編制企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限工作研究

《保管期限表》是進行企業檔案鑒定和文件與檔案管理必不可少的依據和標準，編制《保管期限表》是企業檔案工作的一項基礎性工作，準確判定一份文件材料是否歸檔、保存多久是檔案工作的首要環節，也是決定企業歸檔文件質量和將來能否有效利用的關鍵。《保管期限表》需按照企業實際工作情況進行編制，現就企業如何開展《保管期限表》的編制工作進行討論。

一、編制《保管期限表》的意義

1.《保管期限表》能以一目了然的條款形式為文件資料的收集、整理、鑒定、歸檔工作提供統一標準，防止因個人認識片面性和局限性造成文件材料歸檔漏缺、該歸檔的不歸檔等現象，使檔案工作人員有章可循，統一認識，避免因看法不一致，導致爭論和猶豫不決，提高工作效率。2.《保管期限表》是企業文件材料歸檔的依據，也是開展歸檔工作的基本保障。正確科學地編制《保管期限表》，明確文件材料的歸檔范圍和保管期限，這樣企業在收集和整理文件材料就不會造成歸檔不齊全、不完整的現象，從而保證了企業室藏檔案質量，進而保證國家檔案資源的質量。3.《保管期限表》為文件歸檔和銷毀工作提供了具體實施依據，在企業檔案鑒定銷毀工作中發揮著重要參考作用，有利于鑒定銷毀工作的正常進行，可防止銷毀應當保存的文件，從而維護檔案的完整和安全，有利于檔案的優化和檔案管理效益，有利于檔案工作的可持續發展。

二、《保管期限表》編制工作中普遍存在的問題

（一）企業不重視編制工作。企業不夠重視檔案管理工作，從而不重視《保管期限表》編制工作。有些企業認為檔案管理工作不能夠給企業單位創造直接的經濟收益，企業高層領導缺乏長遠的戰略眼光，不愿意為檔案工作提供必要的人員、設備和資金，導致企業編制《保管期限表》的質量不高。

（二）遺漏重要文件材料。編制歸檔范圍時常常會遺漏些重要文件材料，應該納入歸檔范圍的文件沒編進《保管期限表》中，尤其是一些非紅頭文件和以往工作容易忽視的部分容易遺漏。

（三）文件材料保管期限劃分不合理。文件材料保管期限不合理，該永久的編為定期，該定期30年的編為10年等等。

（四）條目表述籠統、不準確。語句表述過于簡單，不準確，不應出現未指出具體工作內容的表述和有歧義的詞語，文件材料內容條目過多使用“重要的、一般的”等用語。

（五）編制人員業務水平不夠。編制人員未充分了解本企業實際情況，不能準確地把握“10號令”條款要求，從而影響《保管期限表》的編制水平。

三、《保管期限表》的編制方法

企業應按照實際工作情況編制《保管期限表》，具體編制工作人員應充分了解本企業實際情況，以便更好地做好歸納歸檔范圍，不涉及的內容，不應出現在歸檔范圍中。結合編制工作中出現的問題，現具體說說該如何進行工作。

（一）前期準備。編制《保管期限表》是一項系統性工作，應做好充分的準備工作。1.組織準備。企業應成立編制工作領導小組，由公司領導擔任組長，檔案部門負責人為副組長，職能部門負責人、業務部門負責人等任成員。并設立領導小組辦公室，由檔案部門、職能部門、業務部門相關人員組成。2.學習培訓。企業在準備階段應組織學習“10號令”，應積極參加國家檔案相關部門舉辦的培訓班，對編制人員、有關職能部門、業務部門進行系統培訓學習，學通學透“10號令”條款要求和內容。3.制定計劃。《保管期限表》的編制是一項系統性工作，工作周期較長，參與人也較多，期間還要多次召開會議和進行培訓，沒有科學合理的計劃安排是很難完成這項工作的，因此編制工作領導小組應制定工作計劃、合理地安排文件起草、修改、下發、宣貫等階段的各項工作。

（二）職能分析，明確工作職責。企業編制領導小組辦公室在編制時對企業職能要進行全面分析，摸清本企業的活動特點、組織機構設置和職責，職能部門、業務部門等也應對本部門的工作流程和各業務環節產生的文件材料進行認真梳理，爭取不漏掉1份文件，特別要關注非紅頭文件、非常規文件材料的收集，盡可能做到齊全完整，并做到不照搬照抄示范企業文件。

（三）起草《保管期限表》。1.明確范圍和分工。《保管期限表》的編制范圍是企業所有文件材料和所有檔案，不僅是管理類檔案，企業的建設項目、生產、科研等其他各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表都要進行編制。并充分結合本企業檔案特點，突出本企業規模、生產組織方式、產品和服務特色，真正把需要歸檔的文件材料納入歸檔范圍，并準確劃定保管期限。當然不涉及的內容也不應出現在歸檔范圍中。《保管期限表》是一項專業性很強的工作，應在檔案部門的主導下，職能、業務部門等人員參加，切忌由檔案部門單打獨斗，大包大攬，一定要吸收職能部門、業務部門人員參與，在確定人員后將起草任務分配到人，共同參與編制工作。2.保管期限的準確劃分。保管期限需考慮可追溯性以及使用年限，不是所有的制度、合同、會議紀要等保管期限都定為永久。如薪酬、人事等重要的規定、辦法等可定為永久；考核辦法可根據情況細化保管期限，如企業考核評級、綜合性考核，可定為定期30年，一般性工作考核、評價辦法等，可定為定期10年；涉及電子文件、電子檔案等聲像材料的，保管期限可從長。3.編制文件結構安排。編制文件一般包括條款和檔案保管期限表兩個部分：表頭結構和文件材料排列方法與編號。表頭結構包括序號、歸檔范圍、保管期限3欄，審查完后用于本企業下發實施時的表格內容可進行適當的增加刪除。排列方法按照機構序列或職能序列來安排文件材料的排序，機構排序列舉文件條目最好到二級部門，最低一層條目盡可能細化到具體文件。編號必須反映出文件材料的分類層級，采用分層編號法，即第一層用“1”，第二層用“1.1”“1.2”，第三層用“1.1.1”“1.1.2”，第四層用“1.1.3.1”“1.1.3.2”，編號最好不要超過四級。

（四）審核修改。1.企業編制領導小組辦公室將梳理產生的文件材料內容收集好，進行系統整理和匯總，去除重復文件，補充有關內容，形成初稿。形成初稿后應召開會議，召集有關部門人員面對面地討論、深入溝通，多聽取他們的意見，從而保證企業納入歸檔范圍的文件材料是齊全完整的，避免缺漏。2.對修改后的初稿還應以征求意見稿的形式征求企業內各方面的意見，對反饋的意見逐條梳理，提出處理意見。然后將經過討論和征求意見的《保管期限表》提交企業負責人審批。

（五）報審下發。審查單位對《保管期限表》正式同意前進行預審，審查后將修改意見連同文稿返回企業，企業在收到返回的修改意見后應及時修改，并再次上報審查單位進行預審，這過程有時候要經過多輪才能通過。預審合格后由企業以正式文件上報審查單位，企業在收到審查單位正式回復意見后及時修改，形成可正式下發實施的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

四、結語

做好《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限》的編制工作，對完善企業文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案管理期限，對提高企業管理類檔案歸檔質量有著重要的意義。