基于內控視角下的合作社財務信息溝通機制創新

●王宇 康進軍 李欣

基于內控視角下的合作社財務信息溝通機制創新

●王宇 康進軍 李欣

農民合作社近幾年呈現出蓬勃發展的態勢，但財務信息作為合作社的重要信息并未受到應有的重視，財務信息溝通并未與合作社保持同步的發展，這會影響合作社的增收力度，挫傷農民的積極性。本文從合作社財務信息溝通的幾個關鍵流程出發，評估財務信息溝通過程中存在的風險，并在此基礎上提出相應的溝通機制創新措施，以推動合作社財務信息的有效溝通，與合作社的發展保持同步，促進合作社的長遠發展。

農民專業合作社財務信息溝通風險評估創新機制

一、引言

《農民專業合作社財務會計制度》實施后，對于合作社的財務水平提出了更高的要求，在財務信息有效溝通的機制下，可以保證利益相關者之間的有效溝通，保障各利益相關者的利益。

有效的信息溝通可以提高各個部門之間的溝通效率，提高合作社的運營效率，明確合作社的發展目標。合作社的管理人員需要從整體上把控合作社的財務信息，銀行在向合作社提供借款時需要了解其還款能力和資信狀況，銷售部門需要了解合作社的銷售狀況，所以合作社的一系列活動都離不開財務信息，財務信息的溝通對合作社而言顯得更為重要。加強合作社與內部、外部之間的財務信息溝通，對于提高合作社的管理水平具有重要的意義。

二、合作社財務信息溝通的關鍵流程

隨著近幾年合作社以及網絡信息化的發展，信息溝通越來越顯示出其重要性，作為合作社重要部門的財務部，大部分的工作重心仍局限于財務部門內部，與合作社的其他部門以及外部溝通不足，導致財務信息溝通不暢。

本文依據《農民專業合作社財務會計制度》的要求和合作社獨有的財務特點，主要從以下幾個環節進行分析。

（一）編制財務預算的流程

同股份制企業一樣，合作社的財務預算也需要內部其他部門的配合，財務預算編制的基礎是其他相關部門編制的預算，合作社各部門做好自己的財務預算，并配合財務部門做好合作社的財務預算，所以合作社的財務預算編制要建立在各部門信息有效溝通的前提下，財務部門要將編制的財務預算送交理事會、社員大會進行審核。

同時也需要加強與外部的溝通。首先，加強與農戶的溝通。與農戶保持穩定的供求關系，及時取得農民提供的購買發票，并要定期與農戶結算、對賬。

另外，加強與客戶的溝通。深入了解客戶的需求，建立長期的合作關系，確保產品價格的相對穩定，及時向客戶提供銷售發票，定期與客戶核對銷售情況及應收賬款，催促還款，以免形成壞賬。

（二）采購與付款的流程

合作社成立的主要目的是聯合農民，使農民在生產、加工、銷售等環節能獲得較高的利潤、提高市場的競爭力，所以統一采購農民生產用的物資以及收購農民所生產的農產品對于合作社而言非常重要，這樣能從源頭上保證農產品的質量從而提高在市場上的競爭力。

統一采購農民生產用的物資，由倉庫或農民填寫請購單；采購部門對經過批準的請購單進行采購，填制訂購單；采購的物資到貨后，驗收部門應檢驗物資的質量、數量等，并與訂購單進行核對，填寫驗收單；經過驗收的物資移交倉庫部門或提出申請的部門，簽發入庫單；會計部門記錄資產、負債，辦理付款，并將信息進一步傳遞給理事會和社員大會。相應地，收購農民所生產的農產品也應遵循上面的業務流程。

（三）銷售與收款的流程

合作社成立的主要目的是聯合農民，使農民在生產、加工、銷售等環節能獲得較高的利潤、提高市場的競爭力，由此而言銷售流程對于合作社也是一個非常重要的流程，銷售業務的好壞直接影響到合作社的生存。

合作社取得客戶的訂購單，但要對新客戶的信用情況進行審核，符合條件的應簽發資信證明；合作社在取得客戶訂購單后應編制銷售單，列示客戶所購買農產品的有關信息；倉庫部門根據經過批準的銷售單進行供貨；會計部門向客戶開具銷售發票，并及時記錄相應的應收和收入，將所取得的銷售收入及時入賬，不得坐支現金、不得以白條抵庫、不得擅自挪用，定期與銀行等金融機構核對賬目；財務部門進一步整理加工信息，將信息傳遞給理事會和社員大會。

（四）借款的流程

合作社的內部各部門根據自己的資金需求填寫借款申請表，經主管部門批準，提交財務部審核，然后提交理事會審核批準，對于大額的借款還需要社員大會審核批準，經審核批準的借款申請書才可以辦理相應的借款。在借款的各審批環節應填制審批表格，對借款的用途、批準人進行檢查，要保留完整的書面證據，加強對文件等書面證據的保管。

（五）投資的流程

合作社的投資活動包括對外的投資和對內的投資。鑒于農民合作社的規模較小、資金較少，本文主要分析對內購買固定資產的投資行為。

對于合作社的對內投資應由使用部門編制購買計劃，提交主管人員批準；然后向內部管理部門提出購買申請；提交理事會、社員大會做出審核批準；財務部門在此過程中要把握好購買資產的資金預算控制，由出納人員簽發資金使用支票；采購部門組織采購活動，取得購買發票；驗收部門的技術人員對于符合要求的固定資產簽發驗收單；倉庫部門簽發資產入庫單；會計部門進行相應的賬務處理，將資產的購買情況報告理事會和社員大會；倉庫部門要定期對固定資產進行盤點，并與憑證、報表、固定資產卡片進行核對，以保證固定資產的真實性、完整性。

三、合作社財務信息溝通的風險評估

有效的風險評估活動可以有效地識別、評估和應對影響合作社發展的各種風險。農民專業合作社作為一個特殊的組織，受到自然與市場雙重風險的影響，與其他的非農業專業合作社相比具有更大的風險，要規避這些風險，必須建立一套專門的風險評估機制，以識別風險、評估風險發生的可能性。

（一）財務預算流程的風險評估

對于合作社在編制財務預算的業務流程中，在財務部門與其他的業務部門對財務信息溝通不暢時，可能存在的風險如下：

其一，財務部門在編制財務預算時，如果沒有與其他部門進行信息溝通或溝通不到位，只是根據上一年度的數據來估計下一年度的支出是不準確的，市場在不斷變化，部門的業務量也是在不斷變化的，尤其是需要購買一些價格波動較大的原材料的部門，如果財務部門沒有與其建立良好的溝通則會使得該部門的資金不足導致業務無法正常進行，或者是財務部門的預算與實際支出嚴重不相符，財務部門由此做出的預算在實際工作中根本無法得到貫徹執行。

其二，財務預算的編制還要加強與農戶、客戶的信息溝通。如果沒有與農戶保持信息的溝通，則可能會影響產品的質量和收購價格，而未與客戶溝通，會影響產品的市場份額以及價格的穩定性，進而影響合作社應對市場變化、抵御風險的能力。

（二）采購與付款流程的風險評估

對于合作社在采購與付款的業務流程中，在財務部門與采購部門、外部供應商對財務信息溝通不暢時，可能存在的風險如下：

其一，與股份制公司一樣，合作社的所有者會聘請經理人來管理合作社，雙方利益不一致，合作社統一采購農民生產用的物資時，管理層會采購以次充好的物資，大宗采購也未通過競價的方式，而是直接選擇了一家與自己存在利益關系的企業進行采購，供應商的發票也不正規，在財務部門與外部供應商溝通不善、未深入了解市場上物資的價格與質量的情況下，登記入賬的價格并不真實，提高了合作社的采購成本，導致合作社的資金流入了管理層的口袋，損害了合作社和農民的利益，影響農產品在市場上的競爭力。

其二，合作社收購農民生產的農產品，農民難以提供正規的銷售發票，而且有關部門對于發票的監管不是很嚴格，導致合作社在與農民的業務往來中存在大量的不正規發票、內部不完整的單據，財務部門又未能及時與采購部門對內容不完整的憑證進行溝通，所以財務部門在做賬時會存在差錯。

（三）銷售與收款流程的風險評估

銷售收入是合作社利潤的主要來源，收入的高低直接影響到合作社的財務狀況和經營成果。對于合作社在銷售與收款的業務流程中，在各部門財務信息溝通不暢時，可能存在的風險如下：

一是會計部門應根據相關原始憑證來登記入賬，但在管理層難以實現預期的利潤目標時，有可能會利用財務部門與銷售、倉庫部門信息溝通不暢，高估收入或提前確認收入；如果為了減輕稅負，有可能會低估收入或推遲確認收入；如果已經完成本年的利潤目標，有可能會將本期的收入推遲至下一年度確認；開具發票的時間節點與繳納的所得稅有關，但因為銷售部門沒有與財務部門進行信息溝通，可能會造成高額的稅負，也會影響收入的準確性。

二是合作社的財務意識不高、農產品的季節性比較明顯，有時候銷售部門只是為了將農產品銷售出去，并沒有考慮還款能力，存在“白條抵庫”的現象，銷售部門并沒有與財務部門對客戶的還款能力進行溝通，會計人員所記錄的收入部分是合作社的壞賬，導致合作社的資金被債務人長期占用，信息溝通不善會產生資產的安全性與流動性的風險。

（四）借款流程的風險評估

合作社在借款業務流程中，在對借款的信息溝通不暢時，可能存在的風險如下：

大部分合作社成立時的資金主要來自于社員的資格股金，在資金不足時會從外部取得借款，但如果并不是按照合作社的業務流程由使用部門提出資金使用要求，管理人員有可能將以合作社名義取得的借款自用，這就是在信息溝通不暢時對合作社利益的損害；而且在合作社對外借款時，銀行等金融機構在很大程度上是根據財務報表來考慮是否發放貸款，如果合作社為了獲得銀行的貸款，會粉飾報表提高自己的償還能力，導致銀行作出錯誤的決策，使銀行產生較高的不良貸款率。

（五）投資流程的風險評估

合作社在對外投資業務流程中，在對投資的信息溝通不暢時，可能存在的風險如下：

合作社在購買固定資產時如果不是由于使用部門提出的購買計劃而進行的采購或沒有經過驗收部門直接入庫的固定資產，可能并不是合作社所需要的資產，購買的資產并不符合使用部門的技術要求，有可能只是出于個人私利而進行的購置行為；根據使用部門提出的購買計劃直接進行采購而沒有經過理事會和社員大會的審核批準，可能導致使用部門利用手中的權力進行亂投資；若在購置固定資產的過程中，財務部門并沒有進行資金的預算控制，有可能會出現過高的花費，導致合作社出現資金短缺。

（六）報表報送過程的風險評估

財務部門將財務報表報送到管理層，管理層將報表報送到理事會和社員大會，在這個過程中，管理層作為受托人，有可能會為了自身的利益，要求財務部門粉飾會計報表，并沒有真實反映合作社的財務狀況、經營成果，理事會和社員大會并不是合作社的經營管理人員，存在著信息不對稱，對合作社的經營情況并不是很了解，根據粉飾的報表做出錯誤的決策；理事會或社員大會也許會為了向社會公眾呈現較好的財務狀況，向公眾展示良好的形象，會要求財務人員粉飾報表，所以在報表傳遞的過程中會出現粉飾報表的風險。

財務部門呈報的報表具有一定的專業性，沒有財務基礎的人員并不能完全看懂，對一些重要信息的解釋過少，或者刻意回避某些問題，這樣決策者并不能對報表做出很好地理解，對一些重要的問題并沒有引起足夠的重視，在制定合作社發展戰略的時候會忽視這些重要的因素，由此制定的發展戰略并不符合合作社的要求。

四、合作社財務信息溝通機制的創新措施

（一）加強票據管理

大部分合作社的業務發生頻繁，涉及的金額較小，所以票據的使用量會很大，由于票據的購買和保管不便，大部分合作社會存在以白條作為原始憑證的現象，所以合作社原始憑證的內容不完整，財政部門應加強對于合作社票據的管理，因為合作社業務頻繁、金額小，財政部門可以根據農業經濟組織的特殊性，專門設計印刷農民專業合作社使用的票據，以真實核算生產成本。

（二）建立系統的信息規劃，實現財務部門與其他部門的資源共享

合作社應建立系統的信息規劃，實現財務部門與其他的各個部門之間的信息系統相互統一、數據接口融洽、數據資料資源共享，實現財務信息的資源共享。利用先進的信息技術手段，降低傳統手段在信息傳遞過程中各類干擾因素的影響，提高財務信息傳遞的速度和質量。所以，從某種程度上而言，要提高合作社的信息技術發展程度，以利用先進的信息技術提高信息數據的溝通。

（三）堅持溝通的原則

財務信息的溝通應堅持原則性，對于不符合職業道德和違法行為應果斷拒絕，提升財務人員的溝通能力，做到既堅持會計準則，又不影響與其他部門的良好溝通。

應堅持全局溝通的原則，與合作社的每個部門都進行財務信息的溝通，在溝通的時候做到“誰執行誰負責”的責任機制，使每個部門都承擔起自己應承擔的責任，做到分清責任主體、任務落實到個人。

（四）扁平化合作社的組織機構

層次過于繁多的組織機構由于信息在傳遞的過程中經過的層次過多，會影響信息溝通的及時性和準確性，甚至在溝通傳遞的過程中由于個人因素的影響，還會拖延信息的傳遞時間，也許會根據個人的意愿擅自修改部分信息，進一步降低了信息的及時性和準確性。

對于合作社的財務信息溝通，應在縱向上減少組織機構的層次，以減少中間的溝通環節，縮短組織內部的溝通渠道，但也應保證對于信息溝通的監控，并定期對組織機構進行梳理和調整，明確內部各相關部門的職責，以適應內部的信息溝通要求。

（五）提高財務人員、農民的專業素質

一方面，我國的農村經濟相對來說發展較慢，合作社的會計人員主要是留村文化水平不高或者是本社的其他人員、本村的會計擔任，對會計準則的了解不多。合作社可以聘請農業院校畢業的學生，將他們的知識帶到合作社，同時應抓好財會人員會計法律法規、會計制度、會計職業道德的宣傳培訓，不斷提高專業能力和職業道德水平，提供更加真實、及時的會計信息。

另一方面，合作社作為農民之間自助的經濟組織，財務工作作為一個技術性很強的工作，合作社可以對農民進行簡單的財務知識培訓，使其了解基本的會計制度及政策，懂得基本的財務知識，培養農民的財務思維，以使其在業務活動中的行為更符合財務要求，克服溝通障礙。

五、結語

農民專業合作社作為農業性的經濟組織，存在其獨特的風險，財務信息作為合作社的重要信息，在溝通的關鍵流程中存在著自己特有的風險，需要對信息溝通的過程進行風險評估，才能有針對性地應對信息溝通過程的風險。

本文是基于農民合作社共性進行的分析，但不同的農產品具有自己的特點，本文并沒有區分不同農產品進而對不同的合作社進行分析，后續的研究可以對不同農產品的合作社進行相應的風險評估，以提出更有針對性的對策。■

（本論文系山東省社會科學規劃項目“基于內控視角下山東省農民專業合作社財務管理機制創新研究”〈項目編號：16CKJJ03〉的階段性研究成果）

(作者單位：青島大學商學院)

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