電子文件對檔案工作的影響及其對策

張玉梅

[摘要] 如何適應信息化管理的發展需要，推動電子文件歸檔工作，提高檔案工作的信息化水平，是急需加強和解決的問題。本文結合實際工作來分析，尋求對存在問題的措施和對策，使之與紙質文件一樣發揮應用的社會效用。

[關鍵詞] 檔案管理電子文件影響對策

信息技術的發展和辦公自動化水平的不斷提高，使電子文件有巨大的潛力和發展前景，符合信息時代發展的要求。為提高檔案工作的現代化管理水平，急需加強對檔案工作中電子文件的管理和提高工作人員的信息處理水平。電子文件已成為檔案中的重要形式。

一、檔案管理工作信息化的現狀

檔案的表現形式是各種各樣的，其種類也比較多，但按其記錄形式及其采用的技術和設備，絕大多數都可以概括劃分為以文字記錄的紙質載體檔案和電子文件兩大類。與傳統紙質文件相比，電子文件歸檔是一基更為艱苦細致且難度較大的工作。

檔案工作信息化的現狀，普遍是落后于信息技術的發展，究其原因，有如下情況：一是大多數電子文件形成者囿于傳統觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔此項工作。二是由于電子文件對計算機系統的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，對于還缺乏信息操作技術的立卷人來說，不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟，容易產生畏難情緒。

二、電子文件的內涵及特點

電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用。電子文件可能直接由計算機現等代辦公設備迅速地處理和傳遞。電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響。電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高 ，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

三、電子文件對檔案管理工作的影響

一是信息技術快速發展的影響。隨著電子計算機的普及、辦公自動化的深入發展，電子計算機輔助設計、輔助制造的廣泛應用，電子文件將會越來越多。

二是電子文件自身特點的要求。電子文件和紙質文件歸檔有著截然不同的區別，紙質檔案在歸檔前的文件階段，檔案人員無須過問參與管理，無須知道文件產生背景及其印刷等有關技術。當所形成的文件使用頻度不高時，且具有長期保存價值的文件 ，由文書人員進行收集、整理、歸檔，交檔案館（室）保存。而電子文件在設計形成階段，檔案人員應該參與設計，進行指導，使產生的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進行統一管理和長期保存；同時還要了解具有長期保存價值的電子文件的數據格式，以及相應的電子計算機軟件技術等。

三是電子文件的規范化要求。由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，盡且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。

四、電子文件對檔案學理論的影響

第一，對檔案本質屬性的影響。原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本 ，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定、電子文件能否作為檔案、是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。

第二 ，對檔案來源原則的影響。檔案來源原則包括一是從外部來看是尊重全宗，二是從內部來看是尊重原始順序。電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。為此，當需要確定檔案的來源時，不應當僅僅局限于尋找一個恰當的定義，或僅僅是要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解其在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。

第三，對檔案學理論研究內容的影響。檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，管理思想、管理原則將得到更新和補充，檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。

五、應對信息化檔案界需采取的措施

一是對歸檔電子文件的技術處理。做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件 ，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

二是解決好電子文件的保存問題。電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。電子文件中的原始信息長期保存問題，急需檔案工作者進行深人研究和探討的重要課題。

三是依靠原有的業務骨干，建立電子文件歸檔制度。紙質文件歸檔經過多年實踐，已形成相對穩定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，各立卷部門都設立了分管領導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。要通過組織業務學習和技術培訓，盡快地掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

四是檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。電子文件的管理，涉及到電子計算機軟硬件及網絡技術、信息技術和檔案管理的基礎知識。檔案人員為了適應信息技術和檔案事業的發展，必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果。在此基礎上，發揮檔案部門的管理和技術優勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優質、穩定、安全的存儲環境和空間。

六、結束語

檔案工作是信息工作的基礎，也是管理工作中不可缺少的環節，應與信息發展同步。為作好檔案管理工作，必須重視人才的培養，提高對電子檔案管理工作的認識水平和管理水平，適應信息化發展的要求，充分發揮檔案的自身功用，為社會提供更好的信息資源。