淺析5S管理體系在檔案工作的重要性

檔案工作在單位發展過程中起著至關重要的作用，當前，在職人數逐年增加，檔案材料也隨之增多，檔案管理的重要性也越來越受到重視，如何提升檔案管理效率是當前需要急需解決的問題。5S管理體系主要包括整理、整頓、清掃、清潔、素養等方面，在檔案工作中合理運用這種管理模式，能夠營造整齊、干凈的工作環境，進而有效提升檔案管理工作效率。本文首先分析了5S管理體系在檔案工作的重要性，又進一步從加強整理和整頓、注意清潔和清掃、提高人員素養等方面，探究了5S管理體系在檔案工作中的具體運用。希望為檔案工作人員營造良好的工作環境，進而提升他們的工作積極性，提高檔案工作的整體效率。

【關鍵詞】5S管理體系；檔案工作；重要性

目前，許多檔案工作僅僅著眼于檔案的保管、收集和整理等方面，對檔案的編研與鑒定則不夠重視，此外，檔案管理工作中的各個環節銜接也不夠緊密，時常出現資料堆積、材料不全、工作效率低、程序不規范等現象。與此同時，檔案工作的激勵機制不健全，導致工作人員缺乏工作積極性，這顯然不利于現代化檔案事業的發展。而5S管理體系著重關注細節問題，并從素養、整理、整頓和清潔、清掃等環節出發，為檔案工作人員營造良好的工作氛圍，促使他們在整潔、干凈的工作環境中自覺提升自身的素質，逐漸增強工作人員的管理意識。所以，若要提升檔案管理工作的效率，就應當合理運用5S管理體系。

1 5S管理體系在檔案工作的重要性

首先，在檔案工作中合理運用5S管理體系，能夠提升檔案管理人員的總體素質。在當前的社會背景下，檔案管理人員應當根據時代形勢積極革新自身的知識和技能，只有這樣才能符合社會發展需求，所以，在檔案工作中運用5S管理體系，可以促使檔案管理人員接受新的管理知識，及時更新工作理念。其次，可以增強檔案管理的規范性。運用5S管理體系可以有效梳理檔案管理的分類、流程和類別，便于收集、記錄和整理數據，細化檔案管理工作，增強每一環節的規范性。再次，加強檔案管理的標準化。合理運用5S管理體系能夠有效避免多余和重復的工作，促使每一環節都按照既定的標準和程序開展。除此之外，在檔案管理工作中有效運用5S管理體系還能夠增強檔案管理的安全性。當前，計算機和互聯網快速發展，檔案管理中時常出現信息盜取、泄露和外傳的現象，運用5S管理體系能夠增強檔案管理人員的安全意識，防范資料泄露的現象，確保檔案信息的完整性。同時，運用5S管理體系可以提升檔案管理人員的素養。在這種管理體系下，檔案工作環境能夠得到有效改善，而良好的工作環境又可以有效影響員工情緒，在融洽的工作氛圍中，員工的團隊精神、集體意識都能夠得以提升，進而自覺提高自身的技術水平與業務能力。

2 5S管理體系在檔案工作中的具體運用

2.1 加強整理和整頓

在5S管理體系下，檔案管理工作主要包括兩個方面，首先是辦公區的整理，即在辦公區域內，檔案工作人員要檢查所有的辦公抽屜與柜子，并尋找所有的辦公物品，及時清理那些與工作無關的物品，并與領導溝通交流，合理處理這些物品，或將其放置到閑置的庫房，或作為廢品賣掉。其次是檔案庫房管理。當前，許多檔案館的庫房空間有限，且未能采用自動化、先進性密集架，而是將檔案存放在鐵皮柜子中，這就導致庫房空間緊張，所以，檔案管理人員應當做好檔案鑒定與銷毀工作。在整頓方面，檔案工作人員要確定庫房已經不存在無價值檔案，辦公區域沒有無關辦公的物品，在此基礎上綜合考慮物品的擺放。在處理辦公區域內物品的擺放問題時，由于檔案管理通常需要較多的工具，為了節約尋找工具的時間，就需要全體檔案工作人員共同協商，明確所需的工具，并制作工具存放表張貼在合適的位置，督促全體成員在使用完工具后及時歸為，只有這樣才能夠提升檔案工作的整體效率。在整頓庫房時，若要節儉尋找檔案的時間，就需要檔案工作人員根據檔案利用率的差異，將檔案合理分類存放，將那些利用率較高的檔案放置在易于存取的位置，與此同時，還要將檔案的存放位置制作成表格，張貼的合適的位置，便于檔案工作人員及時、準確的尋找檔案。

2.2 注意清潔和清掃

所謂的“清潔”主要是指檔案工作人員在完成整理和整頓工作之后，促使檔案工作更具程序化、制度化和規范化特點。只有切實做好清潔工作才能夠確保檔案工作整齊有序的開展。而為了將5S管理體系落實到位，檔案管理工作中還應當建立完善的獎懲機制和激勵機制，定期檢查各部門的工作情況，并對表現較好的部門給予物質和精神獎勵，以便激發檔案工作人員的工作熱情。相較于其他工作，檔案工作具有較強的服務型，工作量較大，且工作內容復雜，若要提升檔案工作人員的工作熱情，就必須為他們營造一個干凈、整潔的工作環境。所以，清掃和清潔環節不僅有助于提升檔案工作人員的工作效率，還能夠為檔案利用者提供良好的環境。因此，檔案工作人員要在共同協商的情況下制定清掃人員名單，并張貼在醒目位置，定期對辦公區域與庫房進行清潔和清掃，保證椅子、桌面與地面整潔。

2.3 提升人員素養

素養主要是指檔案工作人員的工作態度與工作習慣，提升檔案工作人員的素養能夠促使他們形成良好的工作作風，認真處理檔案工作中的每一細節，培養他們愛崗敬業的職業道德，增強他們的責任意識。這也是5S管理體系的核心要素。檔案工作具有鮮明的服務性，所以，檔案工作人員的服務態度、總體素質、精神面貌等都決定了檔案使用者對檔案工作的印象和評價。若要順應當前的社會發展形勢，保證檔案工作的順利開展，就必須提升檔案工作人員的素養。具體而言，在檔案工作中制定完善的管理制度、管理標準、運行機制，并對檔案工作人員進行定期的知識培訓與技能培養，幫助他們樹立5S管理理念，只有這樣才能夠培養一批懂技術、有文化、善服務、熟管理的檔案工作人員。

參考文獻

[1]楊勇，肖大成.高校圖書館流通工作借鑒5S管理的思考[J].重慶工商大學學報（自然科學版），2007（06）：632-634.

[2]涂斌，樊曉峰.“5S”方法在圖書館管理中的應用[J].當代圖書館，2006（04）：51-77.

作者簡介

石國磊（1976-），男，漢族，山東省壽光市人。大學本科學歷。現為淮坊護理職業學院資產管理與后勤服務處館員 。研究方向為檔案管理。

作者單位

濰坊護理職業學院 山東省濰坊市 262500