文書檔案管理現代化進程的論述

王穎

[摘 要]文書工作是檔案工作的基礎，檔案是文本的綜合，是實現文本價值的一種重要體現，文本檔案管理的科學化、規范性、信息化是文書檔案管理的基礎，下文則主要分析當前形勢下如何做好文書檔案向現代化推進的工作。

[關鍵詞]文書檔案；管理現代化；推進

前言

文書檔案管理體現了整個單位的管理水平，是檔案存在的基礎與重要的資源，其管理質量的高低直接決定檔案資料的質量與完整性，唯有樹立文書檔案的規范性、標注化才能促進文書檔案利用率的提高，為單位的建設與發展提供有力的保證。由于這類檔案其生產過程中在內容與形式上存在一定的共性，對檔案的規律有重要意義。隨著科技的發展，時代的進步，傳統的檔案管理模式與時代發展不相適應，不利于長遠發展，對此，必須要采取有效對策加以改進，促進管理水平的提高。從當前的情況來看，文書檔案管理的現代化主要具有以下的幾點優勢：

1.文書檔案現代化管理的高效性

傳統的文書檔案管理工作完全依賴人工，靠工作人員通過手工統計、手工歸納、手工整理等等，不僅工作繁瑣、復雜，而且工作效率較低，同時也浪費了人力、財力與物力，制約了管理水平的提高。現代化的管理可以降低勞動強度，提高人員利用率，改善工作效率。傳統的文書檔案管理工作存在立卷難、管理工作難，利用率差的問題。具體如下：

1.1傳統檔案管理存在的問題

第一，立卷難。立卷工作是文本檔案管理最基本的規劃與統籌，在立卷的過程中，要注意對檔案各個大綱的歸類及按照標題進行排列，確定保存期限進行裝訂，該工作需要細致的觀察能力與持久的耐力，這項工作較為枯燥，難度較大且難以掌握。

第二，管理工作難度較大。完成文本組好卷之后，會根據其不同特征進行編號，滿足工作需求，這項工作十分繁瑣，而且常會出現錯誤，需要有大量的人力、財力與時間方可達到管理的目的。

第三，利用率較差。傳統的檔案文本裝訂準確度不高，操作方便性不足，導致其利用率交底，現代化技術的運用，改善了管理水平，減少人為操作，使用技術手段，發揮人力資源的作用，減少勞動力強度，促進管理水平的提高，改善文本檔案管理的合理化與科學化目標，提高檔案的可信度。

1.2現代化技術的運用改善了文書檔案工作的效率

現代化技術的運用最大的成效就是改善了文書檔案工作的效率，計算機技術的運用大大提升了文書檔案的運用效果，將管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，使其可以有更多的精力從事其他工作，同時也大大提升了工作的準確性，降低錯誤，使檔案部門的文書檔案功能更好的發揮出來，更好的為需要的人服務。

2.運用現代化技術提高檔案資料管理的便捷性

現代化技術的運用對檔案管理具有十分重要的意義，改善了檔案管理的方便性，應用也更為簡單，利索。傳統的以手工為主的檔案管理方式不僅浪費了大量的人力、財力與物力，而且文本資料不夠全面，漏洞百出，信息含量不足，這都在一定程度上影響檔案管理你水平的提高，無法滿足發展的需求，在檔案利用的過程中問題百出，資料不足，利用率差，查找復雜，可信度較差等都制約了文本檔案價值的發揮。現代化技術的運用在很大程度上改善了文本檔案管理水平，計算機技術的使用也實現了當即立卷，改善了檔案的規范性與合理性，實現檔案管理的有序性，近而使檔案由案卷集轉變為文件集，實現了從手工刀自動化的轉變過程，促進檔案管理水平的提高。

3.文書檔案管理的現代化促進了文檔安全性的提升

與傳統檔案管理相比，現代化檔案管理的科學性與安全性都有了很大成都到的提升，從我國文書檔案的傳統管理情況來看，保護措施不足，檔案查閱是整體性的，無法進行單一操作，這不僅對查閱工作造成不利影響，同時也會影響到文書檔案管理的規范性，與檔案管理的保密要求不相符。現代化技術的應用，計算機管理設備的運用該使檔案管理查閱以當頁的形式呈現出來，不僅便于查閱，同時也提高了檔案管理的安全性。

4.文書檔案管理的現代化促進檔案管理工作質量的提升

所謂文本檔案就是檔案管理的文字資料，其管理最主要的目標就是要提高文本資料的利用率，在進行檔案管理的過程中，強化對質量的需求是檔案管理是發揮其最大價值的重要體現。在傳統的檔案管理過程中，立卷工作中存在太多立卷人的思想，主觀意識過于濃厚，對立卷工作的把握科學性不足，專業性較差，無法維護檔案的高質量與高水平發展目標，影響利用者的使用與操作，降低了利用效率。同時，在進行文書檔案歸檔的過程中還占用了檔案人員的大量時間，影響其他工作的發展，同時也制約了檔案管理人員素質的提高，在這樣的環境中，檔案利用工作過于被動，利用率低。

實現現代化的管理后，計算機技術被廣泛的運用于文書檔案管理過程中，過去很多由人工完成的工作被計算機所取代，將檔案管理人員從繁瑣的整理、歸檔工作中解脫出來，將大量的時間與精力用于其他工作中，大大提升了檔案編研與二次信息開發利用工作中，今兒促進文書檔案管理工作質量的提升，改進了文書檔案的利用率，使檔案單位的文書檔案不僅發揮服務效能，同時實效價值也有了明顯的改善。

結束語

今天是知識經濟的時代，文書檔案管理工作必須要做出調整，更好地滿足時代發展的需求，這就對新時期文書檔案管理人員提出了更高的要求，文書檔案管理人員必須要從傳統的管理模式向現代化的管理模式轉變，實現管理理念的轉變，同時在具體的文書檔案管理過程中堅持與時俱進，適應文書檔案管理的現代化與辦公自動化的需求，為社會提供更好且更加有效的服務，發揮其作用，將其社會效益與社會效益發揮出來，促進文書檔案管理水平的提高。

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