高速公路工程檔案管理探討

鐘 媚

高速公路工程檔案管理探討

鐘 媚

（廣東省南粵交通仁博高速公路管理中心 廣東韶關(guān) 512000）

本文對高速公路工程的檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對其存在問題進(jìn)行總結(jié)，同時(shí)有針對性地提出了重視高速公路工程檔案管理工作、提高管理人員專業(yè)知識，強(qiáng)化檔案整理效率、加強(qiáng)高速公路工程檔案管理質(zhì)量監(jiān)督、推廣信息化和自動化檔案管理等建議，為類似問題提供參考。

高速公路；檔案管理；存在問題；建議

高速公路工程檔案屬于高速公路質(zhì)量管理的一個(gè)重要組成部分，作為施工管理、竣工驗(yàn)收、檢驗(yàn)工程質(zhì)量的重憑證，因此做好工程程檔案管理工作，可以為高速公路項(xiàng)目的建設(shè)、使用和養(yǎng)護(hù)工作提供準(zhǔn)確、真實(shí)的依據(jù)。一般來說，高速公路工程檔案是建設(shè)過程的真實(shí)反映。它包括開工、竣工和復(fù)工申請和批準(zhǔn)文件，單位工程和各分部分項(xiàng)工程的施工組織設(shè)計(jì)、施工原始記錄、隱蔽工程記錄、工程質(zhì)量檢查、檢測、驗(yàn)收和相關(guān)記錄和報(bào)告，竣工圖表等。總之，完整的高速公路工程檔案包括了提出項(xiàng)目建議、可行性研究、規(guī)劃設(shè)計(jì)、地點(diǎn)選擇、材料準(zhǔn)備、工程施工、竣工驗(yàn)收等全過程的資料和技術(shù)文件。

一、高速公路工程檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）涉及單位多，檔案記錄時(shí)間長。

整個(gè)完整的高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目，往往要牽涉到政府部門、投資單位、勘察設(shè)計(jì)單位、建設(shè)施工單位、運(yùn)營使用單位、監(jiān)理監(jiān)督單位。從決策，設(shè)計(jì)、施工到最后竣工，每一個(gè)階段都會產(chǎn)生大量的原始記錄，到后期便會形成數(shù)量龐大的檔案，涉及到上述過程的方方面面。另外檔案記錄時(shí)間是伴隨整個(gè)項(xiàng)目的整一個(gè)周期，往往一個(gè)工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、招標(biāo)確定施工監(jiān)理單位、工程施工、交工驗(yàn)收、試運(yùn)營到最后竣工驗(yàn)收，一般最少要兩年左右時(shí)間。

（二）載體多樣化，數(shù)字化管理。

高速公路工程檔案除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件以外，其載體形式多樣，有圖紙、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤和其他高科技存儲介質(zhì)。目前在高速公路工程中的設(shè)計(jì)、施工、管理、維護(hù)等各項(xiàng)工作中都不同程度地采用了大量先進(jìn)的信息管理技術(shù)，在不同的的工作環(huán)節(jié)和管理階段，形成的檔案對新時(shí)期路橋建設(shè)工程檔案管理提出了更高的要求。

（三）不重視檔案管理工作

許多高速公路工程建設(shè)參與各方都認(rèn)為建設(shè)進(jìn)度控制和質(zhì)量控制和成本控制是重中之重，往往因此忽略了資料管理和檔案管理工作，從而出現(xiàn)檔案工作滯后的現(xiàn)象。許多工程為保證竣工驗(yàn)收通過，臨時(shí)收集資料，導(dǎo)致檔案管理的不科學(xué)和不準(zhǔn)確。許多檔案管理人員有只的懂檔案管理不懂高速公路工程的相關(guān)專業(yè)知識，有的具有工程建設(shè)方面的專業(yè)特長，卻缺少檔案技術(shù)知識。導(dǎo)致檔案歸集收檔質(zhì)量不高。檔案管理部門對高速公路工程建設(shè)竣工形成的材料缺乏嚴(yán)格的審核，甚至出現(xiàn)材料和工程不吻合的現(xiàn)象，使工程檔案的記錄作用大大降低，為日后的維修養(yǎng)護(hù)造成不便。

二、相關(guān)建議

（一）重視高速公路工程檔案管理工作

明確工程項(xiàng)目檔案管理的各方職責(zé)，將檔案管理內(nèi)容列入相關(guān)職能部門的職責(zé)范圍，加強(qiáng)監(jiān)督和過程管理。對工程檔案和資料形成定期檢查機(jī)制，采取措施避免施工時(shí)不形成資料或形成資料不及時(shí)整理的現(xiàn)象，將資料的遺漏補(bǔ)缺現(xiàn)象制止在初期。施工質(zhì)量檢查的同時(shí)，把檔案資料的收集、整理、歸檔工作作為主要的考核內(nèi)容，在每個(gè)階段考核中開展專項(xiàng)檢查評比，并且納入績效考核。在工程施工階段，組織專業(yè)人員編制建沒項(xiàng)目具體實(shí)施情況的《高速公路竣工文件編制辦法》，明確檔案資料的收集、整理內(nèi)容和質(zhì)量要求，檔案材料的組卷方法與要求，制定案卷的編制、編目、裝訂、保管等方面的詳盡規(guī)定。對檔案資料在形成過程中的填寫質(zhì)量要求和完整齊缺進(jìn)行有效控制。通過制定和落實(shí)管理辦法，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求，為施工和監(jiān)理單位的資料收集提供指導(dǎo)性的文件。要健全檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃職責(zé)，明確負(fù)責(zé)范圍；健全檔案資料流向網(wǎng)絡(luò)，避免由于人員調(diào)動、變更。人走檔案丟的現(xiàn)象出現(xiàn)，從而保證檔案管理的質(zhì)量；在工程建設(shè)過程中，時(shí)刻有對口的部門和專人負(fù)責(zé)工程建設(shè)資料的收集、整理，對建設(shè)過程中有關(guān)數(shù)據(jù)的變化要及時(shí)調(diào)整，保證檔案資料的真實(shí)性和原始性。

（二）提高管理人員專業(yè)知識，強(qiáng)化檔案整理效率

應(yīng)定期開展高速公路工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)考核，使其突破舊的管理概念和固有的模式，學(xué)習(xí)和掌握新的管理方法。培訓(xùn)工作應(yīng)放在工程開工階段進(jìn)行，并作為路橋建設(shè)工程檔案工作的重點(diǎn)和突破口。通過積極參與高速公路設(shè)工程檔案管理的各項(xiàng)活動，在實(shí)踐中鍛煉、提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，使高速公路工程建設(shè)工程檔案更好地服務(wù)于路橋建設(shè)建設(shè)的需要。通過對檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)培訓(xùn)，提高其檔案意識，明確其檔案管理分工職責(zé)使其主動參與項(xiàng)目檔案的管理與控制。

（三）加強(qiáng)高速公路工程檔案管理質(zhì)量監(jiān)督

要求高速公路工程建設(shè)工程檔案達(dá)到準(zhǔn)確和完整，檔案管理人員或相關(guān)項(xiàng)目職能部門必須從工程伊始，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，主動了解工程項(xiàng)目進(jìn)展情況，主動配合參建單位，深入現(xiàn)場調(diào)查研究，對工程檔案工作實(shí)行全過程的跟蹤，同時(shí)積極督促配合設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)等部門對工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)的法律、法規(guī)。檔案行政管理部門還要按照相關(guān)竣工驗(yàn)收等規(guī)定及國家法律法規(guī)，認(rèn)真做好分類、歸檔、裝訂、編號、編目等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。這就要求主管部門加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)跟蹤技術(shù)咨詢服務(wù)，建立深入監(jiān)督指導(dǎo)服務(wù)的機(jī)制，把監(jiān)督檢查指導(dǎo)工作貫穿于建設(shè)工程的全過程，才能有效提高建檔歸檔質(zhì)量。主管部門還應(yīng)主動介入，加強(qiáng)與項(xiàng)目相關(guān)單位的溝通，統(tǒng)一行業(yè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范，爭取與項(xiàng)目主管部門達(dá)成共識，建立一個(gè)切實(shí)可行的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作監(jiān)督體系。

（四）改善高速檔案室軟硬件的配置，推廣信息化和自動化檔案管理

通過購置如高清照相機(jī)、現(xiàn)代化掃描儀和檔案管理專用軟件等提高管理手段的技術(shù)含量，通過數(shù)字化的手段，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，將傳統(tǒng)形成的不同載體檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案存儲介質(zhì)多樣化，信息存儲實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，可以有效改善檔案管理環(huán)境。在軟硬件建設(shè)逐步完善的基礎(chǔ)上，要嘗試和推動檔案管理信息化和現(xiàn)代化。運(yùn)用信息資源管理理論和先進(jìn)的電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，最大程度上開發(fā)和利用檔案，服務(wù)于交通事業(yè)和社會其他部門。

將現(xiàn)代化的科技應(yīng)用于檔案管理，提高檔案的利用效果和管理質(zhì)量。利用微縮技術(shù)解決圖紙保管問題；建立起規(guī)范化、可共享的路橋建設(shè)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，有效地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的鏈接與整合，為檔案信息的共享提供資源保障。積極推進(jìn)電子檔案管理、檔案網(wǎng)上查詢服務(wù)，使高速公路工程檔案更好地得到保管和利用。充分利用信息化管理，推動檔案工作的持續(xù)發(fā)展。充分研究路橋建設(shè)檔案在不同階段的信息管理特點(diǎn)，有針對性地應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)對不同階段形成的不同載體、不同類別數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)管理。有效地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的鏈接與整合，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效利用共享。不斷提高高速公路工程檔案管理人員的信息化技術(shù)水平，以適應(yīng)檔案信息化、科學(xué)化發(fā)展的需要，使檔案信息化與辦公自動化同步發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上所述，建立一套完整的高速公路工程檔案，對高速公路工程的科學(xué)管理具有重要意義。在整個(gè)項(xiàng)目周期內(nèi)形成的高速公路工程檔案匯總建設(shè)項(xiàng)目各種技術(shù)資料、驗(yàn)收文件等，其真實(shí)記錄整個(gè)項(xiàng)目施工和管理的詳細(xì)情況，為后期的維修養(yǎng)護(hù)和擴(kuò)建改造工程提供不少技術(shù)指標(biāo)，因此必須想方設(shè)法做好檔案管理工作。

[1]付巧彬，淺談高速公路工程檔案管理，華東公路，2005．5

鐘媚（1987-），女，湖南新邵人，大學(xué)本科，從事高速公路檔案管理工作

TU723

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1007-6344（2017）03-0179-01