建筑工程資料管理存在的問題及對策

(廣州市第四建筑工程有限公司)

建筑工程資料管理存在的問題及對策

唐 瀅

(廣州市第四建筑工程有限公司)

工程資料檔案管理是工程管理的重要工作，不僅關(guān)系著建筑工程是否能夠順利進(jìn)行，更與建筑企業(yè)的發(fā)展有著密切的關(guān)系。建筑工程檔案資料管理是建筑項目的全過程記錄，更是工程項目運行、維修、管理以及改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造等方面工作的依據(jù)。

建筑工程；資料管理；問題；對策

引言

本文主要闡述工程施工資料的編制和管理現(xiàn)狀，結(jié)合多年工作經(jīng)驗，指出建筑工程資料目前存在的主要問題，從重視力度、保存機(jī)制、管理機(jī)制等方面對這些問題進(jìn)行分析，針對這些問題提出了相應(yīng)的對策與建議。

1 建筑工程資料特點

建筑工程資料是對建設(shè)工程全過程記錄文件，是工程竣工驗收、交付使用的必備文件，也是城建檔案的重要組成部分。建筑工程資料管理工作直接反映施工企業(yè)的管理水平，建筑工程資料對工程質(zhì)量具有否決權(quán)，因此在工程建設(shè)中占據(jù)重要地位，加強對工程建設(shè)項目資料管理工作一直是政府行政主管部門的要求。

1.1同步性

資料與工程建設(shè)要同步進(jìn)行。工程實體建設(shè)的同時，同樣也要重視工程資料收集整理的及時性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性。在需要多單位簽驗的資料傳遞過程中，經(jīng)過施工單位、總包單位、監(jiān)理單位，有時涉及到設(shè)計、勘察等單位，很容易造成資料簽驗不及時或者丟失，影響資料的同步性，此類資料尤其要注意簽驗及時并避免丟失?？⒐べY料所包含的材料合格證、檢驗報告、竣工圖、驗收報告、設(shè)計變更、測量記錄、隱蔽工程驗收單，有關(guān)技術(shù)參數(shù)測定驗收單、工作聯(lián)系函、工程簽證等等，都要求我們在整個項目施工過程中要注意收集歸類存檔，避免遺漏。

1.2全員參與

項目部各個管理人員都有收集并向資料員移交的責(zé)任。如技術(shù)負(fù)責(zé)人要編制施工方案、圖紙會審等方面的資料；作為材料員，不能僅負(fù)責(zé)工程材料采購和入庫，供貨商的資質(zhì)、材料質(zhì)保資料、材料復(fù)檢資料都需要材料員來整理收集；作為施工員，除日常現(xiàn)場的施工工作外，對于施工原始記錄、施工日志、檢驗批、施工計劃等方面的資料都是其份內(nèi)事情；而項目經(jīng)理作為一個項目的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)總體協(xié)調(diào)各方面的工作，對于合同文件管理、索賠資料和與相關(guān)單位往來文件管理可等重大事件應(yīng)予以把關(guān)。與此可見各項目管理人員，不僅要在工程實體建設(shè)中盡自己的職責(zé)，而且同樣在資料方面的收集、整理工作也要積極參與并有效配合資料員。

2 建筑工程資料的分類

工程資料按照不同收集單位進(jìn)行分類，分為工程建設(shè)前期法定建設(shè)程序文件、監(jiān)理資料、施工資料和竣工圖紙四大類。

前期法定建設(shè)程序文件主要包括：立項審批文件，建設(shè)用地、規(guī)劃審批文件，勘察設(shè)計文件，環(huán)境保護(hù)文件，設(shè)計審查文件，節(jié)能設(shè)計審查備案文件，招、投標(biāo)及合同文件等。

監(jiān)理資料主要包括：監(jiān)理管理文件，監(jiān)理記錄，竣工驗收資料。

施工資料主要包括：單位工程整體管理與驗收資料，施工管理資料，施工技術(shù)資料，施工測量記錄，施工日志，施工試驗記錄，施工質(zhì)量驗收記錄。

竣工圖紙主要包括：建筑竣工圖，結(jié)構(gòu)竣工圖，建筑給水、排水與采暖竣工圖，建筑電氣竣工圖，通風(fēng)空調(diào)竣工圖，地面的道路、綠化、庭院照明、噴泉等竣工圖，地下部分的各種市政、電力、電信管線等竣工圖。

3 當(dāng)前建筑工程資料管理存在的問題

3.1相關(guān)人員檔案意識薄弱

建筑工程涉及到的檔案資料非常復(fù)雜，尤其是在工程竣工驗收后所要交付給業(yè)主的檔案資料量非常大。而多數(shù)企業(yè)，包括建設(shè)、施工和監(jiān)理企業(yè)，往往重視工程建設(shè)過程中的實體管理，卻忽視了資料管理工作。雖然沒有出現(xiàn)工程質(zhì)量問題，工程實體可以順利完成，然而工程實體完成后，沒能收集整理出全面的工程資料，卻給后期工程驗收和資料檔案備案工作帶來了困難。

3.2資料管理體制不健全

建筑施工企業(yè)未建立專門的建筑工程資料管理機(jī)制、管理流程以及監(jiān)督機(jī)制等。有些企業(yè)盡管形成了建筑工程資料管理機(jī)制，但是缺乏應(yīng)有的執(zhí)行力度，成為一種擺設(shè)。這樣，因為建筑工程資料管理機(jī)制的不健全或者未實施，建筑工程資料管理人員就缺乏相應(yīng)的責(zé)任意識，最終導(dǎo)致建筑工程資料脫節(jié)，管理責(zé)任不到人。

3.3工程資料不及時、不真實

現(xiàn)階段仍有部分建筑企業(yè)沒有從本質(zhì)上認(rèn)識到建筑工程資料管理的重要性，只是單純進(jìn)行工程實體質(zhì)量的狠抓，忽視了建筑工程資料管理，不重視資料的及時收集、整理，失去工程資料的準(zhǔn)確性和及時性，造成資料內(nèi)容部分缺失，以及在資料填寫過程中造假，影響工程資料的及時性、完整性和真實性。

4 對建筑工程資料管理的建議

4.1提高對建筑工程檔案資料管理的意識

當(dāng)前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業(yè)自身缺乏對于工程檔案管理的意識。首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意識與認(rèn)識，糾正傳統(tǒng)的重建設(shè)、輕檔案的思想觀念，使企業(yè)員工充分掌握專業(yè)知識的情況下，進(jìn)一步提高其業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作要求，強調(diào)建設(shè)檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責(zé)任落實到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責(zé)任意識，構(gòu)建職責(zé)明確、分工明確、科學(xué)嚴(yán)密的檔案管理體系，使其在實際工程項目中發(fā)揮作用。

4.2健全資料管理體制

加強培訓(xùn)。在工程建設(shè)過程中，應(yīng)注重資料管理和整編方面的培訓(xùn)：首先要重視對工程技術(shù)和行政管理人員進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求在日常工作中按高標(biāo)準(zhǔn)整理好基礎(chǔ)資料；其次是注重對專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行工程專業(yè)知識培訓(xùn)，培養(yǎng)一批既懂檔案又懂技術(shù)的工程檔案管理骨干，促進(jìn)歸檔工作的規(guī)范開展。

健全制度，落實責(zé)任。工程建設(shè)初期就要建立和完善以檔案管理責(zé)任制為核心的工程資料管理辦法，明確施工單位在工程檔案形成過程中應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，制定統(tǒng)一的資料編制要求和細(xì)則規(guī)范工程資料的管理。

過程參與，同步管理。從工程建設(shè)籌劃開始公司檔案人員就應(yīng)要求工程項目的專職檔案人員從依據(jù)性文件開始就參與其中，按照文件的順序、圖紙的編號進(jìn)行登記建立借閱制度。在編制資料中發(fā)現(xiàn)的原件不齊全、資料不齊全、不規(guī)范、不統(tǒng)一等問題要及時解決，要嚴(yán)格執(zhí)行工程資料編制工作“三同步”管理制度，即工程立項開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步。

4.3加強施工技術(shù)資料收集和記錄

詳細(xì)完整的建筑工程資料是建筑工程施工質(zhì)量的展現(xiàn)。所以，建筑企業(yè)的各項資料必須定期進(jìn)行歸納、收集和儲存。企業(yè)需要安排專業(yè)人才負(fù)責(zé)不同資料的跟蹤收集、整理歸檔，盡量保持和施工進(jìn)度的同步。而項目部也應(yīng)當(dāng)指定專人對資料進(jìn)行統(tǒng)一化管理和核查，發(fā)現(xiàn)遺漏及時進(jìn)行補全。特別是如鋼筋、混凝土、水泥以及防水之類的重要原材料的檢驗報告以及合格證之類的質(zhì)量證明文件必須收集齊全。

5 結(jié)語

綜上所述，建筑工程資料管理需要企業(yè)和個人根據(jù)規(guī)范、規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，只有切實加強建筑工程資料管理，才能不斷提升企業(yè)綜合競爭力，促進(jìn)施工管理水平提升。

TU723

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1007-6344（2017）04-0157-01