國際工程項目合同交底經驗與體會

(中國電建集團華東勘測設計研究院有限公司 浙江 杭州 310014)

國際工程項目合同交底經驗與體會

王順波

(中國電建集團華東勘測設計研究院有限公司浙江杭州310014)

合同交底是項目合同執行中非常重要的一環，通過合同交底可以使項目部全體成員提高合同意識、熟悉合同的工作內容和范圍、了解合同雙方的責任和風險，是項目執行團隊正確履行義務、保護自身合法利益的前提。工程項目的合同管理工作包括了變更與索賠管理，計量與成本管理，進度與計劃管理等重要內容。合同交底也是一個建立和明確合同管理組織和管理制度，落實合同管理程序的重要基礎。本文對筆者參與建設多個EPC總承包項目從項目合同執行者的角度，總結了對計劃合同交底工作執行中的一些體會，以供其他國際工程項目執行借鑒。

工程項目管理;合同管理;合同交底

合同交底是指由合同簽訂人員或項目合同管理人員向合同執行成員介紹合同的主要內容，包括合同背景和基本情況、合同相關方及各方權利義務、進度計劃及節點要求、質量目標及規范標準、驗收批復的程序及要求、結算方式及支付流程、爭議處理程序、違約責任、索賠要點、合同風險點和防范措施等。

通過向合同執行團隊對以上合同主要內容的解釋和說明，使項目成員熟悉合同雙方的責任、工作內容和范圍，了解合同雙方的責任和風險。并通過介紹項目合同管理程序，各職能部門的執行要點和相關風險防范措施等，促使項目執行團隊提高合同意識，樹立全局觀念，將各項工作協調一致，避免執行中的違約行為。

合同交底可以讓合同執行團隊領會合同意圖，并通過討論集思廣益，引導大家思考并發現合同中潛在的問題，包括合同中可能隱藏的各類風險、合同條款中的矛盾、用詞含糊或界限不清等問題。通過合同交底和討論，可以避免進入工作后才發現問題所帶來的措手不及，也有利于調動全體項目成員積極完善合同風險防范措施，提高項目團隊整體合同風險防范意識。

一、合同交底的重要性

首先，合同交底是合同執行團隊人員了解合同、統一合同理解的需要。合同執行團隊中各成員的知識結構水平均有差異，個人工程經驗不同，對不同的條款也有不同深度的理解。需要通過合同交底，使項目執行團隊各成員對合同各條款有一個統一的理解和認識，以避免不了解或對合同理解不一致帶來工作上的失誤，繼而影響在遇到實際問題時處理辦法的有效性和正確性，影響合同的全面順利實施。因此，在合同簽訂后，合同管理人員對項目執行成員進行合同交底是非常必要的，特別是合同工作范圍、合同條款的交叉點和理解的難點，這些需要執行團隊成員有統一的認識。

其次，合同交底是明確合同執行成員工作界限的需要。合同文件是合同雙方正確履行義務、保護自身合法利益的依據。合同規定了合同雙方的權利義務，規范了各項工程活動的標準、程序、界限，必須提醒合同執行團隊的具體成員注意執行各項工程活動的依據和法律后果，以使在工程實施中進行有效、及時的控制和處理，這是合同交底的基本內容之一，也是規范合同執行團隊成員各項工作所必須的。

自從中國開啟"走出去"戰略以來,眾多海外項目都在摸索中前行。許多海外項目在執行中卻往往忽視了做一個詳盡的合同交底，不少海外項目也為此付出了不少“學費”。項目前期合同談判團隊并不是項目執行團隊，因此在項目啟動階段，項目執行團隊中除了項目經理、總工和合同經理對合同有所了解外，項目執行團隊中的其他成員對合同具體情況并不了解，對合同談判過程中雙方的關注點也不是非常清楚，合同簽訂時對項目執行風險的應對考慮也了解不全，存在著一定的執行難度和風險。而項目執行團隊其他成員多數也僅是通過相互之間的溝通，形成了對合同的初步認識。因此，做好合同交底，對項目執行至關重要。

二、合同交底的程序

合同交底通常可以分層次按一定程序進行，根據筆者的項目執行經驗來看，合同交底可至少分為兩級：

一是項目合同談判、簽約團隊成員對項目執行團隊主要負責人進行的合同交底。通過陳述合同背景、合同工作范圍、合同目標、合同執行要點，使項目執行團隊了解合同簽訂時的基本情況，合同談判過程中雙方的關注點，合同簽訂時對項目執行風險的應對考慮，以減少合同執行過程中的執行難度和風險。在筆者的項目執行過程中明顯感到項目執行團隊對合同情況的了解比較欠缺。因此，一方面可以盡早確定項目執行團隊主要人員，安排介入并參與到合同談判、簽訂過程；另一方面，需要對項目執行團隊的主要人員進行詳細的合同交底，保證合同談判團隊和執行團隊達到對合同的統一認識。

二是項目執行團隊中合同管理人員向項目執行團隊其他成員的合同交底。對項目執行團隊成員陳述合同基本情況、合同工作范圍、合同執行計劃、各職能部門的執行要點、各部門和工作環節的合同風險防范應對措施等。通過合同交底，可以達到強調各個職能部門在工作中需要注意的責任和風險，對項目各施工隊伍的工作范圍、內容和責任也可以一并介紹，便于項目團隊在合同的執行過程中，少出甚至不出偏差。同時，對項目合同執行計劃進行分析和介紹，包括項目總進度計劃，各主要單項工程的施工順序和安排，重要工程節點的完成時間要求等，使各執行團隊成員明確在項目的不同階段各自的工作任務，統一思想認識和努力方向。

在此基礎之上，項目各職能部門需要將具體執行過程中的情況和發現的問題反饋給項目合同管理人員，由項目合同管理人員對這些遇到的問題進行分析和處理，同時結合存在的問題對合同執行計劃、合同管理程序、合同管理措施及風險防范措施進行進一步修改完善。如有必要，需要和項目合同談判團隊進行溝通，及時解決執行中的問題。

三、合同交底中的注意事項

1、 做好項目合同交底的資料準備工作。

在向項目執行團隊做合同交底前需要準備好合同交底資料，包括最終簽字版合同、合同條款摘要和合同執行總計劃安排以及合同澄清等文件。首先要將項目合同的最終簽字版文件按專業和工作需要分發給相關人員，使團隊人員在具體工作中清楚知道工作的依據。其次，需要由合同管理人員對項目合同條款做出摘要，列出項目合同條款的主要內容，有條件的話應該對相似項目合同做出橫向對比。有利于項目執行團隊的成員了解類似項目中合同的相同點和不同點，同樣的問題可以通過集群管理的模式進行簡化和規范，不同的問題可以區別對待，做好區分。同時，需要對項目執行的總體規劃做出說明，列出項目執行的重要節點和關鍵路徑，使項目團隊成員做到心中有數，明確工作目標。最后，需要團隊成員對存在的其他疑問進行溝通和討論，解答相互之間的疑問，達到統一認識。

在項目的執行過程中，發現相關人員對保險購買責任方的理解與合同規定不同。通過溝通了解到很多同事參考的合同都是可編輯版(WORD版本)，此版本的合同責任劃分恰好與最終簽字版的合同責任劃分相反。進一步了解此問題發現，為了易于閱讀和引用，項目執行團隊成員頻繁參閱的都是可編輯版合同。但是，項目合同在最終簽字前有過多次的修訂和談判，產生了許多過程版本，又經過相互傳閱，難免造成中間版本流轉給項目執行成員，而項目執行成員在參閱合同時有可能根本沒有意識到參閱的文件可能并不是最終簽字的合同文件。鑒于此情況，項目計劃合同部立即將項目合同文件的最終簽字掃描件重新整理打包，按專業需要發送給各相關人員，強調以簽字掃描件為準，以確保合同內容的正確性。

2、合同交底工作應該覆蓋到全體參與項目執行成員。

合同不僅是項目部開展工作的基礎，也是項目各執行成員做好各自工作的依據。各項目成員需要對合同有統一的認識，也需要根據各自不同的工作范圍、內容，了解合同對其相關工作范圍、程序等方面的規定。筆者參與的某項目執行分為三個部分，一是項目群團隊，包括采購部、財務部、人資部等；二是項目現場團隊，包括計劃合同部、工程技術部、HSE部和綜合管理部；還有院總部的設備采購、進出口和物流團隊等。項目在執行過程中合同交底工作僅針對了現場團隊，對項目群參與執行的團隊和院總部參與執行的團隊覆蓋不夠。以至于在具體執行過程中三個團隊中會出現不同的理解和操作，其中之一便是項目文件編號管理，幾部分團隊各自參考各自的工作經驗，各有不同的編號體系，給合同管理帶來了不必要的麻煩。此外，雖然在項目啟動時對項目現場全體執行人員進行了計劃合同交底，然而隨著項目的執行，不斷有新的員工加入到項目執行團隊中，這些后加入的成員對項目的具體合同情況并不了解，因此也需要對新加入團隊的成員做定向的合同交底，提高全體成員的合同意識，使項目全部執行成員都了解合同，并按合同規定開展相關工作。

3、重視對主合同和各分包合同范圍的澄清。

根據EPC總承包項目執行的需要，項目執行過程中會簽訂許多施工分包合同、采購合同以及咨詢服務合同等，這些是總包商對主合同的分解執行，需要逐一對相關管理人員進行交底，明確主合同的要求以及分包合同工作范圍。在某風電EPC總承包合同中，設備采購、運輸、卸貨、安裝、調試及試運行是總包商的責任，但是這些工作的執行卻由供貨單位、運輸單位、安裝單位共同協調完成。在某次卸貨過程中，現場安裝分包商表示不負責對到場設備中的備品備件卸貨和保管。而依據分包合同工作范圍劃分所有總包單位購買的設備、材料等在由運輸單位運抵現場后，現場的卸貨、看管、二次倒運等均在施工分包商的工作范圍內，因此要求分包商做好現場卸貨、看管等工作。由此可以看出，雖然合同雙方簽訂了約束和明確各自責任范圍的合同文件，但是不僅我方人員，包括分包商人員也會對合同范圍界定有不清楚的地方，因此特別需要對合同各方的工作范圍界限做好澄清，并理清各分包合同與主合同的關聯。

4、加強持續溝通與反饋。

項目合同中難免會有一些規定不夠明確，這要求合同交底工作要有持續性，持續對合同交底的內容進行溝通，整個項目執行團隊協同解決遇到的問題。在某項目上報風機安裝驗收檢查清單時，現場監理提出要求全部報送彩色文檔，現場人員并不了解合同具體要求，立即向合同管理人員反映，經查閱項目合同后發現對此并無嚴格的要求,我方有理由拒絕現場監理的要求。現場人員在發現類似有邊界的問題時，需要及時與合同部門溝通和反饋，相互協作，共同解決合同執行中出現的合同問題以避免造成項目不必要的損失和浪費。

工程項目合同對項目參與方而言是至關重要的，項目管理是實現項目合同履約的前提，合同交底則是項目管理的首要任務之一，它關系到建設項目能否順利進行并如約完成。只有在實踐中更好的運用并加以改進，才能使合同交底能夠更好的為項目執行服務。

[1]康滿意,練金丹.合同管理中的合同交底[J].內蒙古煤炭經濟,2011(3)

[2]高起來. 淺談項目管理中的合同交底重要性[J]. 科技創新導報. 2010(26)

[3]郭玉龍,楊輝麗.有關施工項目管理中合同交底問題的探討[J]. 沿海企業與科技, 2007(06)

：王順波(1985-)，男，漢，湖北丹江口人，助理工程師，大學本科，研究方向海外項目工程合同管理。