淺談檔案標準化工作

劉 敏，尤靖怡，孫毓函

（中國船舶重工集團公司 第七〇四研究所，上海 200031）

淺談檔案標準化工作

劉 敏，尤靖怡，孫毓函

（中國船舶重工集團公司 第七〇四研究所，上海 200031）

檔案工作的進步離不開標準化的建設，文章通過分析船舶行業檔案室的現狀，強調了檔案工作的實踐意義，點明了檔案標準化工作與質量和保障工作之間的聯系，從而提出提升檔案標準化工作的一些設想。

檔案；標準化；質量

0 引言

隨著船舶行業的不斷發展，作為保障部門之一的檔案部門，也必須加快前進的速度跟上時代的進步，新時期的檔案工作任務是建設一個基礎設施完整、信息資源充足、團隊服務高效的可持續發展型的專業檔案室，要達到更好地為科研生產服務這一目的，離不開建立一個完整的檔案標準體系。

1 檔案標準化工作的現狀分析

檔案標準化工作歷來就是檔案工作的一項重要內容。從檔案的收集、整理到立卷、歸檔，至最后的利用、銷毀，都無法離開“標準”二字。隨著數字檔案館的迅速發展，檔案標準化工作也面臨一項項新的挑戰，如何繼承傳統檔案館的精華并將之延伸到數字檔案館中去是每個檔案工作人員都應該思索的問題，然而在這項轉變中，依然存在著人才隊伍建設不足、理論研究不夠、缺乏整體規劃的問題。

1.1 人才隊伍建設不足

檔案管理人員的整體水平是影響檔案部門工作的重要因素。在大部分情況下，檔案室普遍存在不重視、管理人員平均年齡較大等問題。在這種情況下，管理人員很難采取主動思考、主動探索的方式來應對新標準制定的問題，往往是新標準出了以后才進行培訓，也沒有深入思考，難以進行可持續的發展。

1.2 理論研究不夠

因信息技術發展非常迅速，現有標準往往陳舊過時，不具備參考意義。如《磁性載體檔案管理與保護規范》等規定，在如今普遍使用光盤、硬盤等存儲介質的情況下顯然已經不適用了。另外，一個成熟的檔案標準需要反復論證和實踐，而檔案標準化的建設尤其是數字檔案標準化的建設仍處在探索階段，論證和實踐都有些不足。

1.3 缺乏整體規劃

檔案標準化體系的建設是一項系統性的工程[1]，大至檔案館，小至檔案室，在編制檔案標準時都應當將之成體系地來規劃，否則，標準之間無法聯系，相互沖突，不僅無法達到發展的目的，反而會阻礙檔案工作的進步。

2 檔案標準化體系的特征

檔案標準化管理體系的建設程度反映的是整個檔案管理工作的綜合水平和標準化程度，如何能夠讓一個單位的檔案工作有序進行，且標準之間有機地結合成一個整體，首先就要了解其特征。

2.1 完整和配套

檔案管理標準體系是由全部檔案管理標準共同構成的具有內在聯系的整體，各項標準之間相互依存、相互補充。每種標準的制定和實施都需要有相關的標準與之配套，否則就會受到限制[2]。如當需要對檔案進行標準檢索時，如果缺乏標準的檔案著錄規范、目錄組織、標識符號等，就無法對檔案進行標準檢索，反而會影響檔案的利用過程。因此，檔案的標準不應是單獨的、分散的，而應該互相配合，統一成一個體系。

2.2 協調和聯系

檔案標準體系的建設應當與內外部其他與之相關的標準體系相互銜接、共同發展。同為檔案標準體系的要相互協調，如在搜索文書檔案時，“檔案號”和“分類號”在深度上要有一定的一致性。在與其他體系銜接時，要保持一定的協調性，如檔案與圖書、情報有一定的聯系性。

2.3 適當的比例

不同種類和數量的檔案管理標準應存在一定的比例，在制定標準時，要根據每個單位的實際情況、檔案工作重點、業務特點等因素合理地分配各項檔案管理制度在體系中所占的比例。

3 檔案標準化的實踐意義

3.1 檔案標準化的目標

作為船舶行業的檔案管理部門，其主要目標就是建立一個門類齊全、結構合理、管理科學、高效服務、可持續發展的檔案室，而要實現這個目標，很重要的一項任務就是實現檔案工作的科學化和現代化。在檔案工作及其信息活動中，各個組成部分雖有聯系，但也存在著技術的銜接和配合問題，要讓這些業務能夠統一起來，就離不開檔案標準化這個根本途徑。

3.2 檔案的質量與標準化密不可分

現代檔案標準化的意義在于規范不同檔案信息間的接口，約束檔案管理行為規范，正確引導檔案工作的方向[3]。檔案工作的實踐性很強，在這種情況下，理論對實踐的指導就顯得尤為重要，如果沒有一整套標準體系，勢必造成檔案工作的混亂，如檔案著錄項目和格式不一致、標識符號不清、整理和檢索方式不統一等，容易影響檔案的利用，甚至出現再次整理檔案的重復性勞動。隨著信息化的推廣，檔案信息資源的共享速度加快，沒有一個成套的標準來制約、規范檔案顯然是不行的。因此，在檔案工作的每一個環節上，都應當嚴格按照標準來執行，這樣不僅節省了重復勞動的時間，更能夠制作出高質量、有價值的檔案。

3.3 標準化是檔案部門對外聯系的紐帶

進入信息時代后，檔案工作也進入到了尋求“信息共享”的階段，如何能夠更好、更便捷地將資源共享給有需要的人成了檔案工作的一大主要目標。檔案標準化則是保證“檔案信息共享”的重要支撐力量，它能夠為檔案工作提供規范化的交流語言，將一份份看似“孤立”的文件有機地連接成檔案，將看似“孤立”的檔案部門與整個單位聯系起來。

4 提高檔案標準化管理工作的途徑

在日常檔案工作中，根據國家規定，正確的歸檔流程為“應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業務機構收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理”[4]。這個最基本的流程涵蓋了能夠使檔案標準工作得到提升的四大問題：源頭文件的收集、標準的制定與修訂、人才隊伍建設和軟硬件設施。

4.1 源頭文件的收集

源頭文件的標準化程度直接影響到成卷宗后檔案的質量，尤為明顯的例子就是公文的制發，只有嚴格按照國家標準和上級單位的要求制作的文件，才能符合公文的標準，這樣，在后續的流轉、上報、歸檔、查閱等一系列過程中，都會帶來極大的便捷。

在這一環節中，也要注意與每個研究科室的溝通，最好每個科室都能配備相應的兼職檔案員。如果檔案兼職人員都能按照相關規定做好檔案的預歸檔工作，而不是把一堆未整理的檔案直接交給檔案人員，就能在很大程度上保證源頭文件不缺失、不遺漏，對提高檔案的價值有很大的益處。

4.2 標準的制定與修訂

要實現檔案工作的現代化，極為重要的一項就是實現檔案管理的標準化，這是實現目標的重要前提和保障。船舶行業的檔案類型繁多，除文書檔案和科技檔案外，還有基建檔案、聲像檔案和實物檔案等，要使檔案工作有序進行，就需要制定相匹配的歸檔標準，例如中國船舶重工集團公司第七〇四研究所編寫制定的《檔案工作管理歸檔》、《科技檔案建檔管理辦法》、《文書檔案建檔管理辦法》等六項管理辦法，又在之后根據10號令和集團公司下發的規章制度修訂了一部分檔案管理辦法，如《文件和記錄管理辦法》，使檔案制度能夠覆蓋所內的檔案工作范圍，使檔案工作有章可循、有法可依。

4.3 人才隊伍建設

所謂“沒有規矩不成方圓”，沒有標準，檔案工作就無法很好地推行。然而，檔案標準的制定離不開人的參與。檔案標準制定不是單一的事件，而是包括了標準制定、宣傳、實施、評價、反饋、檢查等一系列環節的動態過程，是一個不斷深化和完善的過程，這就需要人的參與。任何一個標準，都離不開廣大檔案工作人員的積極參與。正是因為檔案工作人員前期積極探討制定、中期規范操作、后期思考反饋，檔案標準才能夠不斷完善，檔案工作才能有序進行，才能推動檔案管理逐步向高質量、高效率發展。檔案工作的進步和發展需要不斷吸納新知識、新技術，因此，檔案管理人才隊伍的整體水平直接影響到單位的檔案管理現狀。在傳統意識中，檔案部門屬于單位的邊緣部門，不太受重視，年輕員工也不愿意進入檔案部門。要提升檔案工作，檔案人員隊伍建設的重要性不言而喻。要提升人才隊伍的整體水平，可從幾方面入手：

1）吸納年輕的檔案工作人員，為他們創造可持續發展的良好環境，提升員工的歸屬感和積極性。

2）加強專、兼職人員尤其是專職檔案工作人員的業務培訓，不僅是檔案專業知識，更要加強學習計算機技術、網絡技術、法律法規等與檔案業務相關的內容，多參與各類研討會，由此來拓寬工作人員的視野，鼓勵工作人員積極思考、主動創新。對于兼職檔案人員，要增加源頭文件辨識方面的培訓，以便將有用的源頭文件完整、完好地保存下來。

3）建立獎懲制度，做到賞罰分明，盡量避免不合理的人員流動，提升工作人員的責任感和歸屬感。

4.4 軟硬件設施的建設

充足的后勤保障是實施檔案標準化的基礎條件。在大數據時代，每個單位都進入了信息化階段，除去計算機、掃描儀等硬件設備的購買，還應該注意軟件的配備。由于市場上現有的檔案軟件繁多，數據格式不統一，通用性不好，在購買軟件之前就應做好調研工作，選取適合本單位標準的軟件。軟件啟用后，要嚴格按照單位的規章制度來設置人員權限等，并不斷完善，實時更新，使得檔案軟件符合上級電子檔案存放和查閱的要求。

另外，訂購標準尺寸的檔案盒、檔案袋，符合標準的光盤、庫架等裝具和載體也是保證檔案工作有序進行，避免出現錯誤的重要一環。

5 結論

總之，檔案工作的宗旨是為科研生產而服務，其運作離不開每個檔案工作人員的努力和探索。做好檔案的標準化工作，建立完整完備的檔案標準體系，是檔案室可持續發展的前提，更是檔案工作邁向新時代的重要基石。

[1] 韓子靜, 孫曉菲, 熊健敏, 等. 我國數字檔案標準規范體系建設現狀分析[J]. 蘭臺世界旬刊, 2015(2): 39-40.

[2] 張春艷. 檔案標準化體系基本特性和構成初探[J]. 農業與技術, 2013(11): 251.

[3] 王曉源, 徐剛. 檔案標準化工作的實踐意義[J]. 檔案與建設, 2003(4): 11-12.

[4] 上海市檔案局. 檔案管理[M]. 上海: 上海社會科學院出版社, 2003.

3）在為海上鉆井平臺等鉆采設施運送燃料、鉆井泥漿和其他專用散裝貨物時，均采用適合于在MAT下操作的諸如軟管、閥門、附件等相關設備。

4）救生艇和救助艇設置罩蓋，運動部件設置電伴熱保護。

5）冰區雙燃料平臺供應船具有GR B(100)船級符號，具備救助100人的能力，對于救助區域應在下述部位設計電伴熱防冰措施：（1）左右救助區域間的甲板區域；（2）救助區域的欄桿與扶手；（3）通向起居處所或治療區域的通道。

6）消防總管及消防炮、消防噴頭設置整齊伴熱和隔熱絕緣。

7）確保脫險通道安全通行，在主脫險通道設置電伴熱裝置，并且在設計脫險通道時通道尺寸比常規增加了10%，主要考慮穿著極地服的人員的通行需要。脫險通道的門，選擇穿戴極地手套可以開關的形式。

8）航行燈選用能夠自發熱型式的燈，確保能產生足夠的熱量，防止冰凍。

4 結論

隨著全球變暖，越來越多的船舶選擇在北極以及高緯度寒冷區域航行。本文總結分析了IMO國際公約以及主要船級社的規范規則，針對各個船級社的規范差異給出了對策，并基于具體項目闡述了冬季化船級符號的相關要求在設計中的應用。在分析規范規則和設計應用中提出如下建議：

1）各船級社已針對設計溫度的定義開展溝通，在不久的將來會形成一個統一的定義，需要重點關注和持續跟蹤IMO和國內外船級社冬季化要求的最新進展；

2）加強與廠商和船級社的合作溝通，探求更加高效節能并符合船級社規范的冬季化防冰凍措施，達到優化設計方案的目的。

參考文獻：

[1] ABS. OSV-PART6, Offshore Support Vessel, Optional Items and Systems [S]. 2015.

[2] 中國船級社. 鋼質海船入級規范 第8篇第23章[S]. 2016.

[3] DNV GL. Rules for Classification Ships Part 6 Chapter 6[S]. 2016.

[4] LR. Provisional Rules for the Winterization of Ships[S]. 2015.

[5] IMO. IMO International Code for Ships Operating in Polar Waters: MSC. 385(94)[S]. 2015.

[6] 劉劍峰. 75 m海洋平臺供應船的設計[J]. 船舶標準化工程師, 2013, 46(3): 30-33.

Brief Introduction of File Work Standardization

Liu Min, You Jingyi, Sun Yuhan

(Shanghai Marine Equipment Research Institute, Shanghai 200031, China)

The improvement of file work is based on standardized foundation. The paper analyzes the situation of file work in the ship industry and emphasizes on the practical significance of file work. The connections between the standardization of file work with quality control and the indemnificatory work is elucidated. Furthermore, the paper puts forward some suggestions for the promotion of file work standardization.

file work; standardization; quality

G271

A

10.14141/j.31-1981.2017.02.003

劉敏（1990—），女，助理館員，研究方向：檔案標準化管理。