職業學校檔案數字化工作若干思考

吳文浩

2016年上半年，浙江省發展和改革委員會、省檔案局在聯合發布的《浙江省檔案事業發展“十三五”規劃》中明確提出了浙江省檔案發展的指導思想、主要目標、主要任務、重點項目和保障措施。主要目標之一是力爭到2020年全省各級各類國家檔案館全部建成數字檔案館，縣直機關以上檔案室、國有企事業單位檔案室全部建成數字檔案室，并積極推進其他單位數字檔案館（室）的建立。職類學校綜合檔案室應緊跟時代步伐，加快推進建立健全學校檔案數據庫基礎性工作，為“文檔一體化”“館室一體化”做好準備工作。

一、職業學校傳統檔案數字化概述

以筆者學校為例，存量中的傳統檔案保存有五大類：文書類、教學業務類、基建科技類、會計類、特種載體類。筆者以文書類、教學業務類和特種載體類為主，按照先易后難的順序開展數字化工作探討。

文書類和教學業務類為紙質檔案，都已進行現代規范整理歸檔，也是進行數字化工作的重要部分。紙質類檔案按規定只對永久檔案和30年檔案進行數字化掃描工作，這兩類紙質檔案數量很大。特種載體類為照片、獎杯、獎牌、牌匾等實物，相對紙質檔案來說，只要進行相關數字化處理就可保存。紙質檔案必須購置掃描儀進行規范化掃描，實物類檔案用數碼相機拍照，按電子歸檔標準保存。

檔案數字化，具體來說是指通過一定的技術手段將存儲在傳統載體上的、以模擬形態存在的檔案信息轉化為以數字形態存在的、計算機可以識別的信息的過程。數字化加工就是將記錄在傳統媒體上的檔案信息通過模數轉換為以數字形式表示的信息資源，這些信息資源是數據庫最基本的信息資源。數字化加工的具體操作流程為：前處理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份。整個數字化流程按一定的標準和規范進行，對于職業學校來說并不困難，完全可以充分利用現有的設備和人力資源完成檔案數字化加工，建立檔案目錄數據庫、全文數據庫和多媒體檔案庫。

二、傳統檔案數字化工作的實施思路

第一，加強組織領導，成立學校檔案數字化工作領導小組，統一部署，統一組織，明確分工，穩步實施。領導小組成員由學校各部門負責人及負責整理檔案工作的人員擔任，下設學校檔案數字化工作辦公室，成員由分管領導和學校檔案管理專職人員或兼職人員組成，具體開展領導、協調學校傳統檔案數字化工作。

第二，必要的經費投入，科學合理核定檔案工作經費，添置必要的設備，例如掃描儀、音視頻數字化采集和轉換設備、數碼相機等。

第三，抽調責任心強、工作認真的人員，特別是教學能力強的計算機專業教師。組織相關人員進行檔案知識、法律法規的學習，例如《浙江省省直單位紙質檔案數字化實施細則》《浙江省檔案局、浙江省保密局關于加強涉密檔案登記備份和數字化管理的通知》等相關文件，確保檔案信息安全、檔案實體安全。做好數字化加工過程信息安全知識的培訓，做到風險可控，避免不必要的檔案信息和實體損失。開設專門場所集中管理，分工協作，統一標準，規范化操作，嚴格按照標準管理數字化加工場所。

第四，制定數字化加IT作計劃時間表，穩步實施。存量傳統檔案數字化加工可以分為三大塊：文書類30年以上的傳統紙質檔案、業務類30年以上的紙質檔案、多媒體檔案。按數據目錄庫、全文數據庫及多媒體數據庫，各自展開數字化過程。紙質檔案前處理由檔案專職人員進行，數字化掃描加工由計算機教師按電子文件要求進行規范操作。

除了做好文書類、教學業務類、多媒體數字化工作外，還要建立完善檔案資源庫，包括目錄數據庫、全文數據庫、元數據庫等相關數字檔案資源，保證數字檔案資源真實、齊全、完整、安全、標準、規范、可用，為建立學校數字化檔案室提供堅實的基礎信息資源。

三、小結

充分利用職業學校現有的人力和物力資源，盡量使檔案數字化加II作成本小、風險低，提高技術能力，提早開展綜合檔案室傳統紙質檔案數字化加II作，為今后“文檔一體化”“館室一體化”做好基礎性工作。職業學校傳統檔案數字化過程是實現學校檔案資源數字化、學校檔案管理智能化、學校檔案利用網絡化的基礎性工作，也是適應時代要求而開展的工作。

（作者單位：長興技師學院）