論檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系的交互融合

摘要：檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系相對(duì)獨(dú)立的現(xiàn)狀，影響信息資源開(kāi)發(fā)利用整體效益，不利于檔案資源的前端控制和全程管理。本文主要從內(nèi)在聯(lián)系、體系構(gòu)成、提供利用服務(wù)方式、建立映射關(guān)系的先決條件等方面探討二者交互融合的可能性，并提出構(gòu)建檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄一體化服務(wù)平臺(tái)的建議，以及實(shí)際操作中需要注意的幾個(gè)問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：檔案目錄政務(wù)信息資源目錄目錄體系一體化服務(wù)平臺(tái)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日趨成熟，信息資源目錄體系不可避免地向信息網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，信息資源的整合問(wèn)題隨之日益突出。檔案信息資源和政務(wù)信息資源都是我國(guó)信息資源的重要組成部分。檔案目錄體系是以檔案為對(duì)象編制而成的各種類別的檔案目錄，是能夠全面系統(tǒng)地反映館室藏檔案內(nèi)容和成分的科學(xué)體系。政務(wù)信息資源目錄體系是國(guó)家電子政務(wù)總體框架中的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息資源共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的重要基礎(chǔ)條件。本文主要基于上述兩個(gè)目錄體系的現(xiàn)狀及問(wèn)題，探討二者交互融合的可能性及融合方式，以進(jìn)一步促進(jìn)信息資源共享和檢索利用，提高信息資源管理和開(kāi)發(fā)利用整體效益。

一、檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系的現(xiàn)狀及其問(wèn)題

由于檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄形成與發(fā)展的技術(shù)基礎(chǔ)不同，所屬部門不同等因素，我國(guó)于2007年正式發(fā)布的《政務(wù)信息資源目錄體系》與我國(guó)的檔案目錄體系相對(duì)獨(dú)立，是對(duì)同一事物所處不同階段進(jìn)行的獨(dú)立編目。在當(dāng)前的電子政務(wù)和信息化環(huán)境下，檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系仍未有效協(xié)同工作。這一現(xiàn)狀可帶來(lái)以下問(wèn)題。一是浪費(fèi)資源。如對(duì)相同信息分別編目，重復(fù)著錄，造成人財(cái)物等資源浪費(fèi)。二是影響信息資源開(kāi)發(fā)利用整體效益。一方面，由于編目標(biāo)準(zhǔn)存有差異，影響著錄信息的一致性，在一定程度上割裂信息資源的內(nèi)在聯(lián)系；另一方面，如不將檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系建立關(guān)聯(lián)，政務(wù)信息資源中應(yīng)歸檔或已歸檔的政務(wù)信息在進(jìn)入檔案館保管階段，經(jīng)檔案館編目錄管理和控制之后，不易再通過(guò)原利用體系獨(dú)立對(duì)其進(jìn)行查找利用，進(jìn)而影響信息資源開(kāi)發(fā)利用的整體效益。三是不利于對(duì)檔案資源的前端控制和全程管理。進(jìn)入電子文件時(shí)代，檔案部門實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，同樣可以借鑒目錄控制思想，對(duì)應(yīng)歸檔和尚未進(jìn)館檔案進(jìn)行前端控制和全程管理。由于檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系之間尚未建立有效關(guān)聯(lián)，檔案目錄的潛在管理功能仍未充分發(fā)揮。

二、檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系交互融合的可能性

（一）二者具有內(nèi)在聯(lián)系

檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系都在一定程度上運(yùn)用了目錄控制的思想，將目錄作為組織管理和檢索利用信息資源的一種基本機(jī)制。都可以通過(guò)在微觀上著錄、標(biāo)引、規(guī)范控制和在宏觀上利用選擇、描述和檢索控制等手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的整合、管理、發(fā)現(xiàn)與定位，協(xié)調(diào)和引導(dǎo)信息資源的流動(dòng)和有效利用，以解決信息組織、分類、存儲(chǔ)、檢索、定位、獲取等問(wèn)題。正如文件與檔案的關(guān)系，政務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的經(jīng)過(guò)鑒定具有保存價(jià)值的政務(wù)信息，可以通過(guò)政務(wù)專網(wǎng)或其他方式直接轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案全文信息。根據(jù)信息生命周期，這兩個(gè)目錄體系的編制在時(shí)間軸線上雖有先后之分，但具有同源性的信息資源將這兩個(gè)目錄體系緊密地聯(lián)系了起來(lái)，且因其編目對(duì)象的同源性而具有交叉關(guān)系。

（二）二者在構(gòu)成方面具有相似之處

1.技術(shù)總體架構(gòu)具有相似功能。政務(wù)信息資源目錄體系技術(shù)總體架構(gòu)包括信息庫(kù)系統(tǒng)和目錄服務(wù)系統(tǒng)。信息庫(kù)系統(tǒng)由政務(wù)部門的共享信息庫(kù)、目錄內(nèi)容信息庫(kù)和目錄服務(wù)中心的目錄內(nèi)容管理信息庫(kù)、服務(wù)信息庫(kù)組成。目錄內(nèi)容服務(wù)系統(tǒng)由共享信息服務(wù)系統(tǒng)、編目系統(tǒng)、目錄傳輸系統(tǒng)、目錄管理系統(tǒng)、目錄服務(wù)系統(tǒng)組成。目錄服務(wù)系統(tǒng)基于目錄內(nèi)容服務(wù)信息庫(kù)，向用戶提供目錄內(nèi)容查詢檢索服務(wù)。與之比較，雖然在檔案目錄體系中尚無(wú)信息庫(kù)系統(tǒng)和目錄服務(wù)系統(tǒng)等稱謂，但是檔案目錄體系同樣具有類似的系統(tǒng)及相對(duì)應(yīng)的功能，亦可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案目錄內(nèi)容的存儲(chǔ)、管理、提供查詢檢索服務(wù)等功能，亦有編目、管理、更新、維護(hù)檔案目錄內(nèi)容和檔案目錄載體，以及提供目錄內(nèi)容查詢檢索服務(wù)等內(nèi)容。

2.管理架構(gòu)涉及相似角色。政務(wù)信息資源目錄體系管理架構(gòu)包括政務(wù)信息資源目錄體系使用和管理的3個(gè)角色、6項(xiàng)活動(dòng)。3個(gè)角色是政務(wù)信息資源目錄的提供者、管理者和使用者。6項(xiàng)活動(dòng)包括規(guī)劃、編目、注冊(cè)、管理、服務(wù)、使用。在檔案目錄體系中，也包括檔案目錄的提供者、管理者和使用者3個(gè)角色，只是各個(gè)角色在各自目錄體系中的管理職責(zé)、管理環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)與角色的關(guān)系有所差異。

（三）二者的提供利用服務(wù)方式存在共性

政務(wù)信息資源目錄內(nèi)容服務(wù)形成與提供流程包括準(zhǔn)備、編目、注冊(cè)、發(fā)布4個(gè)環(huán)節(jié)。檔案館提供檔案目錄內(nèi)容服務(wù)需經(jīng)過(guò)接收、編目、審核、提供檢索利用等環(huán)節(jié)。二者雖有差異，但均需經(jīng)過(guò)對(duì)信息資源的匯集、編目、審核等過(guò)程，向用戶提供目錄服務(wù)。二者在定位和利用信息資源方面也都包含目錄查詢和信息獲取環(huán)節(jié)。一般情況下，檔案用戶可以基于瀏覽器等客戶端查詢開(kāi)放檔案目錄及部分特定的檔案目錄內(nèi)容，這與查詢政務(wù)信息資源目錄的方式類似。不同的是，檔案目錄服務(wù)和檔案提供利用服務(wù)在很大程度上受時(shí)空限制，檔案利用者仍需到檔案館在相關(guān)工作人員的幫助下查詢檔案目錄內(nèi)容，并獲取所需的檔案信息。

（四）二者具有建立映射關(guān)系的先決條件

兩個(gè)目錄體系交互融合的一個(gè)必要條件是能夠在二者之間建立一定的映射關(guān)系。檔案著錄項(xiàng)目與政務(wù)信息資源目錄體系核心元數(shù)據(jù)在提供的檢索點(diǎn)、著錄選擇等方面具有共性，這兩個(gè)目錄體系中都可按主題分類信息資源，且分類原理基本相同，具有建立映射關(guān)系的先決條件。

1.檔案著錄項(xiàng)目與政務(wù)信息資源目錄體系核心元數(shù)據(jù)都是用于揭示和描述信息資源特征的記錄事項(xiàng)，都是編制信息資源目錄和檢索利用信息資源的基礎(chǔ)，二者可提供的檢索點(diǎn)具有明顯的交叉重合，如信息資源名稱、信息資源摘要、信息資源提供方、信息資源發(fā)布日期、關(guān)鍵字等核心元數(shù)據(jù)與檔案著錄信息中題名、提要、責(zé)任者、時(shí)間、主題詞或關(guān)鍵詞等，可以通過(guò)技術(shù)等手段進(jìn)行轉(zhuǎn)換，尤其在信息資源名稱與題名、摘要與提要、關(guān)鍵字與主題詞或關(guān)鍵詞、類目編碼與檔號(hào)、信息資源標(biāo)識(shí)符與分類號(hào)等之間都具有建立映射關(guān)系的可能性。

2.二者都可按主題將信息資源分類，且分類原理基本相同，即通過(guò)對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行分析、提煉，將分析結(jié)果與類目表中的具體類目進(jìn)行對(duì)應(yīng)，進(jìn)而確定所屬類目及分類標(biāo)識(shí)。不同的是，對(duì)檔案著錄條目進(jìn)行主題分類主要依據(jù)《中國(guó)檔案分類法》《中國(guó)檔案主題詞表》《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》等，而政務(wù)信息資源主題分類的依據(jù)主要是《政務(wù)信息資源目錄體系第4部分：政務(wù)信息資源分類》附錄中明確給出的《主題分類類目表》，二者在類目設(shè)置、標(biāo)識(shí)等也有一定差異，但這些同樣可以借助技術(shù)手段解決或減少其差異對(duì)建立相互關(guān)聯(lián)的影響。

三、檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系的融合方式

（一）構(gòu)建檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄一體化服務(wù)平臺(tái)

檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系交互融合的前提是求同存異，而不是試圖將這兩個(gè)目錄體系合二為一。因此，調(diào)整政務(wù)信息資源目錄體系，使之與檔案目錄體系的建設(shè)規(guī)范相一致，或是調(diào)整檔案目錄體系，使之與政務(wù)信息資源目錄體系框架、技術(shù)要求、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、分類標(biāo)識(shí)、管理要求等規(guī)范相匹配，似乎都不適宜。本文認(rèn)為可以充分利用這兩個(gè)目錄體系之間的內(nèi)在關(guān)系、共性及建立映射關(guān)系的先決條件，嘗試構(gòu)建檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄一體化服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作，在電子政務(wù)和政務(wù)公開(kāi)不斷推進(jìn)的同時(shí)，盡可能地滿足社會(huì)公眾在社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、科學(xué)、文化等各方面的信息利用需求，并進(jìn)一步加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案目錄編制及服務(wù)中的應(yīng)用，促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用。其做法主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與政務(wù)信息資源目錄數(shù)據(jù)庫(kù)連接起來(lái)，再利用網(wǎng)絡(luò)通訊實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)查詢。如圖1所示。

在構(gòu)建的檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄一體化服務(wù)平臺(tái)中，檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與政務(wù)信息資源目錄數(shù)據(jù)庫(kù)仍可相對(duì)獨(dú)立，并能夠?qū)崟r(shí)更新目錄數(shù)據(jù)。二者可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的信息處理系統(tǒng)與用戶端進(jìn)行交互。用戶可以通過(guò)信息處理系統(tǒng)查詢檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄。網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)可滿足不同權(quán)限用戶異地查詢需求，并使用戶可以有針對(duì)性地選擇或是由系統(tǒng)自動(dòng)選擇檢索檔案目錄信息，或是政務(wù)信息資源目錄信息，或是同時(shí)檢索檔案目錄信息和政務(wù)信息資源目錄信息，以得到更為充分完整的信息線索。通過(guò)構(gòu)建檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄一體化服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系的交互融合，不僅有利于實(shí)現(xiàn)信息交互與共享，而且有利于節(jié)省資源，并實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

（二）需注意的幾個(gè)問(wèn)題

1.檢索質(zhì)量。檔案著錄項(xiàng)目與核心元數(shù)據(jù)在含義、編排組織、條目涵蓋范圍、特征等方面存在差異，如不能嚴(yán)格定義映射關(guān)系，可能導(dǎo)致映射不清，擴(kuò)大或縮小檢索范圍，從而影響查全率和查準(zhǔn)率等檢索指標(biāo)。因而保證檢索質(zhì)量關(guān)鍵是解決好檔案目錄數(shù)據(jù)與政務(wù)信息資源目錄數(shù)據(jù)的映射問(wèn)題，包括定義傳統(tǒng)檔案著錄項(xiàng)目與政務(wù)信息資源目錄體系核心元數(shù)據(jù)的映射、檔案元數(shù)據(jù)與政務(wù)信息資源目錄體系核心元數(shù)據(jù)的映射，以及傳統(tǒng)檔案著錄項(xiàng)目與檔案元數(shù)據(jù)之間的映射等。還需考慮在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換中可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)內(nèi)涵不一致、詞語(yǔ)與代碼規(guī)范不一致等一些不相匹配的情況。

2.檔案館內(nèi)各目錄數(shù)據(jù)庫(kù)之間的系統(tǒng)關(guān)聯(lián)。檔案館還需進(jìn)一步將各層級(jí)、類別的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)組織關(guān)聯(lián)起來(lái)，充分發(fā)揮、擴(kuò)展如檔號(hào)等著錄項(xiàng)目功能，以利于實(shí)現(xiàn)兩個(gè)目錄體系的雙向映射，降低檢索的復(fù)雜度，保證檢索質(zhì)量與效率。

3.使用權(quán)限。構(gòu)建檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄一體化服務(wù)平臺(tái)，在為利用者提供便利，滿足同步查閱檔案和政務(wù)信息資源中有關(guān)信息需求的同時(shí)，也可能帶來(lái)檔案內(nèi)容的高風(fēng)險(xiǎn)，因而要考慮對(duì)不同利用者加以權(quán)限設(shè)定，盡可能地保護(hù)好檔案安全，避免未到期或不宜開(kāi)放的檔案向社會(huì)開(kāi)放。政務(wù)信息資源目錄體系原有的用戶分類可以繼續(xù)保持，同時(shí)參照政務(wù)信息資源共享和應(yīng)用的特點(diǎn)及政務(wù)信息資源分類，依據(jù)利用檔案的有關(guān)規(guī)定，或可將檔案利用群體分為四類，設(shè)置不同接口，賦予相應(yīng)權(quán)限：（1）公共用戶：包括任何社會(huì)組織及公眾個(gè)人，可以訪問(wèn)已開(kāi)放檔案的目錄信息。（2）立檔單位用戶：包括立檔單位和被立檔單位授權(quán)的其他社會(huì)組織和公民個(gè)人，通過(guò)權(quán)限識(shí)別，在公共用戶查詢權(quán)限的基礎(chǔ)上，可以直接訪問(wèn)本單位形成的檔案的目錄信息。（3）通過(guò)身份識(shí)別的公民個(gè)人：通過(guò)身份識(shí)別，公民個(gè)人可以查詢涉及其本人檔案的目錄信息。（4）檔案目錄系統(tǒng)的管理者：負(fù)責(zé)對(duì)檔案目錄系統(tǒng)的管理、檔案目錄信息的更新和維護(hù)等。除僅查詢已開(kāi)放檔案目錄的用戶外，其他各類用戶檢索檔案目錄信息之前，都要通過(guò)特定形式的安全認(rèn)證，并在其權(quán)限范圍內(nèi)查詢目錄信息。

總之，檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系之間具有交互融合的可能性，可以嘗試建立交互渠道，促進(jìn)檔案和政務(wù)信息資源的共享和利用，但也不能忽視實(shí)際操作中可能出現(xiàn)的上述或者更多有待進(jìn)一步研究探討的問(wèn)題。

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作者單位：北京市海淀區(qū)檔案局（館）