水利科技文獻信息管理現狀及發展建議

趙其芬，遲明春，崔春梅

（山東省水利科學研究院，山東 濟南 250014）

水利科技文獻信息管理現狀及發展建議

趙其芬，遲明春，崔春梅

（山東省水利科學研究院，山東 濟南 250014）

分析了山東省水科院文獻信息管理及網絡系統建設現狀，針對檔案管理、文獻管理、信息檢索、網絡及網站運行等存在的問題，提出了下一步工作思路和建議。

科研院所；文獻信息；信息管理

近年來，山東水利建設進入了大投入、大建設、大發展的新階段，水利信息化建設步伐也明顯加快，全省水利信息化建設實施“一個網絡、一個中心、兩個平臺、六大重點業務應用系統”工程已初具規模。借此機遇，山東省水科院文獻信息管理及網絡系統的建設也取得了較大進展，科技信息的管理服務水平有了較大提高；院文獻檔案管理、信息檢索、網站運行等都步入了良好的發展軌道，為院科研開發工作提供了較好的信息技術支撐。

1 文獻信息管理及網絡系統的建設現狀

1.1 規范了檔案信息的管理

自2001年籌建院綜合檔案室，期間投入了大量的人力、物力和財力，配置了現代化的檔案管理設備和大型網絡版的檔案管理軟件。其中：在檔案的管理方面，先后對建院以來所有的科技、文書等各類檔案進行了收集、整理、剔除；并結合本院工作實際，建立了各類檔案分類目錄；編寫了山東省水科院全宗介紹、檔案整理工作方案、檔案管理5年規劃等內容20余項，重新修訂完善了院檔案管理辦法及歸檔、借閱、保密等各類檔案工作制度18項。利用檔案管理軟件建立了科技、文書檔案等多個數據庫，目前院館藏檔案達5 770卷，36 203件；建立了文書、科技、會計檔案題錄數據庫14 944條，為在全院實現檔案的數字化應用打下了基礎。多年來，山東省水科院檔案室多次被省檔案局、省水利廳評為全省先進“省一級”檔案室，院檔案的管理工作在全省水利系統名列前茅。

1.2 強化了網絡及辦公系統的應用管理

自2002年至今，先后完成了“山東省水利科技信息網絡應用系統總體設計規劃”；建立了院局域網，研制開發了院辦公自動化系統平臺；建立了院網站；2008年至今，又先后完成了院網絡的整體升級改造和網站的改版工作，對院內所有計算機進行了IP地址的規劃和綁定，徹底改變了院網絡病毒多、速度慢、信息發布不及時的狀況，使院網絡的整體性能得到了較大提高。同時，制定了院《網絡及信息工作管理辦法》，在全院實現了辦公、信息管理和利用的網絡化。

近年來，根據省水利廳“信息安全月”活動的要求，認真落實院網絡信息安全管理責任，及時對網絡設備、運行環境、應用系統及網絡安全等進行認真檢查，及時查找網絡存在的安全隱患。在網絡管理和維護中，及時解決網絡系統及用戶計算機軟硬件故障，確保了網絡的正常運行。

1.3 拓展了信息管理服務工作領域

為充分發揮山東省水利科技信息中心站的作用，在堅持為全院職工做好文獻信息服務的同時，利用科技信息所資料多、信息多的優勢，加強了水利科技信息的深層次開發。2002年與省水利學會合作，創辦了《水利科技信息匯刊》，發放到全省每個水利學會會員，有效地提高了科技信息的利用率，得到了全省廣大水利學會會員的好評。同時，充分利用館藏檔案信息，先后編纂完成了23萬字的廳科技與對外合作處（1986—2000年）《山東省水利科技資料長編》、山東省水利科學研究院1986—2000年25萬字的《院志》和26萬字的《院資料長編》工作。另外還先后為廳科技與對外合作處編寫了《八五》《九五》《十五》三部《山東水利科技成果匯編》，均獲得了廣泛好評，拓展了水利科技信息服務領域。通過調查反饋，科技信息所在檔案信息利用和檢索查新顧客滿意率方面均達到100%。

2 存在的主要問題

2.1 檔案的收集整理有待進一步加強

根據2013年6月水利部辦公廳下發的 “關于印發《全國水利檔案統計年報制度》的通知”要求，每年都要上報現存全部檔案及年度接收檔案情況。目前從檔案的收集來看，職工存檔意識不高，對院自主知識產權的保護意識較弱，把檔案留在自己手中，不向檔案室移交的現象也存在。電子、實物和照片檔案等歸檔率更低。

2.2 網絡設備及辦公系統需要盡快改造

目前，院內部辦公系統與互聯網運行在一個局域網內，不符合省政府辦公廳及水利廳對信息化安全建設的要求，而且省水利廳已進行了全省水利電子政務系統的升級改造，要實現與水利廳辦公系統的聯網，必須對院網絡進行改造，實現辦公網絡與互聯網的物理隔離，確保信息數據安全。

2.3 文獻信息數字化管理水平有待提高

目前，院期刊和圖書的訂閱量較少，借閱流通量更少，電子信息方面的數據資料訂的不多，還不能滿足科研工作的需要，文獻信息數字化建設尚需加大力度進行。

3 信息化建設發展建議

3.1 加強檔案的管理利用，實現檔案管理規范化

各級領導要重視檔案工作，利用各種會議進行督促，及時要求各部門年底把本部門的檔案移交檔案室保管。重點加強對各部門兼職檔案員的培訓，做好檔案的收集和管理，爭取在全院實現檔案的電子化網上歸檔。并根據省檔案局印發的《山東省檔案工作科學化管理規范》通知要求，加強檔案規范化建設，以“收集齊全、整理規范、安全保管、有效利用”為目標，進一步加強檔案的信息化建設，充分利用檔案資源，為全院科研開發工作提供服務，在全省爭創檔案工作科學化管理規范化先進檔案室。

3.2 加強網絡管理，完善辦公自動化系統

針對網絡管理實際，進行廣泛調研，改善網絡維護現狀，提高網絡利用效率，滿足科研開發人員的工作需要。制定切實可行的管理辦法，明確責任，加快信息發布的時效性，加大院網站的推廣及對外宣傳力度，進一步加強網站和辦公系統管理，積極與院綜合部門溝通協調，提高信息的發布速度。同時，隨著院科研開發工作的需要及院博士后創新實踐基地等的加速建設，對信息數據保密要求將更加嚴格。因此，應深入調查研究，結合廳辦公網絡改造及院工作實際，制定院網絡改造方案，完善院辦公自動化系統，把院辦公系統辦成融自動化辦公及院領導和職工，職工和職工之間交流的園地，在全院實現辦公自動化。

3.3 加強圖書信息管理，建立文獻信息應用平臺

目前，為充分發揮文獻資料、圖書的作用，已建立了院圖書信息管理系統，購買了萬方部分數據庫，但這些遠不能滿足科研人員的需要，還應結合省水利廳水利信息現代化建設規劃要求，深化院文獻信息系統建設。爭取利用省水利科技信息網絡平臺，將院水利文獻信息系統發展成為具有國內先進水平的省內綜合性水利專業信息資源共建共享平臺，使其能夠有效整合水利文獻資源，提高文獻資源利用效率，最大程度地實現文獻信息資源共享。

3.4 積極引進人才，努力拓展信息服務領域

針對院信息化工作的需要，應加強院信息隊伍建設，逐步建立一支既熟悉水利業務、又精通信息化技術的骨干隊伍。同時，還應注重創新服務，進一步解放思想，轉變發展理念，不斷拓寬視野，擴大信息服務內容。結合院工作實際，積極開展信息技術應用服務和水利信息化新技術的研究工作，與高校和行業的有關業務部門聯合，通過對信息的完整收錄和科學整合，以及對信息的深度分析和對知識的深度挖掘，實現信息的增值利用，為院水利科技創新提供強有力的信息技術支撐。

（責任編輯 遲明春）

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1009-6159（2017）-10-0037-02

趙其芬（1963—），女，研究員