淺談市級農科院的科研檔案與管理

張成舜，吳 鵬，舒忠旭

(四川省達州市農業科學研究院,四川 達州 635000)

淺談市級農科院的科研檔案與管理

張成舜，吳 鵬，舒忠旭

(四川省達州市農業科學研究院,四川 達州 635000)

本文闡述了市級農業科研檔案在促進農業科技持續創新，支撐區域農業穩定發展，推動特色產業發展壯大，豐富國家檔案資源信息等方面作用明顯。市級農業科研檔案的現狀是工作有所加強，重視不夠；檔案信息豐富，有待開發；管理比較完善，還需規范。通過加強宣傳教育，強化責任；創新工作方法，管理規范；注重資源開發，提升內涵；搞好日常維護，確保安全等舉措，促進市級農業科研檔案事業的發展。

農科院；科研檔案；管理

地市級農業科研院、所(以下簡稱市級農科院)是我國基層農業科研機構和主要的創新成員。據報道，我國現有市級農科院600余所，約占全國農業科研機構的55%，因熟悉當地自然環境，了解當前生產與農民需求，其創新成果實用，技術指導有效，已成為我國區域農業發展的中堅力量[1]。市級農科院在科研活動中形成的各種文字、圖表、聲像等文檔資料(以下簡稱科研文檔)，根據國家檔案管理規定，及時歸檔，規范整理，妥善保存，長期累積，形成了數量較大，種類繁多，信息豐富，獨具特色的的農業科研檔案，已成為我國農業持續創新，農業穩定發展的重要資源，也是國家科技檔案信息的主要來源。搞好這些農業科技檔案管理，對于促進國民經濟穩定增長、社會文明進步、全面建成小康社會具有重要的意義。

1 市級農業科研檔案的作用

1.1 促進農業科技持續創新

運用已有知識和成果，成為當今創新的主要路徑。農業也不例外，農業試驗研究多在自然條件下進行，因試驗條件變化莫測，田間管理無法絕對均等，試驗季節性強和周期較長，形成的研究成果區域性十分明顯。市級農科院分布區域廣泛，地理條件各異，生態環境不同，研究作物較多，在長期的試驗研究中所得到的科技信息，記錄了不同區域農業發展情況，各地農業生產經驗，多種作物、品種、栽培技術等生產效果，探索創新多種試驗方法、技巧，積累了諸多經驗與智慧。這些科技信息，既是市級農科院自身發展、創新不可缺少的依據，也是其他農業科研機構借鑒、參考與利用的重要科技資源。

1.2 支撐區域農業穩定發展

我國幅員遼闊，地形地貌差異較多，相同成果用于不同區域，其結果會因地而異，甚至“南橘北枳”。市級農科院熟悉當地環境，了解生產與農民需求，其自主創新成果用于當地生產效果明顯；引進成果是對當地試驗結果分析，加以吸收創新或集成創新，既可解決當地生產與農民需求，還能提升原創成果的潛在價值，推動農業創新成果的轉化。因此，市級農科院的農業科研檔案，可為各地農業成果的示范展示、培訓指導、推廣應用等提供適用、有效的支撐技術，推動我國區域農業的持續穩定發展。

1.3 推動特色產業發展壯大

目前人類利用植物約2000種，國家、省級農業科研機構以研究生產面積大、需求量大的糧油作物為主，對苧麻等小宗作物研究不多或少有涉足。而這些小宗作物在特定區域種植，因其產量高、品質優、效益好而成為農民增收、消費者喜愛的特色作物，而深受地方政府重視。市級農科院以服務地方經濟為已任，多將地方優勢明顯作物作為創新重點，圍繞生產發展、產品消費與產業壯大，開展良種選育，良法研制，加工技術或工藝創新，形成的創新成果，成為特色產業發展的支撐技術，形成的農業科研檔案，既豐富我國植物種質資源的研究與創新，又推動農業特色產業的發展壯大。

1.4 豐富國家檔案資源信息

市級農科院建于上世紀五六十年代，其前身多從事農業科技工作。因此，保存的農業科研檔案歷史悠久，信息豐富，是研究我國基層農業科技事業發展不可缺少的重要史料；市級農科院每年實施多個農業科技項目，形成的科技項目檔案信息，是各級政府、職能部門，開展項目投資績效評價，完善管理辦法，調整投資方向等重要的真憑實據；市級農科院以農業試驗為主，注重良種選育，技術創新，成果轉化或集成，在成果示范推廣、技術培訓與指導等方面著力較多，與國家級科研機構的基礎研究、省級科研機構的應用研究，共同構成了我國完整的農業創新體系，成為我國農業科研與生產連接的紐帶，農業成果轉化“最后一公里”的橋梁。市級農科院的科研檔案成為了國家科技檔案的重要源泉。

2 市級農業科研檔案的現狀

2.1 工作有所加強，重視不夠

我國市級農科院創建初期，因設施條件較差，手段落后，內容比較單一，科研管理不夠規范，產生的科研文檔資料不多，科研檔案管理以收集與保存資料為主；“文革”期間，農業試驗研究幾乎停止，科研檔案更是無人問津；改革開放后，隨著國家對檔案工作的逐漸重視，市級農科院加強了科研檔案工作，落實了管理部門，增加了管理人員，建立了管理制度，對科研文檔的形成、收集，歸檔，整理，保存與利用等工作逐漸開展，隨著各級政府、部門對項目管理的逐漸規范，農業科研檔案在項目申報、評審檢查、驗收審定、職稱晉升等方面日益發揮著重要的憑據、證明等作用，市級農科院的科研檔案工作正在加強與完善。

但目前仍存在著科研檔案重視不夠，檔案與項目管理脫節，工作經費不足，設備簡陋，“三重三輕”(重申報，輕建檔；重成果，輕積累；重短期，輕長遠)[4]現象明顯，保密意識淡薄，文檔不規范，歸檔不主動，利用不積極等問題。

2.2 檔案信息豐富，有待開發

市級農科院從事科研活動的時間短的有幾十年，長的超過百年，開展的業務工作多受國家政策，發展需要與經費等因素影響。創建初期，以總結經驗，生產指導，篩選地方良種為主，后來逐漸發展壯大，形成糧油為主，兼顧其他作物，涉足育種栽培、土壤肥料、病蟲雜草、貯藏加工等多個領域，原始創新，引進消化與集成等創新方式并存。1985年國家實施科技體制改革，鼓勵市級農科院向區域性或專業性科研機構發展，許多研究課題被迫削弱或下馬。上世紀90年代，國家鼓勵科研單位創收彌補經費不足，育種等創收課題受到重視，栽培等公益課題生存困難。進入新世紀，國家重視糧食安全，相關研究課題受到青睞。市級農科院研究課題不斷調整與變動，因而產生的農業科研檔案數量較大，種類繁多，信息豐富。

但也存在原始資料不完整，示范展示、培訓指導、應用反饋等信息少，檔案鑒定與開發不足，檔案信息發布不及時，利用檔案不充分等現象。

2.3 管理比較完善，還需規范

經過多年發展，市級農科院科研檔案管理逐漸規范。建立了管理體系，形成分管領導牽頭，職能部門負責，檔案人員實施，課題參與的科研檔案工作機制，明確相關人員在科研檔案管理的職責與任務，多數單位將項目與檔案管理統籌，確保了檔案管理與項目實施的同步與協調。建立了管理制度，明確規定文檔形成、歸檔、整理、保存與利用等，科研檔案管理有據可依。完善了管理條件，落實辦公室與庫房，安裝了抽濕機(或空調)、防鼠網、滅火器等，配置了電腦、網絡、打印、復印、傳真等設備，可正常開展檔案業務工作。

同時也存在科研檔案與項目管理分離，推諉、扯皮等現象時有發生，“三納入”“四同步”[2]的落實有時不到位；有的管理制度不全或不實用；有的電子文檔管理還未規范；有的科研檔案信息的遠程傳輸、即時提供、快速查詢、資源共享等尚未采用。

3 市級農業科研檔案的發展

3.1 加強宣傳教育，強化責任

加強《檔案法》《知識產權保護法》等學習，增強檔案是國家財富的意識，保護檔案為公民的職責；嚴禁資料造假、私存文檔、信息泄密等違法行為，增強職工的法制觀念；結合單位實例，大力宣傳科研檔案對提升管理、節省資源、推動創新、促進發展的作用與實效，讓職工真實感受科研檔案的重要性；加強職業道德教育，讓職工明白：成果是集體智慧結晶和個人成長憑據，私自留存、遺失毀損科研文檔有損單位和他人權益，也會影響個人晉升，增強職工保護科研檔案的責任心。

3.2 創新工作方法，管理規范

針對農業科研周期較長、內容廣泛、業務交叉、資源有限等特點，市級農科院要不斷創新科研檔案管理。更新管理制度，如完善電子文檔的規范管理，確保電子信息的真實、有效、安全與利用；完善科研文檔移交、信息登記制度，確保科研資料的齊全與完整。實行目標管理，量化各方任務，簽訂目標責任書，考核管理績效，與部門或個人獎勵、晉升等掛鉤，獎勤罰懶。開展標準化建設，規定科研項目的歸檔內容，采集原始信息標準，形成文檔格式，統一信息儲存、轉換與加密等，為科研檔案數字化奠定基礎。增強管理活力，利用現代傳媒，發布年度目標，建檔內容，歸檔進度，違規事例，建議建言等信息，提升檔案管理的透明度與公信力。改善工作條件，不斷更新設施設備，將計算機應用于檔案的整理、分類、檢索與貯存，以及信息收集、傳輸、發布、查詢和共享，主動為政府決策，部門管理，項目申報，生產發展等提供有益的檔案服務。

3.3 注重資源開發，提升內涵

鑒定科研文檔，整理檔案前按照檔案管理要求，組織課題或專家認真鑒定歸檔資料，剔除重復、零碎、無用等資料，保留內容齊全完整，信息真實有效，符合檔案要求的資料給予保存，避免無效資料占用庫存資源，提高科研檔案質量；開發檔案資源，應用新的原理、方法或手段，分析研究多年檔案資料，形成新的成果，服務農業生產與科研。如將多年土壤養分的對比結果指導作物施肥；通過對作物多年雜種表現情況的分析研究，可找出親本與組合優勢的相關性，用以指導親本組配，提高良種的中選率等，以提升科研檔案潛在價值。利用檔案資料，編寫項目綜述、成果簡介、報告述評、論文著作等，介紹最新成果，宣傳創新工作，發布有效的檔案信息，推動成果轉化，增強檔案的吸引力。

3.4 搞好日常維護，確保安全

保證信息安全，是科研檔案管理的核心。經常檢查檔案庫房、配套設施及周邊環境的安全情況，及時消除安全隱患，采取切實有效的措施，防止潮濕、鼠害蟲害及其他因素損毀檔案，確保檔案實物安全；對重要檔案、安全穩定性較差的資料，可采取復制(如打印、拷貝、掃描、復印等)、異地備份、專柜保存等措施，防止意外事故發生而影響檔案信息失真；注重涉密信息管理，完善涉密檔案分級、解密，信息傳遞、披露與利用等審批或查閱程序，通過密封、加密、專貯、限制使用等措施，降低核心技術、重要資源、前沿研究等重要信息的泄密風險，有效保護單位核心利益和主創人員的勞動成果。

[1]蔡金華，劉照亭，王敬根,等.地市級農業科研單位的地位與機制創新[J].山東農業干部管理學院學報,2009,23(5):53-54.

[2]梅盈潔,邱俊榮.加強農業科研科研檔案管理提高農業科研管理水平[J].農業科技管理,2011,30(2):14-17.

[3]鞏文紅，仇貴生.農業科技科研檔案與現代農業[J].農業科技管理,2008,27(3):52-54.