檔案管理原理在檔案管理現代化中應用的分析

摘要：當前計算機網絡技術發展迅速，被廣泛應用于各行各業的發展中，使企業的各項管理工作更具信息化。計算機網絡技術的發展，給檔案管理工作帶來了新的挑戰，傳統的檔案管理方法無法滿足檔案管理的要求。針對這一情況，需要重視檔案管理原理，使檔案管理更具信息化，對維護檔案記錄的完整和安全具有重要作用。

關鍵詞：檔案管理原理 現代化 應用

檔案里面記載了大量的信息資源，是對國家以及各項組織機構在不同階段信息的記錄。檔案管理人員需要意識到檔案具有憑證及參考作用，需要運用聲像、圖表、文字的形式進行記錄，展現出國家的經濟軟實力，滿足社會經濟發展及文化發展的需求，是信息化社會的展現。

一、檔案管理原理特點

（一）標準化

檔案管理的標準化由管理標準、基礎標準及技術標準組成。其中管理標準主要是指檔案管理需要按照相關法律制度的要求進行管理，需要確保管理的合理和合法化。基礎標準是指需要按照具有廣泛指導意義的檔案管理開展管理工作。技術標準主要是指要充分利用當前的科學技術開展管理工作，創新管理方法，提高管理工作的效率和質量。

（二）統一化

檔案管理的統一化由以下三個部分組成：第一，無論是完整的檔案還是被分割的檔案，都要實行統一化管理，防止管理工作出現較多的漏洞，確保管理工作的無疏忽和無偏頗。第二，實行一致性管理方法，將檔案作為主要的管理對象，維持檔案管理的秩序，提高檔案管理的效率。第三，要隨著社會的發展，及時更新檔案管理方法。

（三）通用化

檔案的通用化對提升檔案管理的工作效率，降低檔案管理人員的工作量具有重要作用。需要認真做好檔案文書立卷、檔案整理編排和檔案保存等各方面的工作，提升檔案管理的保護和開發力度，更新檔案管理技術，強化檔案管理效果。

二、檔案管理原理在檔案管理現代化中的應用分析

（一）整分合原理

要想充分展現出檔案管理的重要性，提高檔案管理的效率，需要結合檔案管理的實際情況及檔案管理原理的要求，對檔案管理做好系統化和合理化的規劃工作，并對檔案管理人員的工作內容進行明確的分工，明確自身的職能，將各個分工的事項進行有機的結合。從狹義的角度對檔案管理工作進行分析可知，檔案管理工作包括存儲、整理、收集、編研、統計及整理等方面的工作內容。從廣義的角度對檔案管理工作進行分析可知，主要包括學會、宣傳出版、檔案館工作等方面的工作內容。為了充分展現出檔案管理的重要性，提高檔案管理的工作效率，確保檔案管理的可靠性，要求檔案管理部門人員需要明確自身的職責，對實際的檔案管理工作進行分析，制定出合理的檔案管理工作目標，提升檔案管理效果，減少檔案管理人員的工作量。檔案管理目標是檔案管理人員希望能夠達到的理想檔案管理程度，是檔案管理人員工作的主要方向，有助于提高檔案管理工作的績效水平。各檔案管理部門在制定完檔案管理目標后，要求每個檔案管理人員明確自身的職責和工作任務，做好明確的分工工作，提高檔案管理工作的組織性。

（二）反饋原理

檔案管理中的反饋原理主要是指能夠實現對信號傳輸的有效控制，待信號傳輸出去之后，又能夠將信號作為結果傳輸回來，影響著信號的傳輸情況，能夠達到信號傳輸的目的，對實現預期的信號傳輸目標具有重要作用。需要充分運用檔案信息反饋系統的重要作用，提升檔案管理價值和管理效果，該項管理方法需要得到檔案管理工作各個部門的認可，展現出檔案管理工作者自身的價值，將其隱藏在各項管理工作中。要想提升檔案管理工作的價值和作用，需要充分利用檔案信息反饋系統，通過輸出完畢的信息，展現出檔案管理的社會價值及經濟價值，充分利用反饋回來的信息，來展現出檔案管理工作的重要性。檔案信息反饋原理的應用，彌補了傳統檔案管理中的缺陷和管理工作中存在的不足點。需要充分利用檔案信息的輸出功能，強化社會的實踐檢驗功能，檢驗處檔案管理中存在的不足點，結合存在的問題，提出有針對性的改進措施，有效收集合理的檔案信息管理資源，確保檔案管理工作的進一步完善。

（三）動力原理

要想提高檔案管理的效率，需要運用強大的動力作為支撐，通過對動力進行合理的應用，對促進檔案管理工作的有效開展，提升檔案管理水平具有重要作用。在現代化的檔案管理工作中，檔案管理人員承擔重要作用，擔任管理者和被管理者雙重身份，自身的能動性較大，需要將動力原理作為檔案管理工作中的重要工作內容。對檔案管理中的動力進行研究，實際上是對人的動力進行研究的過程。需要充分發揮人的主觀能動性、創造性及自主性。首先，需要充分發揮物質動力作用，需要嚴格按照按勞分配原則，讓勞動者感受到分配成果，調動檔案管理人員的工作積極性。其次，精神動力，檔案管理人員需要明確檔案管理工作與現代化建設之間的關系，在精神方面給與檔案管理人員鼓勵，提升檔案管理的自主性。

三、結語

檔案管理原理在檔案管理中的應用具有指導性的作用，對提升檔案管理效果和檔案管理質量具有重要作用，對現代化檔案管理具有理論化的指導作用。檔案管理原理是時代發展的產物，符合現代化檔案發展的客觀規律。需要充分運用檔案管理原理來規范檔案管理工作。在檔案管理中，需要強調對檔案管理資料保護和管理的重要性，防止復雜的社會環境對檔案管理工作造成的破壞和篡改，防止檔案管理存在記錄不合理及記錄不清楚現象。充分利用檔案管理優勢，為我國社會經濟的發展和現代化建設提供指導性的意義和價值。

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（作者簡介：聶春生，白山市體育總會辦公室，檔案管理。）