共青團智慧辦公系統設計與實現

費娜

摘 要：自“互聯網+”行動計劃提出以來，各行業以及政府信息化進程持續推進。李克強總理在《政府工作報告》指出，要大力推行“互聯網+政務服務”，實現部門間數據共享，更進一步指明了政務信息化的前進方向。為響應國家政策號召，推動實施“互聯網+”的國家發展戰略，某市共青團委員會適時提出加快普及信息技術、以團務信息化帶動辦公現代化的發展戰略，打造一套以工作流為設計思想、以知識管理為主線、強化信息安全的智慧化辦公系統。通過該系統的建設，打破市團委內部各部門之間時間、空間的制約和部門間的界線，實現部門間的互聯互通與資源共享，對進一步優化政府管理機制、優化政務流程、提高辦公效率具有重要的意義。

關鍵詞：智慧辦公 協同辦公 工作流引擎 共青團

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）01（c）-0114-02

共青團作為中國共產黨有利的后繼發展力量，是黨組織聯系青年群眾的橋梁和紐帶，是國家重要的社會支柱。各省市共青團委員會單位內部行政事務涉及的單位多、內容廣，每天有大量的公文往來以及各種會議的組織管理等工作，工作量繁重。因此，為了滿足當前團務工作的實際需求，滿足現代化辦公發展需要，迫切需要建設團委內部統一的智慧辦公系統，實現主要辦公業務流程自動化，實現文件電子化和無紙辦公，形成團務辦公網絡，從而使工作人員之間可以快速地交換信息，更好地協同工作，提高辦公效率。

為響應國家政策號召，推動實施“互聯網+”的國家發展戰略，全面貫徹中央黨的群團改革工作會議精神，某市共青團委員會適時提出了加快普及信息技術、以團務信息化帶動辦公現代化、努力實現團務管理水平的跨越式發展的戰略目標，積極探索“互聯網+協同辦公”新途徑和新方法，改進工作方法和技術手段，建立信息化、網絡化辦公環境，進一步提升機關辦公效率，降低辦公成本，努力開創科協工作新局面。充分利用信息技術和網絡技術，打造一套以工作流為設計思想，以知識管理為主線，強化信息安全的共青團智慧辦公系統。

1 系統設計

1.1 架構設計

系統以“互聯網+協同辦公”為建設原則，以簡化辦公、辦事流程化、服務規范化為目標，通過建立職能清晰、構架合理、管理科學、工作高效的符合共青團團務工作特點的管理體制和運行機制，實現團委內部的無紙化異地無障礙協同辦公，提供個性化、流程化、便捷化服務，為日常辦公和領導決策提供支撐。

系統采用B/S技術架構，面向對象SOA的架構體系，將系統劃分為基礎設施層、數據層、應用支撐層、應用層和用戶層5個層次，以滿足平臺的可擴展性、安全性、技術先進性、成熟性和經濟性。

1.1.1 基礎設施層

主要提供存儲設備、網絡設備、服務器設備、安全設備、加密認證設備等硬件設備基礎以及操作系統、數據庫系統、應用服務系統、備份軟件、中間件等系統開發和運行的軟件基礎，為系統的開發與應用提供支撐服務。

1.1.2 數據層

集中存儲了系統服務的所有文檔、資料和信息，是系統的數據存儲中心，主要包括基礎信息庫、政務信息庫、資產信息庫、檔案信息庫以及任務管理數據庫等。采用統一物理組織、集中存放、實時更新與定時更新結合、統一應用、統一服務的方式，通過統一的數據傳輸協議及標準為系統提供數據支持。

1.1.3 應用支撐層

提供工作流引擎、消息引擎、身份認證、賬號權限等組件，實現信息資源的統一管理與維護；同時提供二次開發接口，實現異構系統間的集成、跨部門的業務整合等。

1.1.4 應用層

提供智慧辦公系統的全部功能，主要包括基礎應用子系統、行政辦公管理子系統、資產管理子系統、檔案管理子系統、移動協同辦公子系統。

1.1.5 用戶層

用戶層直接面對用戶，提供可視化的界面供用戶操作。通過權限設置，系統管理員對系統進行維護與管理；業務人員完成基本辦公業務；各級領導完成各項工作的審批與管理。

1.2 功能設計

系統以工作流引擎為底層服務，以通訊溝通平臺為交流手段，以門戶自定義平臺為信息推送和流程化事務處理平臺，實現各部門之間的無紙化異地無障礙協同辦公，為用戶提供一套集個性化、流程化、便捷化、智能化服務于一體的智慧辦公系統。系統主要包括五大子系統。

（1）基礎應用子系統主要提供認證授權與訪問控制機制、工作流管理、個人信息管理、痕跡化管理、桌面模塊化管理、組織架構管理、通訊錄管理、數據庫備份以及系統管理等系統運行與維護的基礎功能模塊。

（2）行政辦公管理子系統主要提供包括公文管理、會務管理以及公共信息發布管理等行政辦公功能模塊。

（3）資產管理子系統主要提供資產信息管理、資產信息編輯、資產信息入庫、資產信息分類統計等功能模塊。

（4）檔案管理子系統主要提供檔案信息管理、檔案信息編輯、檔案信息入庫等功能模塊。

（5）移動協同辦公子系統支持Android平臺，可以通過APP客戶端和瀏覽器直接訪問，實現隨時隨地、便捷的事務處理。主要提供任務管理、通知通告、工作日志、日程安排、辦件進度查看以及其他輔助功能等。

2 關鍵技術

2.1 單點登錄技術

單點登錄（簡稱SSO）是目前比較流行的業務整合的解決方案之一。SSO的定義是在多個應用平臺中，用戶只需要登錄一次就可以訪問所有相互信任的應用平臺。它包括可以將這次主要的登錄映射到其他應用中用于同一個用戶的登錄的機制。單點登錄是一種方便用戶訪問多個平臺的技術，用戶只需在登錄時進行一次注冊，就可以在多個平臺間自由穿梭，不必重復輸入用戶名和密碼來確定身份。

2.2 工作流引擎技術

隨著企業管理信息化進程的不斷深入，協同應用軟件的概念已深入人心，而工作流系統正是協同應用軟件的核心。通過應用IT技術來規范工作流程、提高工作的執行效率和準確度，是工作流平臺主要解決的問題。工作流就是把一項工作化解為多個步驟，由多人協同來完成，是幾個人按次序填寫同一張“表單”，或者同時會簽意見、傳遞附件。這里所指的工作是形形色色的，在辦公室里進行的很多不同類型的工作，都可以用工作流平臺來表達。

2.3 痕跡化管理技術

痕跡化管理，是在各種管理工作過程中，從時間和管理內容方面，不留間隙或空白、死角的縝密的工作記錄。痕跡化管理最大的優點就是通過查證保留下來的文字、圖片、實物、電子檔案等資料，可以有效復原已經發生了的生產經營活動。共青團委每天都有大量的公文往來，公文是黨政機關、企事業單位、法定團體等組織在公務活動中形成和使用的具有法定效應和規范體系的公務文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。因此，在平臺設計過程中，須充分考慮公文信息流轉的安全性和可追溯性。

3 結語

共青團作為中國共產黨的助手和后備軍，是國家重要社會支柱，在信息化建設進程中是積極的倡導力量、推動者和實踐者。該系統的建設采用先進、成熟、開放的技術架構體系和網絡安全服務體系，充分體現了“互聯網+協同辦公”的建設原則，通過建立信息化和網絡化辦公環境，實現全系統各部門之間的信息資源共享，實現自動化、無紙化、異地無障礙協同辦公以及事務處理的即時性，提高領導與職員之間以及各部門之間的消息互動性，進一步提升團委信息化辦公水平。該系統是一套集辦公現代化、信息資源化、傳輸網絡化、決策科學化于一體的全新政務辦公平臺，成功開創了“互聯網+執政辦公”的創新工作新模式。

參考文獻

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