地方高校秘書隊伍職業倦怠現象及對策研究

摘 要：本文通過對地方高校行政秘書和教學秘書職業倦怠情況的調查，運用比較法分析職業倦怠產生的原因，并從學校層面和個體角度入手，對怎樣干預和消除職業倦怠提出可行性方案，以期為提高地方高校管理隊伍的整體工作效率提供有益的借鑒。

關鍵詞：行政秘書；教學秘書；職業倦怠

職業倦怠是指個體在高強度工作下產生的一種身體和心理過度疲勞與耗竭的心理狀態，在各個行業都會表現出來。在地方本科院校的工作中，行政秘書和教學秘書的作用非常重要，二者在工作中產生職業倦怠將極大影響學校管理的效率和質量，制約整個學校管理水平的提高。

本文通過對地方性本科院校行政秘書和教學秘書這一特殊群體的研究，探討他們產生職業倦怠的原因，提出可行的解決策略，緩解他們在工作中的倦怠情緒，以引起學校高層對行政秘書和教學秘書的重視，提高教學管理的效率和質量。

一、職業倦怠的表現

在實際工作中，高校秘書隊伍的職業倦怠主要表現在以下三個方面：

1.缺乏工作熱情，辦事效率低下

有些行政秘書和教學秘書不能正確認識自己的工作，看不到工作對學校管理的重要性，總覺得管理工作干多干少一個樣，一味地應付工作，這種消極情緒嚴重影響了他們的工作熱情，使他們缺乏工作的動力，辦事拖沓，工作效率低下。

2.避重就輕，推諉責任

秘書隊伍處在學校行政工作的底層，學校的大小事情都離不開他們，事務繁多，工作繁重。因此，對一些責任過重的工作，有些人是能推就推，能少干就少干，誰也不愿意負責任，總抱著得過且過的心態。

3.心理失衡，情緒化嚴重

有些行政秘書和教學秘書在工作中經常受到領導的批評和指責，這使得他們對工作的熱情減退，產生煩躁的情緒，在接人待物的過程中情緒變化無常，忽冷忽熱。這種情緒化的狀態會極大地影響學校的管理工作，造成不良影響。

二、職業倦怠的原因分析

高等教育發展到了大眾教育階段，為緩解重點高校超負荷招生的窘境，地方性本科院校應運而生。隨著時間的推移，地方高校在管理方面存在的問題越來越凸顯出來。行政秘書和教學秘書出現職業倦怠是其中之一，究其原因主要有以下幾個方面。

1.工作量大，負擔重

地方性本科院校的發展歷史一般都伴隨著升本、合并和規模的擴張。地方性本科院校為了保證教學質量這一核心工作目標，往往對行政管理人員一再壓縮精簡，使行政秘書和教學秘書的日常工作內容過多，加之學校處于上升轉型階段，行政教學管理任務環環相扣，工作量巨大非常繁重。在地方性本科院校發展的過程中，社會和家庭對院校的期望值增高，這使學校對管理工作的要求更加苛刻，對秘書的素質要求越來越高，造成秘書的工作量不斷加大。

2.報酬不對等，待遇不公平

在地方高校的各項工作中，行政秘書和教學秘書的工作任務繁重，工作強度、工作壓力比一般的行政人員都要大，但是收入微薄，與同級別的其他崗位相比相差甚遠，而且職稱的晉升也是困難重重。在地方高校中，大部分的行政秘書和教學秘書都屬于行政編制，不屬于教師編制，因此在職稱的評定和職務晉升時，一般都參照科層職務管理模式，這種模式無視高校與純行政單位人員構成上的巨大不同，無視學歷層次與知識結構的差距，使行政秘書和教學秘書的職業發展處于無人理會和關心的窘境，其工作的積極性大打折扣，嚴重影響了工作的效率。

3.服務對象多元，工作事務繁雜

行政秘書和教學秘書處于學校管理的最基層，在學校的工作中，既要執行領導下達的各種任務，也要銜接學校各個業務處室的工作，有時還要直接面對學生。尤其教學秘書需要經常和學生打交道，為學生提供服務。但是由于教學秘書數量有限，服務對象眾多，且事務非常復雜，往往出力不討好，很難看到工作的實際成效。所以，當巨大付出與回報不成正比時，就會打擊行秘書工作的積極性，挫傷他們的工作熱情，使他們產生抵觸情緒和對立情緒，影響學校的管理工作。

4.社會地位不高，位置尷尬

行政秘書和教學秘書是學校管理隊伍重要的組成部分。行政秘書負責學校工作的上傳下達，起著重要的溝通橋梁作用。教學秘書在院系的日常教學工作中充當監管者的角色。行政秘書和教學秘書除了監督別人，自己也受別人的監督，在許多事情的處理上沒有發言權，時時處處看領導的臉色，在學校管理隊伍里面他們是最底層的，在許多人的眼里他們都是可有可無的，社會地位低下，位置十分尷尬。

行政秘書和教學秘書在處理日常事務時，一定要謹慎小心，不能出半點差錯，一旦有意外事情發生就會被定性為教學事故，因此高校秘書職業還是一個只有危險、沒有好處、容易引發教學事故的高危職業。日常工作中，他們戰戰兢兢、如履薄冰，焦慮情緒非常嚴重。

三、消除職業倦怠現象的對策

1.制訂相應的規章制度，加強學校層面的干預

在地方性本科院校中，為了體現公平以調動秘書群體的工作積極性，學校應進行適當干預，這是非常有必要的。學校應該深入實際，在福利待遇、晉升制度、培訓與教育等方面制訂一系列的規章制度，切實保障他們的權益。此外，學校還要時時處處關心他們的生活和身心健康，以增強行政秘書和教學秘書在地方性本科院校中的歸屬感，從而緩解職業倦怠。

第一，分流工作任務，適當減輕秘書的工作壓力。地方性本科院校快速擴張，但是用人機制上過分精簡，使管理人員的數量遠遠滯后于學校規模擴大的需要。地方性本科院校的行政秘書和教學秘書工作量是重點高校的幾倍，工作量巨大。擴招前和擴招后，學校的規模和學生人數不可同日而語，行政機構一再細化，但是秘書的人數很少增加。為了完成任務，在工作中他們不得不經常加班加點，長此以往不僅嚴重影響學校的教育和教學管理質量，而且損害他們的身心健康。因此在分配任務時要抓重點，好鋼用在刀刃上，對一些不太重要的事情可以向各個院系分攤，分流工作任務，聘請學生輔導員分擔，適當減輕工作壓力。

第二，加強人文關懷，營造和諧的工作環境。地方性本科院校過分強調規模效應和低成本辦學，而對教職工的人文關懷上表現不夠。人力資本是地方性本科院校的辦學基礎，行政秘書和教學秘書的能力素質對地方性本科院校的教學管理有著重要的影響。為防止人力資本成為“木桶效應”中的“短板”，地方性本科院校應該充分關心行政秘書和教學秘書的生活和身心健康，要從實際出發為他們提供一個相對寬松的工作環境，關心他們的生活，想方設法為他們的生活提供幫助，使他們心情愉悅的工作。在工作之余，學校要充分發揮工會的作用，開展各種豐富多彩的業余活動，組織多種多樣的教職工比賽，使他們的緊張情緒得到緩解。

第三，同工同酬體現公平，提高秘書的福利待遇。多勞多得，少勞少得，公平公正是社會主義價值觀的重要組成部分。學校在管理過程中，應該在公平公正的基礎上，制訂具有激勵作用的薪酬管理制度和獎評制度，使他們在工作中看到希望，這樣才能充分地調動行政秘書和教學秘書的工作積極性，以飽滿的熱情投入到工作中去。

第四，特事特辦，完善職業晉升制度。制訂合理的晉升制度是地方性本科院校緩解行政秘書和教學秘書職業倦怠的重要途徑之一。在制訂秘書職業晉升制度的過程中，學校應當根據自身的特點，從實際出發聯系地方學校的具體情況，參考行政人員職務評審的相關文件政策，特事特辦。制訂出的晉升政策，對行政秘書和教學秘書的職業發展給出明確的指引，使他們能看到自己未來的美好前景，調動他們的工作干勁。國家或省級的評職評審，在條件要求上較高，地方性本科院校可針對行政秘書和教學秘書的職業特點，提供優惠政策，制訂校級的評審機制，對那些職務晉升無望的工作人員也是一種激勵，使他們能安心工作。

2.加強自身修養，消除職業倦怠

在高校的秘書隊伍中，秘書的工作艱辛是客觀存在的，要真正做到按勞分配尚需很長時間的努力。在學校干預的基礎上，秘書群體還應該不斷加強自身修養，進行心理調適，以積極的心態和樂觀的情緒面對自己的工作，提高工作效率。因此他們從自身出發進行心理調適就顯得尤其重要。

與行政單位的秘書相比，高校群體秘書是事業編制，工作量相差不大，但晉升機會很少，他們長期從事各種各樣事務性工作，難免出現工作上的差錯，經常受到領導的各種批評和指責，付出和回報相差甚遠，漸漸地就會對自己的工作產生懷疑，產生倦怠情緒。因此在日常工作中，要對他們進行職業價值教育，只有使他們正確認識到秘書工作的重要性，看到自己在工作中的作用，才會在心理上感到一種成功的愉悅，產生職業的自豪感，提升職業價值感，使他們樂于自己的工作，提高工作效率。

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基金項目：隴東學院科技創新基金項目（項目編號：XYSK1306）。

作者簡介：郭麥霞（1975— ），女，碩士，講師，主要從事中國現當代文學的教學、研究工作。