淺談計算機信息處理技術與辦公自動化

商丘市公安局 趙忠雨

商丘技師學院 王青林

淺談計算機信息處理技術與辦公自動化

商丘市公安局 趙忠雨

商丘技師學院 王青林

計算機技術已經全面影響我們的工作和生活。本文主要介紹了信息處理技術和辦公自動化的發展及關系，并對加快信息化建設的措施作出分析，展望了辦公自動化技術的發展趨勢。

信息技術；信息處理；辦公自動化；信息化建設；發展趨勢

0. 引言

伴隨著計算機技術的飛速發展，計算機技術已經全面影響我們的工作和生活，推進信息化建設是各級各類機關、企事業單位的一項重要工作。辦公自動化技術的普遍應用，不僅優化企事業單位的組織、管理機構，而且在促進管理水平快速提高、加快全面創新等方面會帶來質的飛躍。

1. 信息技術與辦公自動化概念

1.1 信息技術概念

信息技術是指信息的獲取、檢測、傳送、分析、處理和使用，是以傳感技術、微電子技術為基礎，以通信技術、計算機技術和控制技術三者應用的一門綜合技術。

1.2 信息技術作用

信息技術的主要作用是處理和管理信息。在如今千變萬化的發展格局中，信息技術被寬泛的設計為使用和產生的信息以及聯結和不斷集中的系列化處理信息技術，除了通信技術、計算機技術之外，還包含工廠自動化、數據識別技術和其它軟硬件和服務等。

1.3 辦公自動化概念

辦公自動化是計算機技術發展到一個階段的必然產物，因而形成了辦公自動化概念。辦公自動化不能簡單理解為辦公設備的自動化，它是包含有關計算機軟硬件設備、網絡和操作人員的一個系統，辦公設備要更新、辦公軟件要升級，操作人員也要堅持經常性的學習。

2. 計算機信息處理技術及主要應用

2.1 文字處理技術

文字處理技術按先后順序排序它是由“手寫”、“刻字”、“雕版印刷”、“活字印刷”、“機械式打字機”到“計算機文字處理”的演變過程，實現了從“鉛與火”到“光與電”再到“數字化”的歷史性發展和跨越。因為該項技術在文字信息錄入、編輯排版、輸出打印具有高效規精美的效果，可以將文員從冗余繁雜的勞動中解放出來，所以它理所當然的成為辦公自動化的核心技術。

2.2 數據管理技術

數據管理技術的核心是對數據進行正規收集、存儲、組織、加工、使用和傳播。此項技術的主要應用是能夠獲取有效精準的分析結果，亦能夠在生成清晰、直觀的圖表同時增強處理結果的獨立性。清晰獨立的數據和直觀的圖標在展開很多執行活動中能確保完善和順利。

2.3 網絡通信技術

網絡通信技術主要用于對文字、圖形等格式的資料進行采集、處理、存儲和傳輸，它是實現一臺（多臺）計算機（或傳真機）向另一臺（多臺）計算機（或傳真機）發送和接收數據的文件傳輸即EDI（Electronic Data Interchange 電子數據交換）的技術。信息資源共享是它的顯著特點。

2.4 電子郵件技術

電子郵件技術具有高效、敏捷、經濟、方便等特點，它為無紙辦公化的實現提供了有效保障。直接在聯網的計算機上即可以登錄收發文件，在移動智能終端（手機或pad）往往只需要一個客戶端也可以實現，這種敏捷方便的特點對于傳統辦公方式來說是革命性的變化。

2.5 決策支持技術

決策支持技術主要表現在管理人員在對工作計劃與方案決策的制定方面，辦公自動化系統依據相對應的工作要求，收集信息資料、分析比對，從而過濾和處理數據信息，即可制作出完美的工作計劃。

3. 加快信息化建設的措施

3.1 結合實際，明確建設目標

在基礎網絡建設方面，各單位應依據自身實際狀況制定合理投資計劃，建立與本單位（系統）事業發展相匹配的信息平臺，以及時、適用的文字和數字信息為基礎，以科學客觀的分析為方法，為日常工作以及重大事項決策提供可靠信息服務。

3.2 合理選型，制定組網方案

3.2.1 服務器

需配設專用服務器，例如：Web服務器、應用服務器、數據庫服務器及數據備份設備。在服務器的選取方面，需要選用高性能、高可靠性、大存儲容量、高吞吐能力的網絡服務器。

3.2.2 網絡設備

網絡核心應用三層交換機聯接各個重要網絡設備，各分支機構用vpn路由器接入，總部各個部門用二層交換機接入，網絡設備具體數量依據終端實際臺數來確定。

3.2.3 構建設備安全保障

要保障系統設備的使用壽命及安全，在對辦公設備場所裝修布局設計時應考慮設備散熱良好，并加裝防雷接地保護。

3.3 開展培訓，加強網絡應用

3.3.1 OA辦公系統

以機關事務管理及公文處理為核心，建設內部網辦公系統，同時提供郵件服務和信息通訊等功能，包含內部辦公行文的各種應用，進而實現內部辦公的無紙化、自動化及網絡化。

3.3.2 架設企業網站

利用網絡宣傳形象、發布信息已成為數據信息時代企業聯網的主要目標之一： (1)申請專用域名。域名被譽為“企業網上名片”，具備類似于企業標識物及產品商標的用途，如果希望通過互聯網推介企業，首先必須注冊一個有效域名。 (2) 制作設計網站，用作對外宣傳，對外發布本企業有關權威信息。

4. 辦公自動化發展趨勢展望

4.1 應用音視頻技術的廣泛應用

近來，音視頻技術和壓縮技術發展迅猛，應用方面主要表現在視頻對話、網絡會議上，通過高清攝像頭能觀察到對方逼真環境，快速判斷對方的各種表情，為交流和溝通提供了極大方便。為辦公環境拓展了很大空間，同時也節約時間和辦公成本。

4.2 無線辦公環境

無線WIFI網絡技術的快速發展使移動辦公初步實現，但無線網絡覆蓋還存在盲點。隨著4G以及5G技術的發展，覆蓋區域將更加廣泛，上千兆的傳輸速率已不再是夢想。在家里、酒店、車站、機場等等場所能實現快速的互聯互通移動辦公需要。

4.3 靈活的工作程序

我們用紙質文件傳輸與電子傳輸作比對，很明顯電子信息傳輸速度非常快、效率非常高，并且電子傳輸還是集文字、圖表、音頻、視頻等多種載體于一身的綜合傳輸手段。此項技術為計算機節省了大量空間，也增加了文件傳輸形式。

4.4 辦公的非專業形式

伴隨電子政務電子商務的發展，多數員工都能掌握常用辦公軟件，讓其通過簡單培訓再加上先進的辦公自動化設備的應用，就能制作精美的文件并按需要打印出來傳輸到對方。這樣專職文員就會逐漸減少，把文字等處理作為一種兼職工作，應該是一個發展新方向。

[1]魏永繼.計算機網絡技術[M].北京: 機械工業出版社,2004,5.

[2]趙國俊.電子政務教程[M].北京:中國人民大學出版社,2004,9.

[3]曾塵.多媒體技術在教學環節中的應用探討[J].寧波廣播電視學報,2006,4.

[4]黃春雷.淺談多媒體技術的實際應用[J].徐州工程學院學報,2006,9.

趙忠雨（1972—），男，河南商丘人，供職于商丘市公安局，中央黨校法律專業畢業，本科學歷，技術工二級（技師），長期從事計算機技術研究。

王青林（1964—），男，山東濰坊人，供職于商丘技師學院電氣系，天津工程師范學院工業電氣自動化專業畢業，本科學歷，學士學位，高級講師，長期從事機電、電工電子課程教學與研究。