智慧檔案館：檔案信息化建設的新階段

■邢濤

智慧檔案館：檔案信息化建設的新階段

■邢濤

檔案信息化建設是國家基礎性戰略信息資源建設的重要組成部分。各級國家檔案館作為重要檔案信息的保存基地，開展檔案信息化建設工作不僅有利于重要檔案資源的有效利用，對長久保存檔案信息資源、延續城市歷史文脈具有極其重要的意義。從“十五”期間開始，我國的檔案信息化建設步入了快車道，從單純的檔案數字化，到綜合的數字檔案館，再到今天基于物聯網、云計算等智能多元新技術的智慧檔案館，檔案信息化建設開始進入一個新的發展階段。

一、檔案信息化建設面臨的主要問題

從全國范圍來看，各級檔案部門開展的檔案信息化建設雖然成效顯著，但是受資金、技術等因素的影響，還存在一些問題和不足，制約了檔案信息化建設的深入發展。

一是不具備新型電子文件歸檔、接收的能力。在檔案信息化建設過程中，國家和地方相繼出臺了有關電子文件、電子數據的管理辦法，要求“保證電子文件真實、完整、可用。電子文件形成、辦理和傳輸，應按照國家相關標準，保留相關元數據，重要的電子文件應按規定保留形成過程稿，確保電子文件及反映其流轉過程的元數據在電子文件生命周期中齊全完整。在形成、辦理、歸檔、移交等過程中應對電子文件及其元數據進行數字簽名，并按國家標準封裝，確保電子文件的真實性和長久可用性”。各地檔案部門雖然已經系統接收電子文件，但沒有解決元數據規范管理問題，難以保障電子檔案的真實性、安全性。各專業管理機關形成的大量專業數據庫，與老百姓的生活密切相關，是重要的民生檔案信息，政府網站是政務公開的重要窗口，是重要的信息資源，其歸檔問題目前還沒有解決的技術手段。

二是檔案實體管理與檔案信息管理脫節，不利于檔案的安全管理和檔案信息的有效利用。受以往技術制約，檔案信息化工作的重點是檔案數字化及檔案信息的利用，沒有對檔案實體采用技術手段進行管理，檔案清點、利用、統計等停留在手工操作階段，檔案出庫后存在諸多失控環節，且檔案實體與數據庫之間沒有直接的關聯渠道，檔案鑒定、搶救、開放、保密、利用等工作信息在檔案實體上難以反映，檔案管理效率低，安全隱患多。

三是檔案信息資源的開發利用水平不適應當前形勢發展的需要。隨著檔案信息利用的范圍有利于廣、解決問題的難度有利于大，由于目前的系統處于目錄查詢、圖像文件閱讀的階段，沒有采用數據倉庫和數據挖掘、全文檢索、知識支持等技術，檔案信息利用和開發還存在明顯的差距，不利于檔案信息的高效利用和深度開發；在三網融合、移動終端的新技術環境下，檔案信息資源服務社會需要跟進技術發展、豐富服務方式、拓展服務領域。

四是現有信息化技術已難以滿足檔案信息管理的需要。面對檔案信息總量快速增加，檔案利用需求日益復雜的新情況，我館現有管理系統及技術設備已經難以滿足海量存儲、高速計算、高效傳輸的需要，需要按照全市檔案信息化的總體部署，通過物聯網、云計算等技術解決管理系統和設備設施升級換代問題，跟上全市信息化建設的步伐，適應、滿足發展的需要。

五是信息安全問題需要進一步解決。各級檔案部門形成的數字檔案資源是本地發展的真實記錄，是無價之寶。隨著數據量的劇增，目前的安全存儲效率已經不能滿足。數據備份的周期增長，一次完整的全備份需要2-3個月，這顯然存在安全隱患。此外，由于資金問題，原來的安全備份等級不是很高，缺少實時鏡像備份。國家檔案局也要求對檔案信息系統按照國家規范的網絡安全等級管理辦法進行定級整改。

二、智慧檔案館的基本概念

智慧檔案館是基于物聯網、云計算、“三網融合”等新技術構建的以智能管理多元化檔案信息資源、提供檔案信息泛在服務的新型虛擬檔案館。

智慧檔案館具有檔案信息多元化、檔案實體管理物聯化、電子文件歸檔和接收網絡化、檔案數據存儲集約化、檔案信息開發智能化、檔案服務移動化的特點，以實現基于電子文檔一體化和業務數據倉儲式管理、基于物聯網技術的檔案智能管理、基于青島記憶理念的數字文獻資源管理、基于智慧泛在理念的檔案信息服務、基于真實可信和長期可用的檔案安全存儲、基于智能技術的檔案館工作科學管理、基于網格化管理的全市檔案業務監督指導為主要建設內容，其目標是通過構建檔案智慧收集、智慧管理、智慧服務、智慧保護、智慧監督平臺，實現檔案資源的高度智能化管理和開發利用。

三、智慧檔案館建設主要內容

智慧檔案館建設的主要內容包括檔案信息智慧收集平臺、政務網智慧檔案館平臺、局域網智慧檔案館平臺、互聯網智慧檔案館平臺、檔案館內部業務管理平臺、數據長期可用平臺等。依托檔案館資源優勢和技術優勢，以電子文件和專業數據庫等新型檔案資源歸檔和進館為重點，建立檔案智慧收集平臺，實現電子檔案智能采集；采用物聯網和射頻技術，對檔案實體實行電子標簽化管理，建立檔案智慧管理平臺，實現檔案智能化識別、定位、跟蹤、監控和管理；跟進知識管理、數據倉庫、三網融合、移動服務等新技術，構建檔案信息智慧泛在的智慧檔案服務平臺，提供便捷的檔案信息服務，并發揮獨特的宣傳教育作用；采用虛擬化等檔案信息長久保存新技術，構建檔案信息智慧保護平臺，實現檔案信息的智能備份、數據安全的智慧檢測；依托金宏網，構建機關和企業檔案智慧監督平臺，實現檔案歸檔和管理的智能監管和遠程指導、知識保障，提升檔案業務監督管理效能。

1.實現基于電子文檔一體化和業務數據倉儲式管理

加強對電子文件背景信息的采集歸檔,實現電子文件形成、流轉、版式固化、歸檔、檔案室保管、移交進館與檔案館保管的一體化管理,從源頭上規范電子文檔管理，解決元數據采集、電子文件保真等問題。探索部門業務檔案數據庫“以庫管庫”模式。明確各部門重要業務檔案數據庫管理范圍和模式，將具有長久保存價值業務檔案數據庫列入進館范圍。解決部門互聯網網站信息采集歸檔問題。實施電視新聞節目采集，實現高清視頻自動采集歸檔和文字新聞自動采集歸檔。實現本地重要業務數據庫和網站信息歸檔。

2.實現基于物聯網技術的檔案智能管理

采用物聯網射頻技術，實行檔案實體追蹤管理，提升檔案實體管理水平。實現檔案的智能化識別、定位、跟蹤、監控和管理，及時提供庫房檔案保管、檔案出庫入庫、檔案借閱、檔案整理等等信息，以提高檔案安全管理和科學管理水平。在此基礎上升級完善局域網信息管理系統。以現有數據庫為基礎，基于OAIS完善市縣兩級數字檔案館信息管理系統，提升檔案管理和信息開發水平，以適應未來信息化發展的新趨勢。

3.實現基于城市記憶理念的數字文獻資源管理

統籌規劃數字文獻庫的專題設置體系，提出長期的努力目標，有計劃地大規模積累城市歷史文化資源，通過專用網站提供權威的城市歷史文化文獻，搭建開放的城市記憶體系，搶占本地歷史文化的制高點，更好地為文化大發展大繁榮服務。以檔案資源為基礎，通過收集圖書、期刊、報紙、音像等多種載體的城市歷史文化文獻，構建以若干特色專題數字文獻庫，通過互聯網和政務網，向社會提供城市歷史和文化等方面的數字文獻服務。

4.實現基于智慧泛在理念的檔案信息服務

在繼續完善原有信息發布利用平臺的基礎上，重點研究建立移動數字檔案館信息查閱中心。無線網絡和手機等手持設備智能化的發展，將使網絡應用迅速由桌面終端向手持終端轉移。將檔案館信息服務納入三網融合新的信息服務體系，將信息共享平臺延伸到各類移動終端平臺、電視屏幕等，在拓展檔案服務領域方面有所突破。

5.實現基于海量信息的真實可信與長期可用管理

檔案館區別于圖書館等信息存儲中心的核心價值在于保證信息的真實可信和長期利用。重點實現電子文件（電子檔案）信息背景信息的捕獲與封裝、各類數據資源的分層次存儲、形成基本硬件和軟件歸檔庫、搭建技術平臺支撐信息（或系統）長期可用。此外，還應建立數據遷移平臺，確立遷移平臺在數字檔案館中的權威性地位，定期對館藏數據進行版式轉換遷移，保證數據能在不斷發展變化的軟硬件系統中能正確被讀取。為保證安全，還應建立完善本地和異地，本館的計算機中心（生產中心）、同城備份中心和異地容災中心的“兩地三中心”策略的安全存儲備份平臺。

6.實現基于智能技術的檔案館工作科學管理

實現檔案館內部業務管理。為領導提供局館內部管理、工作任務目標跟蹤、局館基礎業務數據變化等服務，分析利用者的特性和規律，為檔案資源建設和科學管理提供客觀的決策依據。實現智能樓宇管理。對檔案館工作人員和外來人員使用身份識別卡管理，對檔案利用實行全程化管理和一卡通服務。構建檔案流動警示系統。構建樓宇智能化管理體系，為大樓管理提供信息保障。此項工作的目的是采用新技術提高檔案科學管理和大樓安全管理水平，提高工作效率，防止安全事件發生。

7.實現基于網格化管理的檔案業務監督指導

將機關和企業監督指導融入統一的系統，使之具有檔案工作政策服務、標準規范服務、網上業務培訓服務、業務檢查、問題解答、案例分析等功能，并能通過網絡提供智慧化的問題警示與解決辦法提示服務，從而完善在線檔案業務監督指導工作統一監管模式，拓展監管領域，以提升監管效能。針對不同對象的需求特點，將檔案業務服務與檔案信息服務分離，構建面向檔案人員的檔案專業網站，從而進一步提高為檔案專業人員提供智力服務的水平。

作者單位：青島市黃島區檔案館