公路檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題分析與對(duì)策

黃祝娥

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，公路建設(shè)變得越來(lái)越重要，而做好公路檔案的管理工作能夠在一定程度上真正反映公路建設(shè)的整體狀況，因此，公路檔案的管理工作是非常必要的。首先分析了公路檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：公路檔案管理；管理意識(shí)；管理體系；質(zhì)量審查

中圖分類號(hào)：F542 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.24.065

現(xiàn)階段，我國(guó)如果想進(jìn)一步發(fā)展國(guó)民經(jīng)濟(jì)和提高人們的生活質(zhì)量，首先必須大力發(fā)展公路建設(shè)事業(yè)，促進(jìn)我國(guó)公路工程的建設(shè)水平，而公路檔案管理工作是公路建設(shè)項(xiàng)目管理中的重點(diǎn)。為了進(jìn)一步提高公路檔案的管理水平，必須要深入研究公路檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題及相應(yīng)的解決對(duì)策。

1 公路檔案中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.1 相關(guān)人員重工程建設(shè)輕檔案管理

相關(guān)人員重工程建設(shè)輕檔案管理是影響公路檔案管理的最主要因素。這主要表現(xiàn)為：①施工企業(yè)總是事不關(guān)己，高高掛起，在對(duì)公路進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中，部分施工企業(yè)往往太過(guò)于關(guān)注公路建設(shè)的質(zhì)量和進(jìn)度，卻忽略了公路檔案的整理和收集，導(dǎo)致公路檔案的收集不夠完整，無(wú)法真正反映公路建設(shè)的整體狀況。②施工企業(yè)存在突擊觀念。因?yàn)楣方ㄔO(shè)具有很長(zhǎng)的周期，部分建設(shè)企業(yè)就可能會(huì)運(yùn)用突擊戰(zhàn)術(shù)，待公路工程竣工的時(shí)候才急于拼湊和補(bǔ)救，導(dǎo)致公路檔案材料缺乏完整性，漏洞百出。③公路建設(shè)的相關(guān)人員存在利己觀念，個(gè)別公路工程的技術(shù)人員把公路建設(shè)過(guò)程中非常重要的原始數(shù)據(jù)和圖紙等材料據(jù)為已有，從而為檔案管理人員的檔案收集工作帶來(lái)困難。④施工企業(yè)目光短淺，因?yàn)闄n案效益的發(fā)揮具有滯后性，多數(shù)施工企業(yè)往往只是關(guān)注當(dāng)下公路工程所能夠帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)收益，而對(duì)相關(guān)檔案資料卻疏于收集。

1.2 相關(guān)單位缺乏對(duì)檔案管理的指導(dǎo)和監(jiān)督

在公路建設(shè)的過(guò)程中，相關(guān)單位往往缺乏對(duì)公路檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，主要表現(xiàn)為：①公路主要管理部門對(duì)公路建設(shè)過(guò)程中的檔案管理工作沒(méi)有整體的規(guī)劃和統(tǒng)籌，未能對(duì)公路檔案管理工作給予明確的指導(dǎo)和監(jiān)督；②公路建設(shè)相關(guān)部門未能把公路檔案管理工作納入到其項(xiàng)目管理中，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法與公路建設(shè)同步進(jìn)行；③公路監(jiān)理部門往往重視管理和監(jiān)督公路建設(shè)的進(jìn)度和質(zhì)量，而沒(méi)有將公路檔案管理工作納入監(jiān)理的工作日程。

1.3 公路檔案歸檔沒(méi)有嚴(yán)格進(jìn)行質(zhì)量審查

現(xiàn)階段，在公路工程建設(shè)的過(guò)程中，相關(guān)部門未能對(duì)公路檔案的歸檔質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的審查。形成公路檔案的來(lái)源非常廣泛，可能會(huì)涉及到設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理、施工、建設(shè)等單位，而且它還具有內(nèi)容復(fù)雜、種類多等特點(diǎn)。檔案管理人員無(wú)法逐一進(jìn)行審查，即使有的檔案已經(jīng)經(jīng)過(guò)了審查，但是因?yàn)楣方ㄔO(shè)技術(shù)方面的專業(yè)知識(shí)比較缺乏，因此最多也只能是確保公路檔案的完整性，卻無(wú)法確保公路檔案的質(zhì)量。

1.4 工程外包影響了檔案管理

在建設(shè)公路的過(guò)程中，一般情況下不同的合同段往往會(huì)交由不同的建設(shè)企業(yè)負(fù)責(zé)，而對(duì)于不同合同段里不同的建設(shè)工程，就可能會(huì)承包給不同的施工企業(yè)。因?yàn)樵诖诉^(guò)程中人員的流動(dòng)大，而且很少有建設(shè)企業(yè)會(huì)配備專業(yè)的公路檔案管理人員，這為收集和管理公路檔案帶來(lái)了極大的不便。

2 提高公路檔案管理質(zhì)量的有效對(duì)策

2.1 加強(qiáng)公路檔案管理意識(shí)

公路建設(shè)企業(yè)如果想做好公路檔案管理工作，首先必須具備較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)。相關(guān)的公路主管部門必須要加大公路檔案管理方面的宣傳力度，努力使參與公路建設(shè)的企業(yè)能夠認(rèn)識(shí)到公路檔案管理的重要性，營(yíng)造出良好的公路檔案管理氛圍，切實(shí)做好“三個(gè)同步”工作，即公路工程分階段建設(shè)與累積和收集文件同步、檢查公路工程質(zhì)量和進(jìn)度與檢查公路檔案資料同步、驗(yàn)收工程檔案與驗(yàn)收公路工程同步。在完成以上工作之后再做好檔案收集相關(guān)工作，主要的措施包括：①把公路檔案管理工作納入到工程項(xiàng)目的考核范圍，在施工合同和監(jiān)理合同簽訂的同時(shí)把公路建設(shè)相關(guān)的資料歸檔并寫到相關(guān)合同的條款中，并作出明確的規(guī)定，在公路工程竣工的時(shí)候參與公路建設(shè)的企業(yè)必須把建設(shè)公路過(guò)程中涉及到的檔案資料交于建設(shè)企業(yè)，并確保其完整性。②制訂詳細(xì)的公路檔案資料收集計(jì)劃，明確檔案收集的范圍。因?yàn)槭占窓n案工作的周期比較長(zhǎng)，如果沒(méi)有詳細(xì)的公路檔案收集計(jì)劃，在收集的過(guò)程中很容易導(dǎo)致漏收資料及其他顧此失彼的問(wèn)題產(chǎn)生。③運(yùn)用隨時(shí)收集和現(xiàn)場(chǎng)收集的方法進(jìn)行公路檔案的收集工作，公路檔案資料的形成往往是及時(shí)的，有的時(shí)候一邊作業(yè)一邊就會(huì)形成公路檔案，例如在合同變更或者圖紙變更的過(guò)程中就形成了公路檔案，檔案管理人員必須及時(shí)將這些檔案收集起來(lái)并作妥善保管，避免出現(xiàn)檔案資料丟失的情況。④檔案管理人員還必須做好設(shè)備檔案、聲像檔案、照片檔案等各種公路檔案的收集工作，保證公路檔案的完整性。

2.2 建立完善的公路檔案管理體系

公路檔案資料是公路維護(hù)與建設(shè)的歷史記錄，同時(shí)它也是確保公路建設(shè)質(zhì)量的非常重要的條件。在公路建設(shè)初期，必須要對(duì)參與建設(shè)的企業(yè)提出公路檔案管理的具體要求。在驗(yàn)收工程的時(shí)候，應(yīng)該將公路檔案管理作為建設(shè)企業(yè)考核的重要指標(biāo)，也就是要全方位、全過(guò)程地管理公路檔案的質(zhì)量。公路檔案質(zhì)量管理必須要做到：①在公路項(xiàng)目進(jìn)行審批的階段，資金和人員等方面都未能全部到位，這是收集檔案比較薄弱的階段。雖然前期的檔案資料很少會(huì)涉及到技術(shù)方面，但是它們依舊是公路檔案非常重要的組成部分。相關(guān)單位必須要指定專人加強(qiáng)管理、明確責(zé)任，注重對(duì)前期公路檔案資料的管理和控制。檔案管理部門也應(yīng)該積極的監(jiān)督和指導(dǎo)該階段的檔案文件收集工作。②在公路項(xiàng)目的設(shè)計(jì)階段和施工階段，會(huì)涉及到大量技術(shù)方面的檔案資料，工程技術(shù)人員必須要和檔案管理人員配合好，深入施工現(xiàn)場(chǎng)，及時(shí)掌握施工動(dòng)態(tài)，做好收集檔案工作，保證公路檔案資料能夠完整、真實(shí)地反映出公路建設(shè)的整體面貌。③在公路項(xiàng)目的竣工階段，在做好公路檔案的整理工作之后，建設(shè)企業(yè)應(yīng)該嚴(yán)格審查公路檔案是否符合相關(guān)要求，如果存在不完整的檔案資料，就必須及時(shí)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。

2.3 做好公路檔案的指導(dǎo)監(jiān)督工作

首先，建設(shè)企業(yè)必須對(duì)公路檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌和規(guī)劃，建立完善的公路檔案管理體系。業(yè)主單位在辦理施工許可證或工程規(guī)劃手續(xù)時(shí)，應(yīng)該及時(shí)聯(lián)系檔案管理部門，并由建設(shè)企業(yè)、檔案管理部門、公路管理部門聯(lián)合起來(lái)制訂公路檔案的歸檔計(jì)劃，明確負(fù)責(zé)檔案管理工作人員的職責(zé)，建立領(lǐng)導(dǎo)分管、檔案管理人員負(fù)責(zé)的公路檔案管理體系。其次，作為公路建設(shè)項(xiàng)目總負(fù)責(zé)的機(jī)構(gòu)，業(yè)主單位應(yīng)該將參與建設(shè)企業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，加強(qiáng)與其的聯(lián)系，并對(duì)其進(jìn)行及時(shí)指導(dǎo)。最后，公路管理部門還應(yīng)該對(duì)施工企業(yè)公路檔案的保管、整理、收集情況進(jìn)行不定期或者定期的檢查，并嚴(yán)格實(shí)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，一般情況下，公路建設(shè)具有工期長(zhǎng)、施工復(fù)雜的特點(diǎn)。在公路施工過(guò)程中，公路檔案資料也可能會(huì)發(fā)生變更，因此，為了公路檔案能夠真正反映公路建設(shè)的整體狀況，施工企業(yè)必須及時(shí)將這些檔案收集起來(lái)并作妥善保管，盡可能地保證公路檔案的完整性。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)該深入研究公路檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，并努力探索相應(yīng)的解決對(duì)策，最大限度地提高公路檔案的管理水平。

參考文獻(xiàn)

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[2]楊小岳.公路檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].檔案時(shí)空，2007（08）：26-27.

〔編輯：王霞〕