談厄瓜多爾水電站項目文檔資料管理

李子林 高 艷

(1.中國電建西北勘測設計研究院有限公司，陜西 西安 710000； 2.陜西銀泰建筑工程有限公司，陜西 西安 710000)

談厄瓜多爾水電站項目文檔資料管理

李子林1高 艷2

(1.中國電建西北勘測設計研究院有限公司，陜西 西安 710000； 2.陜西銀泰建筑工程有限公司，陜西 西安 710000)

完整準確的文檔資料是工程項目運行、維護、檢修、管理、改建的重要參考性文件。對厄瓜多爾水電站工程工作實踐經驗進行了分析，通過項目文檔資料的收集、整理、歸檔工作經驗進行研究，海外水電工程項目文檔管理的編制和整理提供參考，提高檔案利用效率及國際工程的整體水平。

文件，類別，編號，分類

1 厄瓜多爾水電站項目簡介

水電站位于厄瓜多爾南部地區，電站裝機容量180 MW，水輪發電機采用3臺沖擊式水輪發電機組，單機容量60 MW，包括導流壩，取水工程，引水隧洞，調壓井，壓力管道，廠房和排水工程，升壓站為138 kV，連接兩個城市變電站138 kV傳輸線路和配套設備，并接入厄國家電網。

2 文檔資料管理原則

水電站業主為厄瓜多爾電力公司，咨詢公司由瑞典、法國、挪威、厄瓜多爾4個國家組成聯營體，語言為西班牙語，水電站項目分為4個施工標段，大壩、引水系統廠房、安裝、138 kV輸電線路。項目成立綜合部、設計部、控制部、工程部、采購部、翻譯部、HSE部、財務部、機電部9個部門，牽涉的語言種類、部門、相關人員較多。項目在建設過程當中參照《集團公司總承包項目文件歸檔整理辦法》并制定《厄瓜多爾水電站EPC項目文檔資料管理辦法》，包括過程管控文件、公文資料、設計文件、工程技術資料、商務合同資料、協議書、招投標文件、宣傳資料、聲像資料、人事檔案、安全生產與環境管理、工程竣工資料等，文件管理原則如下：

1)做好電子檔分類，根據分類法，編制分類目錄,檔案保存有條理，主次分明。

2)接收資料認真檢查資料質量，保證資料質量，發出文件完整正確。

3)資料分類、整理、編目、裝盒、入庫，整齊規范、排列有序、查找方便。

4)借閱資料填寫借閱單，防止各類資料丟失損毀和泄密。

5)資料存放環境具備防火、防潮、防蟲等條件,定期衛生打掃，保持資料庫整潔。

6)管理人員熟悉所管理的資料，了解使用者的需求，掌握利用規律。

7)資料保存每半年進行整理、核對，防止資料的遺失。

8)需銷毀的檔案，編造銷毀清冊，項目領導批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9)嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

3 文檔資料的分類

厄瓜多爾水電站項目資料包括紙質和電子檔文件，一部分以中方來往文件為主，包括項目與公司總部、標段分包商發生的往來文件；另一部分以厄方來往文件為主，包括項目與業主、監理、外籍分包商、當地政府部門等產生的往來文件。

3.1發文

項目發文分為：項目對業主單位、監理單位、外籍分包單位、現場其他單位、政府有關部門、上級單位、項目內部、大壩標段、引水廠房標段、調壓井標段、138 kV輸電線路等。

3.2收文

項目收文分為：業主、監理、外籍分包、現場其他單位、當地政府、上級單位、項目內部、分包商等。

4 收發文字號標識規則

4.1收文字號標識

4.1.1收厄方文件

收業主文件，文號為CELEC-EP-GSR-年號(如：2015)-***(流水號)-OFI；

收監理文件，文號為AGIA-HYDRO-***-年號(如：15)-相關專業西語字符(如：DIS-ELM,FIS-TUN,FIS-SEG,FIS-AMB,FIS-PRE,DIS-CDE,DIS-PRE等十多種)。其中DIS-ELM代表機電，FIS-TUN代表隧洞，FIS-SEG代表安全，FIS-AMB代表環境，FIS-PRE代表大壩施工，DIS-CDE代表調壓井設計，DIS-PRE代表大壩設計等。

收外籍分包單位、現場其他單位文件。多個外籍分包商有文件往來，各個分包商有不同的文件編號。如：COINTEC，文號為DELSI-流水號-年份(201*)；CONSTRUCCIONES，文號為MPRC-流水號-年份(201*)；PEOYECONSUL，文號為PC-流水號-年份(201*)；CONTRATISTA，文號為JELR-流水號-月份-年份(201*)等。

收當地政府有關部門文件，如：市政府，文號為：流水號-ACZ-年份(201*)；稅務局，文號為：DZ7-ASODETC-年號(1*)-流水號；司法局，文號為：流水號-UJMZ-年份(201*)；衛生局，文號為：MSP-CZ7-DDS-19D01-年份(201*)-流水號-0等。

4.1.2收中方文件

內部接收上級單位，建管(2015)07號，黨發〔2015〕07號，設備(2015)031號，質安〔2015〕21號，安環〔2015〕025號，審通(2015)05號，人力資源干函〔2015〕28號等。

4.1.3項目內部等的收文

設計部直接向中方分包商發文，文號為DELSI-FXCW-年份(201*)-***號；采購部直接向中方分包商發文，文號為DEX〔年份(201*)〕成聯建***號。

4.1.4接收分包商的文件

收大壩標段項目、引水隧洞標段項目文件多達20多種，如：施工〔年份(201*)〕勞***號，施工物〔WZ〕年份(201*)-***號，施安字〔年份(201*)〕第***號，施工〔年份(201*)〕聯系* **號，施工〔年份(201*)〕試驗***號，施工經〔年份(201*)〕字***號，施工〔年份(201*)〕技案***號等。

收安裝標段項目文件有10多種，如：XBY-DRX-CBHT-JDAZ01-TM(相關專業代號)-年份(201*)-***(流水號),XBY-DRX-CBHT-JDAZ01-CA(相關專業代號)-年份(201*)-***(流水號)，施工〔年份(201*)〕進度***號，施工〔年份(201*)〕報告***號等。

收調壓井標段項目文件約10種，如：施工〔年份(201*)〕技術***號，施工〔年份(201*)〕管理***號，施工〔年份(201*)〕HSE***號等。

收當地138 kV分包商標段文件，如：Of.505-201*(L/T DELSITANISAGUA 138 kV)。

4.2發文字號標識

4.2.1發厄方文件

上報業主的文件沿用固定的編號方式，專業分類編號如下：

DTE-專業首字母-流水號-月-年(如地質專業發文號為DTE-DZ-流水號-月-年)，發業主、監理的設計部文件；

DTC-流水號-月-年，發業主、監理的工程管理部文件;

DTP-流水號-月-年，發業主、監理的采購部相關文件;

DTC-流水號-年，發外籍分包商的文件；

DT-流水號-年，發當地政府部門的文件。

流水號及年月應與中文版的文件編號對應。

4.2.2發中方文件

內部向上級單位發文，主要以紅頭文件的格式主送或抄送，如厄/HT〔年份(201*)〕***號，厄/HSE〔年份(201*)〕***號，厄JS〔年份(201*)〕***號等。

發送分包商的文件主要有4種，其中包括管理〔年份(201*)〕通知***號，管理〔年份(201*)〕批復***號，以及紅頭文件和會議紀要(將在下文中詳細闡述)。

紅頭文件發文字號由發文單位代字、分包單位標段號、發文類別代碼、年份、序號五部分組成。

發文單位代字：以“厄”代表項目。

發文類別代碼，質量管理類：ZL(有關工程質量控制、管理)；進度控制類：JD(有關工程進度控制、管理)；技術管理類：JS(有關設計圖紙、設計通知的審核和簽發，測量、試驗資料和成果審核)。

HSE管理類：HSE(有關安全、環保、水保、職業健康檢查、整改、通報，管理規定實施，安全文明施工、環保、水保文明施工考核，綜合治理匯報考核)。

合同管理類：HT(有關工程合同管理，工程變更，工程索賠，價差調整等文件)。

綜合類：ZH(不屬于以上各類的文件，文件包括各分標段的內容時，前面的標段號應取消)。

年份：應標全稱，用阿拉伯數字標識，并用括號“〔〕”括入。

序號：以阿拉伯數字標識，設三位數，編虛位(即1編為001)，不加“第”字。

4.3會議紀要

會議紀要發文字號由發文單位代字、分包單位標段號、發文類別代碼、年份、序號五部分組成。

發文單位代字：以“厄紀”代表項目會議紀要。

發文類別代碼，質量管理類：ZL(有關工程質量控制、管理會議)技術管理類：JS(有關設計圖紙、設計、測量、試驗資料和成果等的評審會議等)。

HSE管理類：HSE(有關安全、環保、水保、職業健康的專題會議)。

合同管理類：HT(有關工程合同管理，工程變更，工程索賠，價差調整等會議)。

綜合類：ZH(不屬于以上各類的綜合類會議，會議包括各分標段的內容時，前面的標段號應取消)。

年份：應標全稱，用阿拉伯數字標識，并用方括號“〔〕”括入。

序號：以阿拉伯數字標識，設三位數，編虛位(即1編為001)，不加“第”字。

4.4聲像資料的編輯

綜合部為聲像資料收集的最終點，各部門每月底把整理好的聲像資料移交給綜合部，綜合部以方便查找為原則，按規定格式編輯好，保存至專用硬盤，并另有硬盤備份。

聲像資料的種類如下。

4.4.1各級領導來現場的聲像資料

編輯標識為：按年月日時間軸、加名稱內容的順序進行編輯，如：(年-月-日)→內容。

4.4.2宣傳資料

項目在執行過程中進行的各類里程碑、節點、形象、安全等活動形成的宣傳資料進行疏理、編輯，編輯標識為：按年月日時間軸、加名稱內容的順序進行編輯，如：(年-月-日)→階段→內容。

4.4.3工程施工形象的聲像資料

編輯標識為：按各部門分類，年月日時間軸、施工部位再加名稱內容的順序進行編輯，如：部門→(年-月-日)→部位→內容。

4.4.4工程竣工形象的聲像資料

編輯標識為：按各部門分類，年月日時間軸、竣工部位再加名稱內容的順序進行編輯，如：部門→(年-月-日)→竣工部位→內容。

文檔管理工作是項目管理的基礎工作,也是一項系統而且繁雜的工作,工程規模越大,文檔管理越顯重要，也是一個企業標準化管理縮影。我國施工企業在海外工程的施工中，借鑒國外承包商對待文檔管理嚴謹。

[1] 文檔管理在核電工程項目中的設計與實現[J].電腦編程技巧與維護,2011(8):56-57.

[2] 文檔控制及其在項目管理中的作用[J].煉油技術與工程,2006,36(11):13-15.

[3] 工程施工文檔管理現狀分析[J].科協論壇(下半月),2009(2):85-86.

[4] 大型交通工程項目的文檔管理——Powercom軟件在蘇通大橋的應用實踐[J].項目管理技術,2007(2):121-123.

[5] 淺談新形勢下基建工程檔案管理中應注意的事項[J].商場現代化,2010(7):156-158.

[6] 談新形勢下科研單位基建檔案的歸檔工作[J].浙江檔案,2009(3):101-103.

[7] 從文檔一體化看工程項目文檔控制工作[J].檔案學研究,2008(5):98-99.

[8] 項目管理中文檔控制與管理的應用[J].中華民居,2012(5):77-79.

[9] 文檔控制在國際項目管理中的職能及實施[J].項目管理技術,2013,11(12):32-33.

[10] 淺談EPC項目管理中的文檔控制[J].化工管理,2013(14):65-66.

Discussionondocumentmanagementofecuadorhydropowerstationproject

LiZilin1GaoYan2

(1.PowerChinaNorthwestEngineeringCorporation,Xi’an710000,China; 2.ShaanxiYintaiConstructionEngineeringCo.,Ltd,Xi’an710000,China)

Complete and accurate documentation is an important reference document for the operation, maintenance, overhaul, management and reconstruction of engineering projects. On the construction of the ecuador hydropower station work experience were analyzed, through the project documentation collection, sorting and filing work experience in research, provide the reference documentation management of overseas hydropower project and finishing, to improve the overall level of efficiency and international engineering archives.

document, classification, number, category

1009-6825(2017)30-0231-03

2017-08-13

李子林(1980- )，男，工程師; 高 艷(1983- )，女，助理工程師

TU712

A