高校成人繼續(xù)教育檔案管理工作信息化建設(shè)

文/丁麗麗

當(dāng)前隨著信息時代的到來，在信息化、網(wǎng)絡(luò)化快速發(fā)展的時代，對于高校成人繼續(xù)教育檔案管理工作逐漸朝著信息化的方向發(fā)展，在信息化建設(shè)的一種新形勢下，高校成人檔案管理工作逐漸朝著一種新的方向發(fā)展。高校成人檔案管理工作也是當(dāng)前高校教育中的一項重要工作內(nèi)容，對于高校檔案管理工作的信息化建設(shè)也能夠更好地提高檔案的利用率，符合當(dāng)前檔案管理的發(fā)展趨勢。

一、高校成人繼續(xù)教育檔案管理工作信息化建設(shè)的重要意義

(一)高校成人繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效的促進(jìn)成人教育的工作需求，提供各種有用的信息資源。當(dāng)前隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，成人教育也呈現(xiàn)快速發(fā)展的趨勢，在高校成人教育檔案數(shù)量的日益增多，利用率也逐漸提高，對檔案管理工作提出更高的要求。當(dāng)前信息化的發(fā)展已經(jīng)成為社會發(fā)展的重要標(biāo)志，信息化技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了教育工作的進(jìn)步和創(chuàng)新，成人繼續(xù)教育檔案是成人教育中重要的信息資源，對于以后的發(fā)展有著重要的作用，具有一定的參考和借鑒作用。

(二)成人繼續(xù)教育檔案管理工作的信息化是成人自身發(fā)展的需要，當(dāng)前隨著高校成人繼續(xù)教育事業(yè)的不斷發(fā)展，成人繼續(xù)教育工作的人數(shù)不斷增多，規(guī)模也不斷擴(kuò)大，成人繼續(xù)教育工作的任務(wù)也越來越重，成人繼續(xù)教育的檔案對于自身的發(fā)展有著重要的借鑒作用，提高成人繼續(xù)教育檔案管理工作的信息化建設(shè)，可以對檔案進(jìn)行有效的管理，能夠有效的節(jié)省人力、財力等的成本，提高檔案管理的效率，為成人教育檔案管理工作提供更大的幫助。

(三)成人繼續(xù)教育檔案管理工作的信息化建設(shè)也是滿足社會需求的重要內(nèi)容，高校成人繼續(xù)教育具有一定的社會性，在開展相關(guān)工作的過程中，會有很多的信息資源產(chǎn)生，利用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行對信息資源的整理是比較復(fù)雜的。信息技術(shù)的應(yīng)用可以有效提升管理的效率，為成人未來參與工作奠定良好的基礎(chǔ)，成人繼續(xù)教育檔案管理的信息化建設(shè)，可以有效提升成人繼續(xù)教育的整體發(fā)展水平，促進(jìn)成人繼續(xù)教育朝著更加科學(xué)的方向發(fā)展，促進(jìn)成人教育工作的現(xiàn)代化，更好適應(yīng)社會發(fā)展趨勢。

二、高校成人繼續(xù)教育檔案管理工作信息化存在的問題

(一)對成人教育教學(xué)檔案管理工作認(rèn)識不到位。當(dāng)前隨著高校成人教育的不斷發(fā)展，檔案的不斷增加，對于檔案的管理也是越來越復(fù)雜，高校對于檔案的利用率不高，檔案信息資源開發(fā)不到位，對于成人高考教育的檔案管理工作認(rèn)識不到位，對于檔案的管理不夠重視，這在一定程度上也會制約檔案管理工作的深入開展，不利于檔案的管理和利用，高校成人繼續(xù)教育檔案管理工作很難適應(yīng)社會發(fā)展的趨勢，在檔案的整理和管理方面還存在很多的問題，檔案管理工作制約了高等教育的發(fā)展。

(二)成人教育的教學(xué)檔案開發(fā)利用率不高。對于高校成人教育的檔案管理，主要是為了以后的利用，當(dāng)前對于檔案的收集管理工作還不到位，管理人員的管理意識比較差，對檔案的管理不夠科學(xué)，一些有價值的檔案不能夠被充分利用，因此，需要改革傳統(tǒng)的檔案管理方式。

三、加強(qiáng)高校成人繼續(xù)教育檔案管理工作信息化建設(shè)的措施

(一)做好成人教育檔案的收集整理工作。當(dāng)前成人教育檔案的管理工作是當(dāng)前高校重要的一項工作內(nèi)容，需要將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，要充分做好檔案的收集整理工作。采取的收集整理方式包括：一是集中收集，在成人教育的面授輔導(dǎo)中，應(yīng)該將檔案進(jìn)行收集，做好對檔案的管理工作，將相關(guān)的檔案進(jìn)行分類整理進(jìn)行統(tǒng)一歸檔；二是在日常的工作中，收集零碎的檔案進(jìn)行整理歸檔，這兩種方式都可以對檔案進(jìn)行收集整理，保證檔案材料的齊全和完整，也為以后的檔案的利用提供豐富的資料。

(二)加強(qiáng)成人教育檔案的信息化管理。對于高校成人檔案的信息化檔案管理都是以紙質(zhì)的檔案為基礎(chǔ)形成的，通過從紙質(zhì)檔案中將信息錄入數(shù)據(jù)庫中，創(chuàng)建電子檔案，同時要保證電子檔案與紙質(zhì)檔案信息的一致性，做好對兩種檔案的不同管理，提高檔案管理的效率。需要利用現(xiàn)代化的管理手段加強(qiáng)對檔案信息的管理，可以及時進(jìn)行相關(guān)信息的查找，從中獲取有價值的信息資源，從而形成一個完整的成人教育檔案管理系統(tǒng)，建立檔案信息管理網(wǎng)站。

(三)完善成人檔案管理制度，做好人員培訓(xùn)。對于檔案工作的管理，需要不斷完善檔案管理制度，要將成人教育的檔案管理工作納入到學(xué)校的計劃和規(guī)劃中，納入到學(xué)校的有關(guān)管理制度中，對于相關(guān)的檔案管理人員，需要做好日常檔案的收集、檢查和驗收，制定適合的檔案管理制度和方案，使成人教育檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。當(dāng)前的高校成人檔案管理都實(shí)現(xiàn)信息化的管理，需要加強(qiáng)對檔案管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)和知識的培訓(xùn)，要讓管理人員了解檔案的鑒別和整理，做好檔案的保管和開發(fā)，將其作為成人檔案管理信息化的重要環(huán)節(jié)，加大對管理人員的培訓(xùn)工作，不斷提高管理人員的相關(guān)技能，確保檔案管理工作的有序性。

四、結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，成人教育的發(fā)展趨勢不斷增強(qiáng)，成人教育檔案管理的現(xiàn)代化也成為當(dāng)前檔案管理的一種發(fā)展趨勢，需要加強(qiáng)對相關(guān)管理人員的培訓(xùn)，使其具備良好的業(yè)務(wù)技能，能夠更好的進(jìn)行檔案工作的管理，適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

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