基于信息化的高校檔案管理研究初探

張杰

漢江師范學院綜合檔案室湖北十堰442000

基于信息化的高校檔案管理研究初探

張杰

漢江師范學院綜合檔案室湖北十堰442000

檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，高效有利的進行信息文化的存儲，在確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。

信息化；存儲；高效

一、引言

在經濟全球化的今天，隨著時代的發展，科技的創新，以及人們生活態度的轉變，我們開始接觸著一種新的時代格局--信息化時代格局。在現如今，信息充斥在世界的各個角落，其中包括了生活中所有能含括的各項活動，而今天我們具體詳談的是在信息儲存方面及其重要的“高校檔案管理信息化建設”。就高校檔案這一條而言，其本身就是一個信息的儲存中心它可以說是信息存儲保存的關鍵所在地，對它的建設關系到信息的安全性以及保密性。在校園范圍內，關于高校檔案管理信息化的建設是建設“數字化校園”的重要組成部分，也是建設“數字化校園”的必然趨勢。高校檔案管理信息話的建設需要運用一種全新的新觀念，運用現代化管理的理念、技術、方法和手段對檔案進行科學的分類，最終實現檔案管理計算機化、數據庫化、網絡化和智能化，開創高校檔案管理的新局面。

二、興起的緣由

自古以來，信息的的記錄和傳承都是及其重要的，人類文明的初期，會在巖石上記錄特有的繪畫與字符來存儲和傳遞信息，當后來的甲骨文，竹書，以及傳承至今的紙質書章都是用來記錄和傳承信息的，隨著歷史的驗證下，在傳統存儲文件的條件下面臨的一個問題是，體積過大，查閱不方便，最重要的是在歷史傳承過程中容易丟失，容易被歲月侵蝕。以至于傳承至今所剩的史實屈指可數，導致過往的信息殘缺不全，為了更加高效的去存儲和傳輸信息，直到近現在，信息種類的增多，以及信息化發展的崛起，過去單一的紙質檔案已經發展成為圖片、光盤、音像等多途徑的檔案存儲信息存儲載體。所以在信息種類日益增加種類益趨繁雜的今日，為保證信息的高效存儲以及安全性，高校檔案管理信息化建設的實施刻不容緩。隨著信息化建設的實施，電子檔案信息的存儲已經變得愈發重要，在我們的生活中扮演了及其重要的作用，究其原因，電子檔案憑借其體積輕巧，使用壽命長，易存儲易傳輸的特性，獲得了大眾廣泛的接受。高校檔案管理信息化建設的開展使原本現實話的東西，在網絡環境的存儲下跨越了時間和空間的局限，又有形轉變為網絡虛擬的心態。是一個全新的理念，具有跨時代的意義，在信息化的全球是適應其發展的一種趨勢。

三、發展的必然性

高校檔案管理信息化建設可以說是時代發展契機下的必然趨勢。辦公自動化、無紙化等事物的出現,使檔案的生成方式發生很大變化,以往的紙質存儲方式已經完全不能承受現在化建設中信息的傳輸和存儲效率，傳統紙質的詬病全都在這飛速發展的時代顯露出來，于是代替紙質存儲的電子檔案管理應運而生，它能夠實現快節奏生活的方式，能夠提供一些加工過的系統全面的檔案信息服務，而且在時代的進程中不會向一樣的存儲工具一樣易于被淘汰，或者以我們現在的眼界來說，信息化建設可以貫穿于現在節奏的每一個環節，高校檔案管理信息化建設的實施能滿足時代的要求。因此,電子檔案管理軟件是電子檔案管理工作發展的必然趨勢。檔案管理由紙質向信息化發展可以說是信息化建設的一個質的轉變，一種突破，是對傳統存儲的一種沖擊，甚至可以說是對新時代新世界的開辟起到了至關重要的作用。不論對于企業還是個人，我們都應順應，去試著了解接收高校檔案管理信息化建設的這一思想觀念，在歷史發展途中順應則可發展，反之則會被淘汰，應該采取積極的態度去搶占新時代的制高點，抓住機遇。如果不思進取只能在時代格局中陷于被動，尤其對于一些高校，要想適應形勢的發展，使得檔案的利用率增加，那么檔案信息化處理這條道路是必須試著去走的，從而可以實現發展的跳躍，為學校的服務提供必要的條件，推進高校檔案管理信息化建設的實施。

四、發展途中的坎坷

高校檔案管理信息化建設的發展離不開兩個東西，一個是資金一個是技術，尤其是在那些經濟欠缺的地區尤其顯著。想要進行高校檔案管理信息化建設，必不可少的需要購買，一系列的電子設備，需要網絡，這在開始建設的過程中是一筆極大的投入，而當建設完成后，需要進行設備的維護和檢測更是一筆巨大的費用。其次設備的使用與開發也是一個及其嚴峻的挑戰，都說科學技術是第一生產力，可想而知科學技術在高校檔案管理信息化建設中所扮演的重要角色，首先需要對數據的采集處理，其次是對數據庫的整理與設計，我們需要通過計算機的超強運算能力去創建一個先進的搜索引擎，以便于日后的搜索功能，還有我們需要通過計算機語言去編程，去構建適合我們網絡搜索語言和輔助成長的程序。第三數據的保密與安全性的建設也是重中之重，需要加設網絡防火墻，保障信息存儲過程的安全性，這就需要不斷的去防護，去預防各種有可能發生的事情，例如防止黑客的侵襲進而導致的信息的泄露。要在使用途中去不斷的發展問題然后不斷的完善修復整個體系。最后便是這個體系的維護問題，體系的建設是需要長久的使用，我們對其的維護可以更加長久的為我們服務和辦公。

前文提及高校檔案管理信息化建設需要技術的支持，然而技術的支持必然離不開技術人才的引進，人才的培養這是我建設體系中至關重要的一個環節，尤其是那些具備高素質高才能的人才更是供不應求，極其需要復合型素質的人才，一個合理有效的人才隊伍團體關系著高校檔案管理信息化建設的存亡，這關系這建設系統的好與壞，能夠決定最后的因果關系。，人才的引進是高校檔案管理信息化建設初步實現的一個標志，技術人才的引進，一系列的設備才能得以運行。檔案信息化是極具考驗人才技術的一個手段，對人才的思想觀念，專業技能，以及寫作技巧都有著極高的要求。在高校檔案管理信息化建設的途中有一個最難以解決的問題也來源于此，雖說引進的技術人才個方便要求都頗高，但是與之相匹配的薪資待遇卻不盡如人意，因此此項工作的開展在技術人才引進方面遇到了前所未有的挫折，縱使吸引了人才的到來，到對于人才的保留又是一莊難以解決的問題，工作的乏味性，操作的單一性會使的人才特容易流失，反而得不償失，最后很難接收到新的血液，導致這一系統的最終崩潰也不是沒有可能。

在現實生活中我們也會接觸到不少這種檔案管理信息化的部門，這種部門的工作空間狹小，工作趣味性低，而且對于服務的檢測方面還是很低，對于局外人而言無從知曉其工作的成果，這是第三個需要解決的問題，工作離不開工作態度的輔助，我們需要依著嚴謹的態度去面對每一件事，我們需要有一種手段去評估一個工作的好與壞，增加工作的趣味性，使得工作不那么枯燥乏味。

五、高校檔案管理信息化建設的方案

高校檔案管理信息化建設的開展是一種全新的格局化的建設，能夠使得檔案更加便捷的利用，結合網絡服務的開展，可以說是一場破天際的全新革命在歷史的進程上也是一段不可磨滅的歷史節點。對于高校檔案管理信息化建設的開展并不是說那么容易就能開展和進行下來的，我們需要結合實際的情況，在考慮了客觀情形之后再加以當時所處的實際地理位置經歷情況來做出準確的判斷。但“萬變不離其宗”，我們在應對這些問題時應該有著自己最基本的處理方法。

1.首先確保資金和技術的到位，我們需要足夠的資金去采購所需的電子器件，去滿足加強檔案信息化基礎設施建設的實施。高校檔案管理信息化建設是一項投資巨大但實際效益很晚才出現的一個項目，我們需要引進大量的資金，這一方面我們需要各級政府機關部門的支持，在資金支持和自身的積極籌備上雙重結合，進而在建設的初期打下良好的基礎。

2.需要在資金滿足的前提下引進最基礎的檔案信息化建設的基礎設施。包括最基本的電腦還有存儲設備等一系列，還有選取辦公空間，在這期間我們應具體考察高校的檔案存儲條件，去適宜的采購設備，同時加強校園區域網的建設，使得被服務人群能夠更加便捷有效的獲得便利溝通，更加方便的實現檔案信息化建設的實施。

3.高校檔案管理信息化建設的最關鍵核心便是檔案信息資源的建設與輸入。我們需要分析以往的文獻存儲，信息并加以存儲去完善我們的檔案信息。關于這方面的完善，首先我們可以直接通過高校的各個基層輸入過往存儲的電子檔案信息，這是最便捷最快速的方法，而且可以使得學校檔案準確有效的記錄和存儲。豐富優質的存儲內容是一個檔案信息建設的目標和基礎，其次我們可以通過手工使人力去手動的輸入我們需要存儲的信息，進而不斷完善我們的信息庫。對于一個完善的信息存儲系統，我們能從其內部獲得我們所需求的東西，所以對于存儲信息的優次我們要有一個衡量的標準，我們需要的是存儲信息的質量，在滿足最基本質量的要求的前提下，去不斷吸收和存儲新的內容。所以信息的存儲過程中我們應該仔細考究的去審度一下，考慮文件輸入的先后順序以及緊要程度，當同時面對一份新的檔案和舊的檔案時我們應該先入庫新的檔案，因為這樣可以使得我們在同一時間內獲得更大的效率，同時我們應該取其精華去其糟粕，學會用考究的思想去選取適宜我們的，對我們有效的檔案，而那樣被時代淘汰已經失去作用的無用檔案我們應該及時的拋去。

4.當信息存儲結束后我們所需要做的便是對所存儲的信息的保護及其保密性的建設工作，這是高校檔案管理信息化建設至關重要的環節。信息的存儲會存在各種各樣的情況，我們需要提前做好積極的應對措施，加強信息所在區域網的防火墻建設。在現實生活中檔案管理信息中存儲了許許多多重要且機密的文件和信息，因此我們需要建立一套信息化工作的完善體系。加強相關技術人員個人技術和素質的培養，使得信息化建設的過程能和諧穩定有效的進行著。

5.最后提起便是對于高校檔案管理信息化建設的管理階層的建議了。這里的管理階層包括兩個角色層次，一個是指的領導管理階層，高校檔案管理信息化建設離不開各級領導的支持與領導，我們需要在政府領導的正確方針下去有個系統可行的的方案去給我們以資金上的支持。這樣我們在有了政府機關的領導下可以更加全面而完善的去解決建設途中的各種問題。領個管理階層值得是在設備建設和維護中起到至關重要性的管理人員，有了他們的管理與維護我們才能更好的實施高校檔案管理信息化建設。

6.了能更好的服務大眾，使高校檔案管理信息化建設的實施更加有利的發展，我們可以試著去研發一種檢測機制，去避免工作熱情缺失所導致的工作失誤，我們知道在傳統的檔案管理體系中缺乏工作熱情，工作的趣味性和積極性都頗低，然而在這種檢測機制的管理下和統籌下，檔案工作人員可以更好的為建設信息化檔案管理貢獻出自己的力量，更好的為人民服務，進而更好的為實現高校檔案管理信息化建設貢獻出自己的一片熱忱。

六、建設的規范

高校檔案管理信息化建設的開展，對于社會而言是對于信息統籌規劃的一個具體而詳細的方針，在建設的途中我們應該逐步完善檔案信息管理體制，在加強自身檔案管理確保數據庫安全保密的情況下要嚴格遵守法律法規。同時確保不丟失不泄露檔案信息，而且保證對于法律所嚴禁公開發布的信息，一定做好安全防護工作。

在《檔案法》和《電子公文歸檔案管理暫行辦法》的規范下，高效有序守法的進行安全維護和工作。進而保障高校檔案管理信息化建設的合理合法化進行使得高校檔案管理信息化建設能夠平穩和諧的建設發展。

七、結語

高校檔案管理是一個漫長而曲折的過程我們需要在規劃和發展中不斷的完善他的建設，其中包括內容廣泛，以及繁瑣的數據統計和記錄，充分的考驗了人才的技術，所以在建設需要的前提下，去進行相關人才的培養，并結合學校自身的實際情況，多方面的去改變傳統的檔案管理理念，樹立一種全新的態度去創建一種全新的格局，進而才能是高校檔案管理信息化建設的各個環節有機一體的去實現。相信通過我們不斷的努力，高校檔案管理信息化建設的進程會穩步的發展，在未來的某日我們可以憑借完善的信息檔案管理體系去實現全球信息化的推進，信息檔案管理信息化的建設關系著全球信息化一體化的發展，此二者相互挾持，在時代的歷程中不斷的發揚，最后使得高校檔案管理信息化建設在時代進程中熠熠生輝，在高校教育平臺上更好的為學生為教職工提供有效而充足的信息。所有高校檔案管理信息化建設的實施是刻不容緩的，為了發展，更為了更好的服務大眾。

[1]程熙,王雪梅.區域性高校檔案信息資源共享機制建設探析——以江蘇省高校為例[J].山西科技,2017,(01):108-110.

[2]高偉娜.“大數據”技術在高校檔案信息服務中的應用探索[J].現代交際,2016,(15):148-149.

[3]劉歲梅.淺析高校人才信息資源管理中人事檔案信息管理新思路[J].知識經濟,2016,(11):91.

[4]許珍花.微信平臺在高校教學檔案信息服務中的特征與模式分析[J].辦公室業務,2016,(07):27-28.

[5]張玲.高校檔案信息資源數字化建設探析——以重慶科技學院為例[J].重慶科技學院學報(社會科學版),2016,(03): 95-97+104.

[6]黃淑娟,彭海燕.高校檔案信息服務創新研究——以湘南學院為例[J].湘南學院學報,2015,(06):118-120.

[7]王榕,曹玲.我國高校數字檔案信息服務模式的歸類分析——基于211高校檔案網站的調研[J].數字與縮微影像, 2013,(04):32-36.

[8]劉敏華,張曉培.高校檔案信息資源利用趨勢分析——以鄭州大學檔案館檔案利用情況為例[J].檔案管理,2013,(01): 81-82.

[9]吳衛華.基于計算機網絡技術的高校人事檔案信息管理及應用研究[J].計算機光盤軟件與應用,2012,(22):62+96.

[10]曹勤民.從“獨享”走向“共享”——論高校檔案信息資源社會價值的實現路徑[J].檔案學通訊,2012,(05):49-52.

[11]張衛華.高校文化建設背景下檔案信息資源開發的問題及對策研究[J].科技信息,2012,(01):36+4.

[12]孫建紅,隋國義.對高校應用信息技術進行財務檔案管理工作歷程的簡單劃分[J].思想戰線,2011,(S1):171-172.

[13]韓淑華.關于秦皇島市高校信息公開背景下檔案管理問題與對策探析[J].成人教育,2010,(12):71-72.

[14]劉瑛.區域內高校教學聯合體檔案網絡信息資源共享——淮安市高校教學聯合體檔案資源共享可行性探討[J].產業與科技論壇,2008,(09):182-183.

[15]藍皚珠,林小義.在構建和諧校園中充分發揮高校檔案信息資源的作用[J].教育與職業,2007,(08):175-176.

[16]李麗芳,華蕊,羅偉賢,葉藝峰.基于Internet的高校教學檔案信息管理系統的設計及實現[J].桂林師范高等?？茖W校學報(綜合版),2005,(02):109-112.

張杰，女，1978-，湖北丹江口市人，碩士，漢江師范學院綜合檔案室館員，主要從事高校檔案管理工作。