分析信息化對檔案工作的挑戰及對策

鄒金成

隨著近年來信息技術的快速發展與更新，我國的信息技術普及率也有了顯著提高。各個行業領域都開始了一定的信息化改革，我國的檔案工作領域也不例外。本文首先對于信息化這一概念做了一個較為簡單的界定，然后重點分析了信息化對檔案工作三方面的挑戰，它們分別是來自對檔案工作傳統模式和觀念的挑戰、對檔案安全性的挑戰、對管理人員職業素養的挑戰，最后分析了針對以上挑戰的相關對策與解決措施。

【關鍵詞】信息化；檔案工作；挑戰；對策

1 信息化概念界定

“信息化”是指以網絡、現代通訊、數據庫技術為基礎的為人們在生活、工作、學習、輔助決策等方面對所研究對象各要素匯總至數據庫的一種技術。這種技術使信息的傳遞具有了廣延性、時效性、交互性、簡捷性等優勢特點，因此對人類在信息的儲存和利用方面顯示出了強大的優越性。在當前信息技術不斷發展的時代背景下，我國的檔案工作信息化也在著力進行。但是與國外相比，我國在檔案管理水平以及資源的開發利用上還存在許多問題與不足之處，需要引起重視。

2 信息化對檔案工作的挑戰

2.1 對檔案工作傳統模式與觀念的挑戰

傳統的檔案工作模式是建立在工作對象紙質化的基礎之上，其生產期長，加工工作難度大、強度高，且成本較高。在資料信息的收集、分類整理、組卷、編碼、歸檔這些工作中，傳統模式存在著一定的弊端，容易造成檔案的污損、缺失等顯現，工作人員也因工作量的繁復而已形成倦怠感以致分類整理上出現紕漏，且效率低、用時長。而計算機網絡技術信息化的利用使這一局面出現了質的轉變，最顯著的區別就是將紙質檔案數字化，將常規的文字與圖片的紙質媒介轉化為集圖像、聲音、影像等多形式于一體的多媒體數據庫，將檔案信息立體化，賦予傳統的檔案工作的整理工作以快捷、高效，由此帶來了人們對于檔案工作的傳統觀念的巨大轉變，也為檔案工作注入了新的活力。

2.2 對檔案安全性的挑戰

由于檔案工作的信息化技術是構筑在計算機網絡技術的基礎上，因此也必然會面臨網絡安全問題。網絡安全問題首先體現在檔案信息材料的收集上。電子化文件數量巨大且真假難辨，而資料的真偽問題涉及到檔案工作本身的嚴謹性和有效性，也關乎其作者的合法利益的問題，因此在這材料來源的真實性上，檔案工作信息化面臨著較之傳統方式更大的挑戰。其次網絡安全問題涉及到資料的保密性。由于計算機網絡是一個交錯溝通、相互連接的世界，因此在檔案的私密保存上需要面臨著巨大的挑戰，對特定檔案信息的外泄和遺失都會造成難以估量的損失，這種損失不僅體現在經濟方面，還體現在社會層面甚至政治層面。

2.3 對職業素養的挑戰

信息化為檔案工作人員帶來了全新的角色上的轉變，其肩負著較之以往更大的責任。在傳統的檔案工作中，工作人員往往起到的只是保管作用，主要工作除了對報送來的資料檔案進行分類歸檔之外，就是定期的維護與保養，并沒有創新性與挑戰性可言。然而正如前文分析的那樣，由于信息化對材料的真實性的影響，由于信息化與計算機網絡技術息息相關，因此這不僅對檔案工作者自身鑒別檔案真偽的能力做出一定的要求，而且還在計算機技能水平方面進行了限制，因此，信息化檔案工作對于檔案工作者自身的職業素養提出了較高的要求，需要工作者積極學習相關技能，提升職業素養，迎接信息化所帶來的挑戰。

3 相關對策

3.1 積極適應信息化，轉變檔案工作管理模式與觀念。

當下的中國社會是逐漸信息化的社會，本文所探討的關于檔案工作對象也被賦予了信息化的轉變。檔案工作管理模式根據檔案材料載體的轉變而轉變。以往的檔案材料是以紙質為主，而信息化之下的材料卻是以磁性材料為主。因此在檔案的收集、鑒別、整理、歸檔的過程中，不僅要關注原始紙質資料的收集，還要注意補充以往遺漏的數字影像材料的收集，將關注點放在紙質和磁性材料兩個方面。在檔案材料的保存和使用上，一是要注意保護好原始紙質材料，可使用現代復印、掃描等技術準確完整地復制紙質材料，以代替原始稿件的使用；二是要保管、保護好磁性材料，研究具體的保護措施與方法，以避免其受損，延長其使用壽命；三是要建立起較為全面完整的檔案信息數據庫，兼顧文字、圖像、聲音、影像等多種媒體信息，內容豐富立體；四是建立快捷、高效的查詢系統，使得數據庫更好地投入使用。

3.2 提高檔案管理安全意識，建立健全信息保密體系。

由于互聯網對檔案材料的保密性帶來了巨大的挑戰，因此在盡力健全檔案信息的保密體系上需要引起格外的重視。首先，要提高檔案管理的安全意識，不使用非法的、不安全的（帶有電腦病毒）來源的文件資料，也不收集使用虛假材料，總之要提高防范意識與保密意識。其次，建立一套檔案管理人員的崗位責任制度與安全保障制度用來保障檔案信息的安全，加強對設備和軟件的安全檢查工作，也可以引入有安全保障的系統進行使用。

3.3 加強管理人員職業技能培訓，提高其職業素養。

由于信息化檔案工作對于檔案工作者自身的職業素養提出了較高的要求，因此需要管理者與員工兩者的努力。管理者需要針對所需的專業知識對員工進行培訓，使其具有現代化的檔案管理人員的素質，提高其管理水平；而是培養員工的運用計算機網絡的能力、多媒體資料的處理能力等。而檔案工作者也需要端正態度，積極地參與到提升自身職業技能水平的培訓中去。

總之，信息網絡化對檔案工作帶了不少的挑戰，但同時也帶來了機遇，相關部門需要對這一系列的變化引起重視，迎接挑戰，努力改進，從而促進檔案工作向著優質、高效與便捷發展。

參考文獻

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作者單位

景德鎮陶瓷大學 江西省景德鎮市 333403