.2 公司辦公流程模塊

公司辦公流程模塊是OA系統實施的最重要的內容：共分成8個類別50余條工作流程，完成公司各種行政類、采購類、人事類、施工類流程的審批，同時完成流程監控、流程效率統計、流程督辦以及相關報表的生成。公司合理的工作流程使工作分配合理、高效，指明了工作事項的活動流向順序，使企業內部發生的某項業務從開始到歸檔，由多個部門、多個崗位、多個環節協調及順序工作共同完成，提升了企業管理的規范性和效率。同時，在流轉的工作流中，我們按照公司同事的要求，提取相關流程的字段形成報表，以便同事按照搜索條件查詢相關數據，導出Excel表格定期備份數據，為員工整理報表工作提供了極大的便利。

3.3 人力資源模塊

人力資源模塊也是使用較多的模塊，我們通過與人事科的積極合作，整理出一套比較完整的公司組織架構，把每個公司員工職責、權利、層次、崗位、電話號碼等信息都錄入到系統中，方便了大家的日常溝通，管理員可以根據公司人事科提供的信息，及時調整上下級關系，同步企業通訊錄。個人用戶查看、編輯、導出通訊錄可進行權限范圍設置；支持公司領導聯系方式查閱授權，支持多種檢索查詢方式。

3.4 公司內部郵件模塊

公司內部郵件模塊滿足了企業內部溝通的需要。公司以前的郵箱無法做到人員信息的同步，每次增加一個用戶，就需要員工自己把新的通訊錄同步到郵箱。新的OA系統與人力資源模塊聯動，每次在人員管理模塊中添加一個用戶信息，用戶的郵箱也自動生成。這樣，既減少了郵件平臺的軟硬件投資問題，又兼容了各種版本的瀏覽器，讓收發郵件簡單、易用。同時，與工作流程模塊的結合使工作效率更高，隨著OA移動端的部署，公司員工還可以在手機、ipad或者平板電腦上瀏覽郵件信息，更加及時地為大家提供信息。

3.5 企業知識管理模塊

企業知識管理模塊可以解決知識共享和再利用的問題。以企業信息發布模塊為載體，把企業通知、公告、規章制度、各種類型文檔等快速推送出去；提供一個功能區域，供員工上傳資料并收集企業在流程中形成的各類信息資源、文檔資料，形成內部的知識庫，實現知識的快速傳播與共享，從而提高企業的學習能力、快速響應能力，提高員工的技能素質。更重要的是，為每個員工提供一個個性化的知識信息門戶，在這個個性化的門戶中，員工能找到與他職位和權限相關的知識，并且每一個員工在自己的門戶中積累知識，并與大家共享自己在各方面的經驗和知識。

3.6 管網部工程管理模塊

管網部工程管理模塊是使用OA的表單建模功能開發的基于現有公司管網部流程的新的功能模塊。按照管網工程的基本工作流程，劃分了項目前期階段、合同簽訂階段、施工準備階段、施工階段、項目驗收階段、項目完結階段。以表單的完成情況驅動項目階段的更新。

一方面，公司領導能夠了解每個項目的進展情況；另一方面，公司員工能夠根據項目進度安排好自己的工作。當然，在實際使用中，還存在著很多問題，是在設計時沒有考慮到的，隨著OA系統的深入使用逐步暴露出來，我們又進行了相應的調整，最大限度地與實際工作相符。

4 加強宣傳和培訓順利推動OA項目部署

不斷加強宣傳和培訓，使員工轉變思路，同時制訂合理的OA使用規范。針對OA的使用，我們多次組織使用培訓會，給員工講解發起流程、轉發流程、審批流程、退回流程，更新知識文檔，查找報表等內容。這些細致的講解使員工逐步了解OA系統的使用功能，同時，公司員工還能夠提出很多新的建議，我們再加以改進。這樣漸漸就消除了員工對新事物的恐懼感，大大提高了系統的可用性和實用性。

要形成完整的OA使用規范，需要根據流程走向，定義出員工的工作崗位和內容，同時需要不斷制度化，最終實現各個科室的協同辦公，提高工作效率。

5 增強系統安全性，確保系統連續工作

OA系統集成了金格電子簽章，電子簽章是按照《電子簽名法》的要求，實現業務系統中的文檔防抵賴，防篡改。保護文檔合法可信，同時OA系統審批程序有手寫批注審計流程具有可溯性。

在OA的服務器上，系統管理員及時更新操作系統補丁，安裝殺毒軟件，防止非法入侵和病毒感染，對系統進行備份，確保數據備份的完整性和準確性，在遇到非正常停機和病毒感染時，我們可以快速恢復數據。

〔編輯：劉曉芳〕