對(duì)廣播發(fā)射臺(tái)工程檔案管理的思考

戴建華

【摘 要】 本文就廣播發(fā)射臺(tái)工程檔案管理中的現(xiàn)狀及作用進(jìn)行了分析，并提出了加強(qiáng)工程檔案管理的具體措施及辦法。

【關(guān)鍵詞】 工程檔案 廣播發(fā)射臺(tái) 管理措施

前 言

檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，也是生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)的豐富資料的來源，對(duì)人們從事社會(huì)活動(dòng)具有重要的參考價(jià)值。工程檔案是屬于科技檔案中的類目之一，是指工程項(xiàng)目建設(shè)過程中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，有自身的特點(diǎn)和復(fù)雜性，與一般的檔案在整理方法有所不同，隨著廣播電視技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展的要求，廣播臺(tái)站的改造任務(wù)的加大，為了配合工程建設(shè)順利進(jìn)行，及時(shí)有效的對(duì)工程資料進(jìn)行收集、立卷、歸檔、保管、利用，更好地為廣播事業(yè)服務(wù)。本文就如何提高廣播電視工程檔案管理水平進(jìn)行探討。

一、廣播電視工程技術(shù)檔案的重要性

1、廣播電視工程技術(shù)檔案是指工程項(xiàng)目在立項(xiàng)、選點(diǎn)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、竣工六個(gè)階段工程建設(shè)活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等各種載體的資料，是工程建設(shè)各階段活動(dòng)的整體記錄，直接反映工程質(zhì)量和工程實(shí)際，見證基層臺(tái)站基礎(chǔ)建設(shè)的更新和發(fā)展。它是工程建設(shè)活動(dòng)中不可缺少的重要工具，是處理業(yè)務(wù)和履行職能的手段，要了解工程建設(shè)活動(dòng)的情況、規(guī)劃決策、處理事務(wù)就必須查考和利用檔案，尤其是進(jìn)行改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造工作，工程技術(shù)檔案顯得尤為重要。在臺(tái)站事業(yè)發(fā)展中常常會(huì)遇到：改造和維護(hù)各種管線和地下電纜時(shí)，原始的埋設(shè)走向、深度不明確等等問題，僅憑頭腦記憶、憑“大概”、“可能”或者“好像”是不行的，必須釘是釘，鉚是鉚，一就是一，二就是二，絕不能憑想當(dāng)然辦事，要有科學(xué)依據(jù)，而工程檔案就是依據(jù)，如果工程檔案管理工作沒做好，當(dāng)遇到重大技術(shù)工程問題無據(jù)可查的時(shí)候，就會(huì)給我們的管理工作造成極大地被動(dòng)和損失。因此工程檔案對(duì)提升電臺(tái)管理水平，增強(qiáng)檔案管理的整體化、規(guī)范化、科學(xué)化起著舉足輕重的作用。

2、工程技術(shù)檔案的質(zhì)量直接反映工程建設(shè)的全過程和實(shí)際情況，具有廣泛的科技資源和特有的知識(shí)信息，是工程進(jìn)展實(shí)施情況的書面見證，是合同履行情況的真實(shí)反映，也是排除工程質(zhì)量和安全主產(chǎn)隱患的良方，工程檔案原始記錄的特性決定了檔案的憑證價(jià)值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的權(quán)威性，一旦出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)糾紛、合同違約、工程質(zhì)量問題等，工程檔案都是最可靠、最真實(shí)、最完整的憑證。

3、工程技術(shù)檔案是工程項(xiàng)目的重要組成部分，工程技術(shù)檔案在工程施工之前就已經(jīng)產(chǎn)生并逐步積累，詳細(xì)記錄并真實(shí)反映工程施工活動(dòng)的全過程，包括施工前期的立項(xiàng)文件、概要設(shè)計(jì)、項(xiàng)目預(yù)算、招投標(biāo)文件材料等，這些檔案資料不但是項(xiàng)目立項(xiàng)的重要依據(jù)，亦是工程項(xiàng)目勘探設(shè)計(jì)的重要參考，工程檔案與具體的施工進(jìn)度如影隨形，是工程施工得以順利開展的重要保證。

4、做好隱蔽工程是保證工程質(zhì)量整體優(yōu)良的基礎(chǔ)，所以隱蔽工程資料的收集是工程檔案的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，工程建設(shè)過程中有許多工序的內(nèi)容如水電埋設(shè)等是被其他工序掩蓋的如鋪設(shè)水電埋設(shè)，工程竣工驗(yàn)收時(shí)，是看不到，也難以檢測(cè)得到，只能通過各種現(xiàn)場(chǎng)記錄、照片、圖紙和檢測(cè)報(bào)告等檔案資料來評(píng)價(jià)，因此各基層站臺(tái)的工程檔案發(fā)揮無可代替的作用。

二、廣播電視工程檔案管理的現(xiàn)狀

1、由于傳統(tǒng)的檔案觀念，基層臺(tái)站一般重視文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案和技術(shù)設(shè)備檔案的管理，忽視基礎(chǔ)設(shè)施檔案的收集與管理。由于工程建設(shè)點(diǎn)多面廣、流程復(fù)雜、涉及部門多，使收集工作管理復(fù)雜多樣性，再加上工程管理保安全抓效益促進(jìn)度的傳統(tǒng)觀念，從臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)到干部只重視工程實(shí)體、重視資金管理，對(duì)工程檔案的作用認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為工程檔案資料整理工作不是單位的主要工作，只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了，造成檔案收集的不完整、不規(guī)范，嚴(yán)重影響竣工驗(yàn)收和工程后期的檔案的利用。

2、管理意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不足。在建筑工程施工過程中，將所有的人力物力都投入到工程施工中，抓緊時(shí)間創(chuàng)造效益，在注重工程進(jìn)度的同時(shí)容易忽視材料的驗(yàn)收和工程施工資料的搜集。當(dāng)工程完成后，等到檔案資料面臨驗(yàn)收時(shí)才組織人員進(jìn)行突擊整理，由于施工中資料搜集進(jìn)度沒有跟上施工進(jìn)度，造成資料多頭保管，誰用誰保管，甚至人去樓空，就必然會(huì)使各種資料的完整性、規(guī)范性受到影響，造成材料缺失，影響到工程資料編制歸檔，最終影響到工程竣工資料的驗(yàn)收。

3、由于大多數(shù)基層臺(tái)不設(shè)專職檔案管理員，臺(tái)辦公室行政人員“一人兼多職”，對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)專業(yè)技術(shù)知識(shí)及工作流程不熟悉，缺乏工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，僅僅局限于收集、整理、分類、保存、利用等，更很少介入工程建設(shè)活動(dòng)中去實(shí)時(shí)了解工程建設(shè)動(dòng)態(tài)，沒有參與工程建設(shè)項(xiàng)目的單項(xiàng)工程驗(yàn)收、評(píng)審活動(dòng)，造成了技術(shù)和資料管理的脫節(jié)，影響工程檔案的收集及管理。

三、加強(qiáng)廣播發(fā)射臺(tái)工程檔案的措施及方法

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，密切協(xié)作，提高工程資料管理意識(shí)

各臺(tái)站應(yīng)積極加強(qiáng)工程檔案工作的思想動(dòng)員和宣傳工作，通過宣傳提高臺(tái)站領(lǐng)導(dǎo)及廣大職工對(duì)工程檔案價(jià)值重要性的認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想，密切協(xié)作，變被動(dòng)為主動(dòng)，同時(shí)努力爭(zhēng)取建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理單位對(duì)檔案的重視和配合，通過宣傳使領(lǐng)導(dǎo)及基建管理部門真正認(rèn)識(shí)到工程資料管理的極端必要性。

2、健全組織機(jī)構(gòu)，落實(shí)責(zé)任

發(fā)射臺(tái)工程建設(shè)項(xiàng)目的特殊性且技術(shù)含量高，涉及土建、水電、鋼結(jié)構(gòu)、天饋線等工程部門，形成的文件材料涉及面廣、種類多，為確保基建檔案齊全完整，健全檔案管理制度、落實(shí)責(zé)任是完善工程技術(shù)竣工檔案管理工作的有效手段。工程前期成立工程檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，指定一名臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)為工程檔案管理負(fù)責(zé)人，協(xié)調(diào)各部門的工作，臺(tái)辦室具體負(fù)責(zé)檔案管理工作，負(fù)責(zé)提出整理要求、列出收集任務(wù)、排出計(jì)劃和進(jìn)度表，技辦室負(fù)責(zé)向各項(xiàng)目組收集資料并審查不同階段的工程材料的完整性，各項(xiàng)目小組指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職資料收集員，并按照檔案形成的不同階段，落實(shí)責(zé)任人其職責(zé)，形成工程資料管理網(wǎng)絡(luò)，保證資料管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行；與施工單位、監(jiān)理單位簽訂工程資料責(zé)任書，將《廣播電視工程檔案資料收集和管理細(xì)則》告知他們，并在簽訂施工合同或監(jiān)理合同時(shí)，明確需移交的檔案資料數(shù)量、交件時(shí)間和質(zhì)量要求。

3、加強(qiáng)崗位培訓(xùn)、提高專業(yè)能力

工程檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)，從工程立項(xiàng)申請(qǐng)到竣工產(chǎn)生的上千份文件，如何科學(xué)規(guī)范收集、立卷，對(duì)于缺乏基建工程專業(yè)知識(shí)的檔案人員是個(gè)挑戰(zhàn)，要通過組織檔案管理人員參加專業(yè)檔案培訓(xùn)、到先進(jìn)臺(tái)站和技術(shù)密集單位如電業(yè)局取經(jīng)學(xué)習(xí)，全面了解資料編制和管理方面的工作，拓寬知識(shí)層面，以提升其綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，主動(dòng)聯(lián)系局辦室對(duì)《廣播電視工程檔案資料收集和管理細(xì)則》的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與解釋，探討施工特點(diǎn)、工程進(jìn)展程度和各階段形成的文件特點(diǎn)，根據(jù)內(nèi)容來確定收集對(duì)象，如：向勘探、測(cè)繪、鉆井部門收集整理地質(zhì)、地貌方面的工程資料；向地基處理部門收集整理有關(guān)地基處理的詳勘、補(bǔ)勘資料；向城市規(guī)劃部門收集整理土地征用、規(guī)劃審批圖紙和文字材料；向施工單位收集整理施工、竣工和有關(guān)文字材料；向監(jiān)理部門、質(zhì)檢部門、審計(jì)部門收集整理在工程施工中起一定作用的有關(guān)資料等。

4、過程參與、同步管理是確保廣播電視工程檔案資料完整的必由之路。在工程建設(shè)全過程中，檔案人員要根據(jù)要求，分階段、有計(jì)劃、有目的地進(jìn)行檢查落實(shí)，監(jiān)督和指導(dǎo)設(shè)計(jì)文件的形成、收集和歸檔，使竣工文件的進(jìn)度及質(zhì)量始終處于受控狀態(tài)。工程前期文件多為原件，且為孤本，是工程建設(shè)的重要論據(jù)，具有一定的法律效益，所以在項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，要明確由臺(tái)辦室人員負(fù)責(zé)文書的積累和整理工作，對(duì)工程檔案管理的前期管理必須按照《無線局公文處理工作百分過標(biāo)》、《無線局檔案管理工作百分達(dá)標(biāo)》，做好接收、登記、傳閱、借閱等環(huán)節(jié)的具體工作，確保檔案資料的齊全完整，確保工程資料的收集和整理工作與項(xiàng)目同步開展。

5、講究質(zhì)量，實(shí)行科學(xué)化管理。工程檔案的收集歸檔過程即是完成數(shù)據(jù)向工程技術(shù)檔案的轉(zhuǎn)化，合理的組卷，能夠?yàn)闄n案利用者提供更清晰的檔案查找線索，但只憑一份文件的題目或內(nèi)容是很難判斷該文件的分類走向的，無線局出臺(tái)《廣播電視工程檔案資料收集和管理實(shí)施細(xì)則》，對(duì)檔案的收集、管理到文件材料的歸檔范圍及保管期限做了詳細(xì)規(guī)定，各臺(tái)站必須以科學(xué)的態(tài)度、科學(xué)的方法、科學(xué)的技術(shù)手段做好工程檔案管理工作，做到卷面整潔、裝訂齊整、目錄詳盡、方便查閱，索引目錄一應(yīng)俱全，為工程檔案信息的開發(fā)和利用奠定基礎(chǔ)。

總之，做好廣播電視工程檔案管理工作，對(duì)于電臺(tái)的可持續(xù)性發(fā)展極為重要，我們必須對(duì)我們從事工作的重要意義有足夠清醒的認(rèn)識(shí)，并努力地做好，真正實(shí)現(xiàn)工程檔案的價(jià)值，使之更好地為發(fā)射臺(tái)事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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