企業(yè)應(yīng)用工作流技術(shù)分類及選擇標(biāo)準(zhǔn)研究

上官琳琳

摘要： 進(jìn)入90年代，計(jì)算機(jī)應(yīng)用行業(yè)對(duì)工作流技術(shù)的研究逐步深入。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域中一項(xiàng)熱度極高的技術(shù)研究課題，對(duì)它的研究及實(shí)踐探索直接關(guān)系到我國(guó)企業(yè)的信息化發(fā)展水平和行業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。本文基于對(duì)工作流技術(shù)起源及發(fā)展的了解，對(duì)其技術(shù)類型（如生產(chǎn)型、管理型、協(xié)作型和特定型）和側(cè)重滿足的業(yè)務(wù)場(chǎng)景進(jìn)行綜述，并針對(duì)現(xiàn)階段工作流技術(shù)應(yīng)用中遇到的問題及問題成因進(jìn)行分析，給出了應(yīng)用選擇工作流技術(shù)依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。最后以一家集團(tuán)企業(yè)的信息化為案例，介紹工作流選擇技術(shù)的具體應(yīng)用。

Abstract： In the 1990s， the research on workflow technology in computer application industry was deepened， and it is a hot technical research topic in the field of computer application， whose research and practical exploration is directly related to the level of enterprise information development and industry core competitiveness. Based on the understanding of the origin and development of workflow technology， this paper summarizes its technical types （such as production type， management type， cooperation type and specific type） and the main business scenes it focuses on analyzes the problems in the current workflow technology application and the causes. The basis and standard of the choice of workflow technology are given. Finally， the specific application of workflow selection technology is introduced taking the informatization of a group enterprise as a case.

關(guān)鍵詞： 工作流；協(xié)同；流程；工作流類型

Key words： workflow；cooperation；process；workflow types

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2017）09-0056-03

0 引言

工作流指“業(yè)務(wù)過(guò)程的部分或整體在計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下的自動(dòng)化”。是對(duì)工作流程及其各業(yè)務(wù)步驟之間業(yè)務(wù)規(guī)則的抽象和概括。工作流系一種計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作機(jī)制，它的目的是研究一個(gè)群體利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)同工作的過(guò)程和機(jī)制。

自1953年一五計(jì)劃實(shí)施起，我國(guó)正式邁入了工業(yè)化時(shí)代，企業(yè)開始注重對(duì)生產(chǎn)過(guò)程的組織管理與優(yōu)化調(diào)整。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使原本過(guò)于集中的企業(yè)布局逐漸分散，內(nèi)部協(xié)作越來(lái)越重要，決策過(guò)程也逐漸呈現(xiàn)出分散性特點(diǎn)。隨著生產(chǎn)的發(fā)展，綜合的、集成化的協(xié)同方案逐漸取代原本獨(dú)立、分散的計(jì)算機(jī)應(yīng)用和團(tuán)隊(duì)協(xié)作模式，并且在企業(yè)中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。從本質(zhì)上講，工作流技術(shù)的主要內(nèi)容就是基于集成化的思路管理常規(guī)性事務(wù)，它具有一下應(yīng)用優(yōu)勢(shì)：①進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，通過(guò)集成寫作提升組織的工作效率；②對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行集中控制，為客戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；③業(yè)務(wù)流程柔性化。

當(dāng)前市場(chǎng)中存在的工作流技術(shù)種類非常多，有的按照工作流的工作模式分，有的按照工作流的用途和技術(shù)特點(diǎn)分，還有的按照實(shí)現(xiàn)的技術(shù)平臺(tái)來(lái)分，企業(yè)應(yīng)用工作流時(shí)存在較大的選擇性困難，因此從使用的角度劃分工作流的類型并明確選擇的標(biāo)準(zhǔn)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 幾種常用的工作流技術(shù)

國(guó)際上對(duì)工作流的分類有各種不同的標(biāo)準(zhǔn)，按照工作模式來(lái)分為：順序模式、并行分支模式、同步模式、排他選擇模式、簡(jiǎn)單合并模式、多選模式、同步合并模式、鑒別器模式、M中的N模式等。也有按工作流的用途和技術(shù)特點(diǎn)分為生產(chǎn)型、管理型、協(xié)作型、特定型四個(gè)類型，本文探討后一種分類方法的劃分標(biāo)準(zhǔn)和選擇方法。

生產(chǎn)型（Production）：又叫作“BPM”，系一種企業(yè)核心業(yè)務(wù)中的高端工作流系統(tǒng)，工作流應(yīng)用與技術(shù)發(fā)展的高級(jí)形式，用于企業(yè)核心業(yè)務(wù)中端到端的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程中各個(gè)管理節(jié)點(diǎn)的協(xié)同和端到端業(yè)務(wù)過(guò)程的自動(dòng)化。在復(fù)雜、異構(gòu)或大規(guī)模應(yīng)用的環(huán)境中有不錯(cuò)的應(yīng)用效果。系統(tǒng)所管理的流程直接關(guān)聯(lián)著相應(yīng)的執(zhí)行實(shí)體或組織的功能，組織工作復(fù)雜，需要大量人員參與，如一般公司的生產(chǎn)協(xié)同系統(tǒng)和項(xiàng)目管理系統(tǒng)等。

管理型（Administrative）或結(jié)構(gòu)型（Structured）：相對(duì)于BPM來(lái)說(shuō)，這種由較為結(jié)構(gòu)化和可預(yù)見的過(guò)程組成的工作流形式比較簡(jiǎn)單，用于執(zhí)行簡(jiǎn)單可重復(fù)和可預(yù)測(cè)的流程，這類流程一般存在于單一的一套系統(tǒng)中（例如ERP），流程在實(shí)例化之前需要定義流程所需的全部信息，流程實(shí)例化后，流程的定義很少修改并且修改起來(lái)需要較多的開發(fā)工作，一般不會(huì)在需要控制復(fù)雜流程和訪問多個(gè)信息系統(tǒng)的環(huán)境中。這種WFMS類似于表單處理系統(tǒng)，如供應(yīng)商注冊(cè)管理系統(tǒng)、賬單應(yīng)用流程系統(tǒng)等。

協(xié)作型（Collaborative）：該類工作流應(yīng)用的較少并且實(shí)現(xiàn)起來(lái)比較復(fù)雜，一般可以通過(guò)管理型工作流和后面介紹的特定型工作流的整合來(lái)代替，這類工作流主要由參與者的交互來(lái)刻畫，它并不總是向前流轉(zhuǎn)的，還包括循環(huán)流和反向流，它的任務(wù)可能需要流程參與人經(jīng)過(guò)多方協(xié)商才能達(dá)成一致，設(shè)計(jì)環(huán)境和運(yùn)行環(huán)境有較大的差異和不確定性。由于不可能預(yù)先定義后面的流程，因而很難設(shè)計(jì)特定的工具對(duì)該類動(dòng)態(tài)工作流進(jìn)行建模。

特定型（Ad Hoc）：該類工作流是管理過(guò)程較為松散的工作流方式，由若干非自動(dòng)化的任務(wù)組成，流程過(guò)程和內(nèi)容很少重復(fù)或很難預(yù)先定義，流程執(zhí)行前很難完全或不可能指定流程的所有信息，只有在流程執(zhí)行過(guò)程中通過(guò)流程的執(zhí)行者才能指定這些信息，流程的定義經(jīng)常修改。該類流程多應(yīng)用于執(zhí)行辦公流程或處理異常情況，工作流的執(zhí)行由人工Agents來(lái)控制，在前期不做明確的過(guò)程定義，而是通過(guò)實(shí)例來(lái)記錄流程過(guò)程的情況，它能夠提供合作協(xié)同功能，但不控制各工作順序，支持它的WFMS也叫群件（Groupware）系統(tǒng)。

2 工作流技術(shù)選擇標(biāo)準(zhǔn)研究

如上節(jié)所述工作流按照用途和技術(shù)特點(diǎn)分為四種類型，一般的企業(yè)經(jīng)過(guò)信息化建設(shè)一段時(shí)間后，都或多或少擁有這四種工作流中的幾種，但實(shí)際的應(yīng)用中各種工作流應(yīng)用的場(chǎng)景和技術(shù)區(qū)別并不是非常的明顯。如何有效的選擇工作流的類型，可以從兩個(gè)方面考量。

2.1 IT整體規(guī)劃中明確各工作流的定位

對(duì)于流程企業(yè)的建設(shè)，在IT規(guī)劃過(guò)程中一個(gè)重要的目標(biāo)就是企業(yè)流程整合。為了達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，在規(guī)劃中明確工作流平臺(tái)的選擇以及各種工作流平臺(tái)在系統(tǒng)架構(gòu)中的定位是不可或缺的。因此對(duì)于選擇何種工作流技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，IT整體規(guī)劃是最重要的指導(dǎo)原則。要避免以業(yè)務(wù)部門的要求或建議為依據(jù)，否則這種信息化建設(shè)方式導(dǎo)致的結(jié)果是在企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生大量的“蜘蛛網(wǎng)”，為后續(xù)信息化建設(shè)帶來(lái)巨大困難。

2.2 以業(yè)務(wù)類型和企業(yè)的管理特點(diǎn)作為重要的參考

工作流平臺(tái)最終是用于支撐業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)行，因此在選擇工作流的時(shí)候，一個(gè)非常重要的依據(jù)就是是否能夠滿足業(yè)務(wù)系統(tǒng)本身的需求，這是選擇工作流的最基本出發(fā)點(diǎn)。只有最關(guān)鍵的業(yè)務(wù)需求滿足了，其他的條件才有意義。要注意的是不同的行業(yè)和管理方式的特點(diǎn)，其采用的工作流技術(shù)也不一樣。

2.3 基于采用工作流平臺(tái)的功能作為重要的考量因素之一

各種類型的工作流具有一個(gè)支撐的信息系統(tǒng)平臺(tái)，工作流平臺(tái)的功能特色也是選擇工作流技術(shù)的主要參考之一，這種選擇在實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)端到端的工作流中表現(xiàn)的尤為突出，一般的特征是：BPM平臺(tái)在流程的靈活性、可監(jiān)控性、集成性都比較高，但在具體業(yè)務(wù)邏輯的串聯(lián)性和實(shí)施的工作量上相對(duì)弱些。因此考慮不同工作流平臺(tái)的特征可以有效的降低工作流實(shí)施的難度。

根據(jù)以上的選擇標(biāo)準(zhǔn)，雖然在IT規(guī)劃方面對(duì)工作流的定位和功能劃分比較明確，但實(shí)際的使用中依然會(huì)存在一些困難，特別是針對(duì)部分業(yè)務(wù)表面上看既可以在管理型工作流平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)（ERP等業(yè)務(wù)系統(tǒng)中），也可以在生產(chǎn)型工作流平臺(tái)（BPM）中實(shí)現(xiàn)，有時(shí)部分功能在ERP等系統(tǒng)中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)：根據(jù)對(duì)IT規(guī)劃的再研究和應(yīng)用過(guò)程經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，采用評(píng)價(jià)矩陣的方式可以比較好的解決，如表1。

3 基于典型企業(yè)級(jí)信息架構(gòu)下的工作流應(yīng)用案例

浙江華云電力實(shí)業(yè)集團(tuán)公司（以下簡(jiǎn)稱“浙電實(shí)業(yè)公司”）為浙江省電力公司直屬集體企業(yè)，成立于1984年，主要從事電力設(shè)計(jì)、電力施工、電力制造、電力運(yùn)維、電力信息化、清潔能源等業(yè)務(wù)。公司根據(jù)“集約化管理，集團(tuán)化管控”的統(tǒng)一規(guī)劃，形成如下的信息化整體框架，如圖1。

在開展信息化建設(shè)的初期就注重公司信息系統(tǒng)的建設(shè)對(duì)流程管理的支撐，通過(guò)對(duì)公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)的反復(fù)的研究和討論，按照以上的分類方法確定了三類工作流類型，即生產(chǎn)型、管理型、特定型。

3.1 生產(chǎn)型工作流

主要應(yīng)用范圍包括公司有關(guān)物資采購(gòu)申請(qǐng)、招標(biāo)結(jié)果、經(jīng)營(yíng)合同管理、人員招聘、跨單位人員調(diào)動(dòng)、IT內(nèi)控、議題上會(huì)等。以招標(biāo)結(jié)果審核管理流程為例：

流程特征：①流程復(fù)雜，不同單位、不同類型的招標(biāo)，流程管理責(zé)任部門與人員，流程環(huán)節(jié)不同；②流程跨單位運(yùn)行，包括招標(biāo)需求單位及集團(tuán)相關(guān)部門；③流程啟動(dòng)時(shí)，需根據(jù)招標(biāo)編號(hào)從ERP提取相關(guān)供應(yīng)商、采購(gòu)明細(xì)信息；④流轉(zhuǎn)過(guò)程中，需根據(jù)招標(biāo)信息，按流程配置的業(yè)務(wù)規(guī)則通過(guò)計(jì)算后自動(dòng)識(shí)別相關(guān)部門和人員；⑤流程結(jié)束時(shí)，需要根據(jù)審核結(jié)果，自動(dòng)更新ERP系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的采購(gòu)申請(qǐng)數(shù)據(jù)信息；⑥流程調(diào)整變化相對(duì)較多，隨著管理職能及要求的發(fā)展變化，流程需根據(jù)需要快速配置調(diào)整。

流程圖見圖2。

3.2 管理型工作流

包括采購(gòu)訂單執(zhí)行流程、采購(gòu)付款流程、費(fèi)用報(bào)銷流程、預(yù)算編制流程等，以采購(gòu)付款流程為例：

流程特征：

①整個(gè)采購(gòu)付款流程業(yè)務(wù)及數(shù)據(jù)僅涉及ERP系統(tǒng)；

②整個(gè)流程在同一單位內(nèi)執(zhí)行；

③但支持多種付款條件，相同付款場(chǎng)景條件下，流程環(huán)節(jié)固定。

流程圖見圖3。

3.3 特定型工作流

主要包括由事件發(fā)起人根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況確定相關(guān)處理需求的靈活的行政辦公類業(yè)務(wù)流程。公司督查督辦流程即為典型的特定型工作流，如圖4所示：其特征為任務(wù)處理環(huán)節(jié)是由具體的督辦事項(xiàng)確定具體環(huán)節(jié)。

4 結(jié)論

在新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，企業(yè)的發(fā)展越來(lái)越多的強(qiáng)調(diào)內(nèi)部資源和管理單元的整合，消除各個(gè)部門和崗位間的信息壁壘，促進(jìn)管理信息在各個(gè)環(huán)節(jié)的順暢流通，從而實(shí)現(xiàn)更加高效的管理過(guò)程和對(duì)外部環(huán)境更加靈敏的感知。工作流技術(shù)的應(yīng)用可以有效的促進(jìn)管理上的協(xié)同運(yùn)作，使得每個(gè)崗位和員工處在工作流程這個(gè)生產(chǎn)線上高效并高標(biāo)準(zhǔn)的完成工作。

開展工作流技術(shù)的分類和選擇標(biāo)準(zhǔn)的研究，可以從幾個(gè)方面提高公司流程管理的效果并降低整體的信息化成本。一是，在明確標(biāo)準(zhǔn)和選擇依據(jù)的情況下，可以有效的指導(dǎo)公司的信息化建設(shè)，避免后期的混亂和難管理，從而降低公司的信息化總成本。二是，使用適合的技術(shù)實(shí)現(xiàn)合適的業(yè)務(wù)，從而提高公司流程設(shè)計(jì)和開發(fā)成果的實(shí)用性，提高公司的信息化成效。三是確定整體上的原則，作為公司流程信息化的指導(dǎo)依據(jù)，避免信息化實(shí)現(xiàn)過(guò)程中的阻力和困惑。

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