論述在檔案管理中信息技術的運用

趙芳晨

摘 要：如今時代，是以計算機技術為核心的信息時代，各行各業都在信息技術的推動之下取得了長足的發展。但是對于計算機技術在檔案管理的運用上還存在很多不足，本文將緊緊圍繞著信息技術在檔案管理中的運用這一中心主題，從信息技術的本質內涵出發，通過對目前我國檔案管理存在的問題以及信息技術的優勢進行介紹，將信息技術在檔案管理中的運用以一種清晰、完整的方式呈現出來。

關鍵詞：信息技術 檔案管理 內涵 問題 運用

前言

目前我國各類活動的不斷增多，與其相關的檔案數量也在不斷地增多，因此，如何運用現代先進的信息技術，將琳瑯滿目以及繁雜的檔案管理置于一個高效、有序的狀態水平之上，顯得尤為重要，當然，就信息技術來說，其不僅能夠使檔案管理變得更為便捷，也能有效地提高檔案的利用效率，并對檔案管理工作一體化建設也有著十分關鍵的意義。本文通過對信息技術在檔案管理中的運用進行分析和探討，從各方面來說，具有十分重要的現實意義。

一、信息技術的優勢

就信息技術自身而言，由于其有著強大的設備以及技術人員作為支撐，在推動檔案管理上作用明顯，而且隨著目前信息技術的高速發展及更新換代，傳統式的檔案信息管理模式已經逐漸被打破，以電子信息技術為核心的現代檔案管理模式將其取而代之。信息技術與檔案管理中的其他管理技術相比，有著其明顯的優勢，一方面，傳統的檔案存儲介質都是紙類，而且需要置于特定的保管室，并使用特定的人員進行保管和定期維護，但這種單一式的檔案管理模式本身就存在著致命的缺陷，以往內紙質通常保存期段，容易因為陽光、潮濕、酷熱、人員操作等內外部因素而使檔案材料經常發生損壞或丟失。然而，信息技術可以有效地避免這一問題，其通過將檔案資料置于檔案信息管理平臺之中，省去了多個人為參與以及天氣因素的影響因素，可以有效地提高其使用效率。另一方面，就檔案管理的目的而言，其應該是通過對檔案的保管、管理和維護，為相關諸如科研工作、人事工作、糾紛等活動的進行提供有效的參考資料。然而，我們發現，現在的檔案管理由于缺乏一個完善的借閱和使用機制，在加上檔案自身就存在的機密性，我們在進行實際的檔案借閱過程中總會出現程序過于繁瑣、利用效率低下等問題。同樣的，信息技術可以有效解決這一問題，相關檔案建設管理單位可以通過建立相應的管理網站，讓借閱的用戶通過網絡的方式進行借閱，這樣一來不僅縮短了整個借閱過程的時間，也極大地節約了資金，可謂一舉兩得。

二、信息技術在檔案管理中的實際運用

1、檔案管理內容中電子信息技術的具體應用

檔案管理內容相對較多，傳統的檔案內容幾乎都是管理人員手動完成，為了進一步提高工作效率和工作質量，可將電子信息技術應用到檔案內容的管理當中，具體可在以下內容中應用：（1）檔案文件目錄存儲、檢索和復制；（2）檔案內容信息存儲和檢索；（3）檔案文件的編目、統計和匯總；（4）檔案文件關鍵詞自動標引；（5）檔案借閱管理與咨詢服務；（6）檔案文書立卷與管理；（7）檔案文件目錄打印；（8）檔案數據信息備份；（9）檔案庫房管理與安全保護；（10）檔案及檔案工作情況統計分析；（11），系統維護與數據傳輸等等。

2、電子信息技術在檔案信息管理系統構建中的應用

檔案信息管理系統是一種集多種現代化技術于一身的先進管理系統，在系統構建的過程中，可大量應用電子信息技術，如系統后臺數據庫的建立可采用SQLServer2003，客戶端瀏覽器則可以采用 IE8.0。大部分檔案信息管理系統基本都是有諸多模塊組成，這種模塊化的設計也離不開電子信息技術，各個模塊可以借助電子信息技術實現自身的功能，并且還可以借助電子信息技術互相聯系到一起，進而構成一個完整的系統，可見電子信息技術在檔案信息管理系統中的應用無所不在，其也充分體現出了自身作用和優勢，為檔案管理信息化建設提供了強有力的技術支撐。

3、電子信息技術檔案備份與恢復中的應用

雖然電子檔案具有諸多優點，但是它的缺點也是顯而易見的，即電子檔案很容易損壞或丟失，當前計算機網絡安全問題日益嚴峻，這使得電子檔案信息的安全性也隨之受到威脅，一旦重要的檔案信息丟失、損壞或是泄漏，勢必會造成非常嚴重的后果。所以必須對電子檔案進行必要的備份，而這一過程則需要應用電子信息技術來實現。完整的檔案數據備份和恢復方案具體包括備份硬件、軟件、策略、恢復計劃等。若是需要對檔案信息管理系統進行備份則需要系統軟件、應用軟件、工具軟件以及驅動程序等等。磁帶除了具有較大的存儲容量之外，價格相對較低，并且訪問速度適中，可長時間保存，還有自動管理功能，安全性高，能確保其中備份的檔案數據信息的可靠性。

三、提升信息技術在檔案管理中作用的幾點建議

其一，電子化處理以往的紙質檔案。由研究和調查可知，市場上目前已經有開發商將“大規模圖文資料數字化”的系統開發出來，能夠掃描紙質文件后，使其壓縮成光盤存儲，并且可以檢索邏輯、關鍵詞和關鍵字。我們可以將這些先進的系統引進，收錄現存的紙質文書為電子檔案，同時將備份做好

其二，實施歸檔保護于電子檔案。通常電子檔案非常容易受到保存環境所帶來的不同程度影響，所以，應當每年定期對所保存的電子檔案進行維護及檢測，嚴格的實施管理措施，將與之相適應的管理維護檔案建立起來，以此全面且詳細的記錄電子檔案的拷貝、維護以及檢測的整個操作過曾，最大限度的防止不必要的重復勞動或者人為的誤操作發生。

最后，做好檔案信息的安全管理。首先，是對人員安全意識的教育，由于其工作管理手段和管理方式改變，出現了一些新的安全防范問題，要使管理人員成為既懂檔案管理又懂信息技術的復合人才，嚴格執行安全管理制度。同時，還要有針對性地制定出一系列安全防范制度。

結語

通過上述分析，我們對信息技術的優勢及其在檔案管理中的實際運用有了一定的了解，從中我們可以深刻地認識到，面對著我國各式各樣檔案數量以及種類不斷增多的嚴峻現實，如何立足于現今的先進科學技術，實現檔案的科學化管理，并增強檔案的利用效率顯得尤為迫切。信息技術，作為這個時代的鮮明標志，其具體優勢的發揮實際上極大地依賴于相應健全的體制、素質過硬的技術操作人員，在實際的檔案管理工作中，加強對信息技術能力的培養，并且不斷總結和分析相關經驗，在檔案管理工作中不斷的改進創新，從根本上將信息技術在檔案管理中的作用發揮到最大。