影響基層秘書素質提升因素分析及化解對策

益西卓瑪

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影響基層秘書素質提升因素分析及化解對策

益西卓瑪

基層秘書主要是城鄉一級的秘書人員，其工作具有很強的實踐性。在實際的工作中，需要明確自己的職責范圍，并且必須具備多個方面出色的能力才能勝任崗位工作。伴隨社會的發展與時代的進步，基層秘書的工作遇到了很大的挑戰，基層秘書的素質迫切需要提升。本文結合分析影響基層秘書素質提升的的因素，并提出有針對性的解決對策。

基層秘書；素質；因素；對策

引言

隨著基層組織建設的加強和基層工作的縱深推進，基層秘書的工作能力與綜合素質迫切需要提升。在實際工作中，基層秘書所表現出來的工作水平與領導的期望有一定差距。一些秘書人員無法及時高效地完成領導所交待的工作任務，使得領導的工作安排經常會由于秘書人員的工作失誤而受到影響。所以，對影響基層秘書綜合素質提升的原因進行分析，并且探討出有助于基層秘書提升其綜合素質的對策是一個非常重要的課題，對于基層領導工作效率的提升與工作質量的改善具有很大的幫助。

一、 基層秘書的界定

在對影響基層秘書素質提升原因進行分析之前，需要明晰基層秘書的范圍。首先，就基層秘書的特征來看，其工作和生活的場所都在基層，尤以縣鄉兩級基層政府為主，需要其在開展工作時過多的深入一線群眾，與群眾交流的機會比較的多，獲得的實踐性的鍛煉機會更多[1]。因此，相對更高級別的秘書工作而言，基層秘書的實際工作能力和群眾基礎本應該更好，但是實際情況并非如此。其次，就基層秘書的范圍而言，以鄉鎮一級的機關秘書為主，同時也包括一些市縣兩級的機關秘書，實際上也相對于省和中央來看，也都屬于基層的范疇。所以本文的研究對象，包含市縣鄉(鎮)三級的秘書人員，所取得的成果對這三級的秘書人員而言也具有廣泛的適用性。

二、影響基層秘書素質提升的因素分析

影響基層秘書素質提升的因素很多，包括工作任務繁重、缺乏人文關懷和完善的晉升制度等，給基層秘書素質的提升帶來了一定的制約。本文對影響基層秘書素質提升的原因主要從以下幾個方面進行探討。

(一)基層秘書崗位的特殊性

基層秘書既是基層領導的工作參謀和助手，又是聯系群眾的紐帶，還是基層組織某些具體事務的管理者或執行者。基層工作事無巨細，繁復雜蕪，相對于專業崗位而言，基層秘書更象是鄉村醫院的"全科醫生"。基層秘書崗位的特殊性，要求基層秘書必須是"全才"、"多面手"，對所涉及的工作，要做到"門門懂"、"樣樣行"；基層秘書崗位的特殊性，迫切需要業務能力強、綜合素質高的秘書工作者。

(二)基層秘書的培養與選拔機制不健全

基層秘書崗位既需要一定的專業知識與技能，同時也需要作為秘書的業務能力與綜合素質，但目前還少有專門針對基層工作崗位培養專門人才的專業，很多從事基層秘書工作的既不是來自文秘專業，也不是來自行政管理或管理學專業，缺少專業背景是基層秘書面臨的一個普遍性問題；另一方面，基層秘書在選拔機制還不健全，導致權力尋租和腐敗行為的發生。一些領導直接按照自己的意愿指派秘書，并不考慮其是否勝任這一工作。這些現象使得基層機關在進行秘書人才的選拔時，缺乏主動權和靈活性，不能夠根據選拔人才的標準進行選拔，使得最終擔任秘書的人員在素質方面與合格的秘書具有較大差距。由于秘書人才選拔機制不健全，使得基層秘書人員與崗位需求存在嚴重的結構性失衡，真正有能力的人才無法在激烈的競爭中勝出，而一些資歷相差甚遠的人員由于其他方面的原因最終進入秘書工作崗位，這一現象使得基層秘書的素質很難得到有效的提升。

(三)秘書素質提升的機會和投入培訓的經費較少

基層秘書大多"獨擋一面"，因為工作的特殊性，少有離崗參加培訓，提升業務能力和綜合素質的機會。近年來，雖然一些基層秘書在入職前也接受過一些業務培訓，但由于培訓時間短，往往達不到崗位的要求，而且由于是在入職前進行培訓，一些新入職的基層秘書自身對崗位也缺少必要的認知，影響培訓效果。基層秘書入職以后，由于工作崗位的特殊性，往往缺少培訓和機會，甚至在一些貧困地區就職的基層秘書人員，有時連基本的工資都難以確保，其他的差旅費和補貼更是少之又少，沒有多余的資金用于秘書的培訓工作。而要想對基層秘書開展正規的培訓，也不是個別縣或者企業能夠單獨完成的。所以，基層秘書長時期得不到正規的培訓，再加上在基層長期的生活和高負荷的工作，見識和學習的機會都比較少，這也給基層秘書素質的提升帶來了很大的困難。所以，由于政府對于基層秘書人員投入經費的力度比較小，使得基層秘書長期無法接受正規培訓，對于其工作的斗志和學習的動力都產生很大的影響，使得在提升素質方面缺乏有效的途徑，最終導致基層秘書的整體素質都在不斷的下降。

(四)缺乏明確的要求與有效的關懷

基層機關在對秘書進行選拔時由于受到多種因素的限制，很難按照正常的選拔程序來選拔所需要的秘書人員。所以，在實際的選拔過程中，也很難做到嚴要求和高標準，并且也忽略了對基層秘書人員進行選拔時所需要考慮的職業道德和敬業精神，在新秘書入職以后，也缺乏這方面的教育。而且對基層秘書在實際工作過程中所出現的各種各樣的問題也并沒有充分重視。甚至出現一些秘書人員任職數年，也不清楚何為秘書人員的職業道德。這也使得很多秘書人員說話做事不講究方式方法，嚴重損害了機關的形象。所以，由于要求方面的不明確，對基層秘書的很多問題采取避重就輕的態度，使其素質很難得到有效的提升，而且工作過程中出現的錯誤也不能得到及時的改正。此外，基層機關的領導對于秘書人員的日常生活也缺乏有效的關懷，要有效提升基層秘書的素質，需要其具備勤奮向上的積極態度，而實現這一目的的前提是基層秘書在生活上沒有特別大的問題，能夠安心工作。但是現階段的領導，很少能夠做到對秘書人員的深切關懷，只知道一味地對秘書人員提出這樣那樣的工作要求，對其生活的情況并不關心，使得機關單位的人情味嚴重缺乏。作為秘書，也不敢主動地將自己生活中的困難與領導進行溝通，在心理方面還存在一定的隔閡，其在工作中的服務水平也很難做到位。所以，由于領導缺乏對基層秘書進行有效的關懷，在溝通方面更是比較少，也無法做到對秘書工作的合理安排，使得秘書的工作效率和工作的質量很難得到保障，素質水平更加難以提升。

(五)工作安排不合理

基層秘書的工作量比較大，每天的工作都非常地辛苦。而就基層機關領導對秘書的使用情況來看，存在很多不合理之處，典型地表現為誰干得好就一直讓誰干，干得不好就被領導打入冷宮。比如在寫文稿方面，有些秘書比較擅長文稿類的寫作，一旦領導需要，必然安排給寫得最好的秘書，寫得不好的秘書很可能就會長期閑置。這也使得一些秘書工作非常繁忙，而另外一些秘書在工作方面比較清閑。長此以往，一些秘書的素質經過大量的工作鍛煉得到了很大的提升，而也存在一些秘書由于長時期的閑置，得不到鍛煉的機會，也沒有有效的指導，使其在秘書工作的過程中無法學到有用的東西，也無法實現個人素質的提升。上述情況的出現，使得基層秘書整體隊伍的素質水平難以得到有效的提升。總的來說，如果基層秘書在自己的工作崗位上，長期得不到利用，無法發揮自己的價值，缺乏鍛煉自己的機會，其素質水平不僅無法得到提升，還有可能出現大幅的下降。所以，需要基層領導具備長遠的眼光，合理地安排各個秘書的工作。

(六)晉升機制還不健全

就我國基層工作的實際情況來看，秘書人員的工作主要是圍繞了領導的需求展開，對自己工作能力與思想水平的提升有很大的幫助。大部分從事過秘書工作的人，很多都得到了提拔和重用。但是就我國的社會發展情況來看，在對干部進行選拔和任命時常常存在任人唯親的現象或者論資排輩，只需要具有一定的工作年限，并且沒有犯過嚴重的錯誤，很有可能就會得到提拔，這種提拔機制沒有考慮到個人的實際能力，給一些綜合素質比較出眾的秘書人員的晉升帶來很大的困難。在此情況下，基層秘書人員的工作積極性大大的降低，秘書人員的綜合素質也無法得到有效的提升。由此可見，基層秘書晉升機制的不健全，制約了很多秘書人員的發展，長時期無法得到晉升的機會，也使其在自己的工作崗位上無欲無求，逐漸喪失進取心，要重拾進取的動力存在很大難度。

三、提升基層秘書素質對策

針對上述影響基層秘書素質提升的因素分析，提升基層秘書人員的素質，需要從以下幾個方面出發，做好應對措施。

(一)完善基層秘書人才的選拔機制

在選拔基層秘書人員時，要突破傳統模式的束縛，杜絕尋租等腐敗行為的出現，確保選拔的人才能夠滿足秘書工作崗位的需要。在對基層秘書人員進行選拔時，可以依靠兩種方式進行。首先，采用社會化的方式，可以從體制內進行調配，根據需求選調合適的人員，并進行嚴格的考核，判斷其是否勝任工作崗位的需求，采取有效措施防止任人唯親與關系戶的現象出現。其次，可以通過校園招聘的方式來選拔人才，完善筆試、面試等一系列考核的流程，并要重點考核期是否具備秘書工作所要求的基本素養，比如寫作水平以及政治立場等。不管采用何種選拔方式，都要求相關人員遵循回避原則，在選拔過程中不干預，不開后門，確保基層機關單位都能選拔出德才兼備，綜合素質比較高的秘書人才。

(二)加大投入力度、做好對基層秘書的培訓工作

在過去，基層機關單位對于秘書工作重視程度不夠，也可能是由于其他原因，對秘書的培養工作重視程度不夠。伴隨新時期我國經濟發展水平的大幅提升，政府財政有足夠的實力完善基層秘書培訓工作的體系，并開設正規的培訓課程，免費提供給基層秘書人員[2]。通過培訓工作的開展，使得新晉的秘書人員以及老秘書人員在素質方面都能得到有效的改善。在實際工作時，工作的效率也能夠得到大幅的提升。同時還要注重加強對基層秘書在職業道德與敬業精神的培養，以營造出基層機關比較好的工作氛圍。

(三)明確基層秘書的工作目的，加強對其的人文關懷

作為基層機關的領導，在實際安排工作的過程中，要明確每一項工作的目的。結合秘書的實際情況，合理地安排工作的內容。在此情況下，秘書人員在開展工作時也會更有目的性，工作的效率也會大大地提升，在工作中也更容易學到有用的知識，實現個人能力的提升。并且基層領導還要多關心秘書的個人情況，給予足夠的關懷與幫助。通過這種方式使得秘書人員感受到領導的親切與熱情，從而激發其工作的斗志，通過不斷的學習來提升自己的素質，以做好本職工作，更好地為機關和人民群眾服務。

(四)完善基層秘書的晉升機制

在我國，很多基層秘書任職數十載都沒有得到有效的提升，其中有個人能力的原因，但更多的是缺乏晉升的有效渠道。這對于基層秘書人員來說，大大影響了其工作的熱情與動力。所以，需要完善基層秘書晉升機制的建設，形成有效的晉升渠道，定期對秘書的工作進行考核，達到一定的標準，并通過組織審核后，應當予以晉升。要想實現這個過程，需要制度建設作為保障，否則很容易出現尋租的腐敗現象。此外，還需加大監督的力度，對于無法勝任秘書工作崗位的人員，要采用市場化的方式予以淘汰。所以，需要不斷完善基層秘書的晉升渠道，并優化其人員結構，以此來提升基層秘書隊伍的素質。

結 語

本文對基層秘書素質下降的原因進行了深入地分析，認為選拔與晉升機制不健全、培訓力度不夠等是造成基層秘書整體素質下降的重要原因，并據此提出了要完善秘書人才的選拔與晉升機制，并且加大投入力度以及做好人文關懷等來對基層秘書的整體素質水平進行提升。

[1]郭良東. 地稅系統基層秘書工作面臨的挑戰及對策[J]. 湖南稅務高等專科學校學報, 2013年第2期，p25-26

[2]施雯. 基層文字秘書應當具備什么素質[J]. 秘書工作, 2008年第11期，p4-5

[責任編輯：朱茂青]

On the Influence Factors and Strategies to Enhance the Quality of Grassroots Secretary

Yixi Zhuoma

The grassroots secretary refers to the secretary working in the villages with great practical competence. In the daily job, the grassroots secretary should delineate his/her responsibilities and qualify himself/herself with diverse excellent competences. However, in tandem with social advancement and epoch progress, the grassroots secretary is confronted with tremendous challenges which demand the enhancement of his/her quality. The papers analyzes the influence factors and strategies of how to improve grassroots secretary's quality.

Grassroots secretary; quality; factors; strategies

C936

A

1674-8824(2017)03-0090-04

益西卓瑪，西華師范大學2013級9班秘書學專業。(四川南充，郵編：623001)