淺談科技檔案的管理

李春燕

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展，各個單位的制度不斷完善，檔案的管理也成為單位一項至關重要的工作。可是，目前許多企業、行政事業單位的科技檔案管理工作中存在著各種各樣的問題。譬如：科技檔案管理人員專業水平較低、科技檔案管理混亂、科技檔案管理技術落后等等，為此，加強科技檔案管理工作是目前各單位亟待需要重視的事情。

關鍵詞：科技檔案 管理 分析

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）12（b）-0162-02

科技檔案是企業發展的記錄，是企業在進行生產經營及管理活動的過程中所形成的具有保存價值的科技文件資料，是企業未來擴大再生產的主要決策根據，是企業發展的生命源。伴隨著知識經濟時代的到來，各類先進的科學技術的普及應用，人們對于能夠記錄科技成果及相關信息的科技檔案重視度不斷提高，為此，做好科技檔案的管理工作現已成為企業未來發展進程中一項非常重要的組成內容。

1 科技檔案的特征

1.1 專業性

專業性特征是科技檔案最為顯著的一方面特征，其與一般性質的檔案存在非常顯著的差異性，為此，專業性是實現科技檔案科學管理的主要根據。譬如：科技檔案工作管理體制的確立、科技檔案類別的劃分等，皆是以科技檔案專業性特征為基本前提的。

1.2 類別的多樣性

各類檔案當中，以科技檔案多而雜，具有顯著的多樣性特征。因科技生產活動當中的多專業性，致使其伴隨著在類別上的多元化。從科技檔案的類別上來看，它所展現出的多樣性是最為顯著的。

1.3 成套性

與其他科技檔案對比來看，成套性是科技檔案最顯著的一方面特征，其可以某一科研項目為中心，逐漸形成一整套具有一定規律的科技資料。

1.4 現實性

科技檔案的現實性是非常明顯的，其記錄著企業在開展的生產、科技、建設等一切活動，在將檔案全部歸檔整理后，其可利用價值也是非常高的。

2 科技檔案管理工作中的問題分析

2.1 科技檔案管理人員管理意識薄弱，欠缺專業化管理人才

在各企業間市場競爭愈演愈烈的大環境下，許多企業的領導將工作的重點放在了怎樣提升經濟效益方面，完全忽略了對檔案的系統化管理，并無任何資料定期歸檔的理念，這無疑會造成科技檔案管理不規范、未形成系統化的管理工作程序等問題的發生。除此之外，在目前的很多企業當中，檔案管理人員并不是專業的檔案管理人員，對于科技檔案的特征與特殊屬性并不了解，根本沒有獨立開展科技檔案管理的基本工作能力，更不要談及是否參加過專業的系統化培訓，在科技檔案管理知識、實戰經驗上更是缺乏。

2.2 檔案管理方式方法嚴重滯后，未做好長期規劃

目前不少企業中采用的依然是非常滯后的管理方式，科技檔案管理工作人員缺乏應有的創新觀念，依然簡單地認為檔案管理工作還只是將科技文件資料搜集-整理-裝訂-存儲，只要保證科技檔案資料的完整即可。只有在相關部門對企業科技檔案管理工作情況進行檢查的時候發現出的問題，檔案管理人員才會進行突擊性的整改，待檢查完畢，則又轉變成以往無任何秩序的管理狀態，并未確保檔案管理工作的持續性，屬于處在無規劃、無組織性的混亂狀態。

3 加強科技檔案管理的具體措施

科技檔案管理工作的開展要從本單位的當前發展狀況入手，創建完善化的科技檔案管理機構，強化科技檔案管理力度，將科技檔案管理工作融入到企業日常工作內容當中，并且要在資金、設備等方面給予大力的支持，不斷加強對檔案管理人員的專業技術培訓，這樣才能夠確保科技檔案管理工作的有效開展。

3.1 加強對科技文件資料的歸檔管理

將科技文件資料做好歸檔整理。科技文件資料的形成-積累-歸檔-使用要歷經一個非常漫長的時期，在檔案管理工作當中指定檔案的負責部門則該部門就要負責進行檔案的整理與歸檔。爭取能夠做到企業的每一項生產、建設項目在完成后都能夠有一套較為完善化的科技文件檔案，同時能夠嚴格遵循專業文件分類來進行歸檔保存，保證科技檔案資料的完整與精準。科技文件資料的歸檔份數可遵循相關程序進行劃分，將重要科技文件歸檔要劃分為3份。次要文檔劃分為1～2份。

3.2 規范科技檔案管理程序

檔案管理部門要通過各種有效的方式進行企業不同類別科技檔案的搜集，針對搜集來的文件資料要對其可用度進行鑒定，明確所要歸檔的文件，隨后，按照企業的發展屬性，遵循檔案歸檔要求的前提下進行類別劃分與整理，在檔案的登記與編目上要按照科技檔案管理的客觀規律，確保文件間密切的關系，保持科技檔案的精準、完整與統一。其中，檔案存放的房間要具備防盜、防腐蝕、防火、防污染等設備，除此之外，要嚴格按照企業科技檔案管理區域，制定明確的企業歸檔文件目錄，在總目錄下設置子目錄，便于后期的查閱。企業要平均每年進行科技檔案的統計，通過統計分析，促使科技檔案的管理工作更為系統化。

3.3 做好科技檔案的解密工作

檔案管理工作具有一定保密性，而保密檔案有一定的等級劃分，其是按照《保密法》的相關規定，通常可劃分絕密、機密、秘密三級，在確定電子檔案密級之后，檔案管理人員要按照電子檔案密級的不同采取相對應的管理措施，確保檔案實現最大的利用價值。可是，秘密并非是永遠不變的，一旦達到了秘密的保管期限，其就喪失了自身固有的保密價值，為此則不需按照原有的保密文件進行管理，則需要以一般文件資料進行管理，這就是我們常說的電子檔案保密所具有的時效性。以往的不少企業在進行電子檔案管理過程中，針對標注出的密級類檔案，根本沒有做到定期解密，這會在一定程度上影響檔案資料的充分利用。企業針對那些標注秘密的檔案進行解密的過程當中，要嚴格按照保密法中的相關規定來進行“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。”《中華人民共和國保守國家秘密法》第16條規定，意思是，解密是由原確定電子檔案的密級部門或上級單位來承擔的。

3.4 利用先進科學技術進行科技檔案管理

科技檔案管理部門要做到與時俱進、不斷創新。有效地利用先進的科學技術，實施無紙化的科技檔案管理，創建一體化的網絡檔案管理系統，從而促使企業在科技檔案管理方面的工作效率得到顯著性的提高。與此同時，改革那些與企業檔案發展現狀不吻合的管理模式，通過進行檔案管理方法的不斷創新來更好地應對電子檔案管理過程中遇到的新問題，將企業科技檔案管理工作推進到一個更高的管理水平。

3.5 提高科技檔案管理人員綜合素質

眾所周知，科技檔案管理人員綜合素質對企業整體的科技檔案管理工作狀況有著直接性的影響，為此，企業要增加對檔案管理人員專業技能培訓。鼓舞管理人員在平時工作之余多學習檔案管理專業知識，通過企業提供的培訓機會多跟其他單位的管理人員進行工作經驗的交流，從而促使固有的管理理念、管理模式得到不斷地完善化。只有努力提高個人綜合素質和專業管理技能，才能夠實現檔案的高效率管理。

4 結語

在信息化時代，各企業要不斷地加強科技檔案的管理工作，利用先進的科學技術，提升當前的檔案管理水平，從而促使科技檔案得到充分地利用，為企業的未來發展提供更多的信息與依據，推動企業得到進一步地迅速發展。

參考文獻

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