關于科技檔案的管理與收集及其開發利用

王啟承

摘 要：科技檔案在某種程度上是人們通過有關研究而形成的結晶，是系統記載了活動的整個流程，有著很高的技術含量以及科研所產生的文獻資料。由于科技檔案的出現可以為相關單位提供更明確的發展方向，從而使有關活動可以得到更高的規劃，并且在相關活動中可以提供相應的技術支持。

關鍵詞：檔案管理 科技檔案 完善制度

科學檔案具有很高的收藏價值，它所賦予的內容也很廣泛，與此同時還設計到不同的企業和階層中，這是集不同部門研究生產于一身的文獻材料，不管是對國家，還是對企業都占有重要的地位。由于科技檔案所包含的內容很廣泛，因此基礎建設是其中重要的組成部分。此外，設備儀器、有關科技等方面在其中占有很多的比例。不僅僅只是這樣，就工業領域而言，生產手段和有關研究都包括在科技檔案中。顯而易見，科技檔案不但是檔案管理重要的組成部分，而且還在某種程度上對科研工作帶來影響。

一、科學管理科技檔案的有效方法

相關單位對科技檔案做好管理工作，對企業發展起到重要的作用，只有將這項工作有效的落實到實際工作中，才可以確保科技工作能夠起到實用的作用。不僅僅只是這樣，還會對專業水平帶來影響。然而，由于受到不同因素所產生的約束，從而對科技檔案管理工作所產生的水準不一致的現象。

1、完善管理制度

科學檔案管理是單位管理工作的組成部分，應當對科技檔案做好系統性的建設，不但要將管理流程進行程序化工作，而且在形成系統化管理的同時，還應當制定出合理的制度，從而使檔案管理的整個流程都能夠得到保證。此外，還針對檔案體系的建立和具體應用都可以在獲得強化的基礎上，從而對管理系統進行不斷的完善。相關單位還應當將科技檔案管理工作做好適當的細化工作，確保檔案在管理以后，還能夠為后續工作提供完善的流程，通過采取恰當的獎懲措施，能夠進一步督促工作人員對自己的工作引起重視，并且對全部檔案做好鑒定工作，從而保障檔案能夠具有一定的完整性。相關單位還要制定出合理的管理制度，使管理中的每個流程都能夠擁有相關的要求可以遵守。

2、加強管理工作中的短板

從檔案管理的發展過程來看，始終存在著很多短板，這些都對檔案管理造成極大的阻礙。在這其中人員的新老交替不夠穩妥，始終存在著脫節的現象，沒有完成平穩的交接工作，造成業務水平出現下滑，原有的業務經驗得不到很好的延續。不僅如此，很多工作人員沒有一個端正的工作態度和專業的意識，使很多有價值的文獻資料白白流失，而沒有進行系統地收集整理，造成很多有價值的科技文獻的缺失，無法得到完整的保存，文獻也失去了系統性，使得其科研價值大大下降。還有很多時候，檔案管理這一崗位缺少足夠的關注，使得這一崗位上的工作人員存在較大的隨意性，在單位中處于被領導呼之即來，揮之即去的尷尬境地，往往在接受了系統的專業訓練之后，卻被借調到其他崗位，使管理工作難以形成高質量的連續性，從而影響到檔案質量。這是一定要從短板入手，以保證檔案管理的有效性和連續性，保證檔案的完整和系統為宗旨進行系列的工作改革和完善。加強這一崗位的專業性，將整個工作的流程進行專業的細化，統一所有的業務執行規范和標準，完善相關的術語以及代碼系統，促進檔案的整理和保存工作逐漸走向正規化。

二、強化檔案收集水平

1、收集科技檔案的意義

科技檔案在一定程度上是人們進行相關的科研以及生產工作的結晶，是系統記錄了活動過程，具有極高技術含量和科研參考價值文獻資料。科技檔案的存在能夠為本單位的科技活動提供一個基礎性的參考，使相關的科技活動能夠做出科學的前期規劃，并在活動的具體實施過程中提供極為重要的技術參考。在這種情況下，如果做不好收集工作，就使文獻喪失了利用價值，更加無從談起開發以及利用。

2、收集檔案具體措施

2.1統一集中管理

科技檔案好經過很長時間的積累才可以逐漸形成相應的材料。不單單只是這樣，材料還處于較為分散的狀態，然而為了確保資料能夠具有一定的完整性，相關部門就應當做好管理工作，從而使檔案能夠得到充分的使用。

2.2分階段收集

為了保證相關文獻材料的井然有序，根據相關活動的階段進行分層的整理，這樣材料才能夠井井有條的被保管。

2.3根據專業進行分類收集

文獻的專業特性較為明顯，所以根據文獻的結構特征進行有針對性的整理，參照它的專業性質差異，進行分階段的、科學的管理，這樣在利用時也會更加方便。

2.4用不同形式收集

文獻的形式可能是多種多樣的，這時應該通過多種不同的形式進行文獻收集，之后依據不同的具體需求，進行不同形式的保存。如果文獻是影像、照片或者聲音，還應該進行具體的文字標注。

2.5明確責任劃分，采用追責機制

依照不同工程不同環節，進行不同形式的責任劃分，明確相關主管負責人的收集責任，并落實到具體的人員身上，根據不同的生產或者施工環節，做好每一個環節的文獻收集集工作，并在歸檔之前進行嚴格的驗收，出現差錯，對相關責任人進行追責處理。

三、開發利用檔案資源

相關企業只有合理的使用檔案資源，才能夠發揮出它們的作用，而且使用是實現檔案管理的最終目標。為了進一步加強科技檔案的使用價值，就一定要站在原有的角度進行不斷的創新，通過應用信息化技術來發揮出其潛在的價值，從而使其價值能夠得到合理的使用。

1、檔案建設

推動檔案管理工作朝著現代化的方向前進，這是一項長久的戰略部署，要站在宏觀的角度去看待事情，并且和社會的腳步要達到一致的狀態。相關人員在對檔案進行處理時，應當將其規則做好統一，依據相同的制度進行操作，減少因為要求不一致而發生混亂的情況。

2、物質保障

相關企業倘若要實現開發的目標，那么就應當使有關工作在第一程度上得到相應的物質保證，采取科學、靈活的形式來使用資金，培養復合型人才，運營開發項目可以得到大力的支持，進而提高員工的參與性。

3、方法保障

首先，相關單位應當對檔案符合采取收費的形式，從而使資金缺乏情況得到解決。對于儲存成本較高的文獻，相關單位就應當收取合理的保管費用或者是調閱費；其次，相關單位應當對編研檔案進行不斷的創新，打破以往的管理形式，引進先進的管理手段，從而使信息的查詢能夠更加的方便。

四、結語

通過以上內容的論述，可以得知：相關單位對檔案管理做好恰當的使用，只有掌握檔案的基本特征，才可以從根本上提高管理水平，為科技檔案的使用奠定良好的基礎。此外，盡可能發揮出科技檔案的作用，從而為提高檔案的使用價值帶來益處，推動檔案事業的飛速發展，為我國經濟繁榮做出貢獻。

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