規范公文寫作基本要素的思考

胡峰力

公文寫作不同于一般的寫作，尤其講究文體規范，而我們在公文寫作的具體寫作過程中往往不知如何把握分寸，其問題主要出在對公文寫作的四要素——主旨、材料、結構及語言的運用上，而這四要素又恰恰是一篇公文成功的關鍵所在，筆者就如何規范公文寫作要素有以下思考。

一、以公文的主旨為先導

公文寫作首先要做到主旨突出、觀點明確，否則，公文的務實意義就會蕩然無存。公文的主旨是指貫穿于全文的行文目的和用意，那么，有主旨，必然有觀點，主旨越鮮明突出，觀點越清楚明確。例如《關于補助經費的請示》的主體部分寫道，“今年夏季，我局先后展開了專項綜合整治、取締非法燒烤、拆除違章建筑等行動，迎接了市、區各項重大檢查任務，尤其是連續幾個月周六、周日加班，開展夜間延時執法，辦公費用不斷加大，特懇請區政府撥付40萬元，以彌補經費不足。”雖不足100字，卻非常明確地表達了由于各項工作的開展所需經費不足的主旨。

主旨是公文的靈魂。公文的主旨一經確立，整篇文章便有了靈魂，同時，公文的主旨也必然決定著材料的取舍、結構的劃分與順序以及標題的擬定。一份任免通知、一份回復函、一份公告，其中要表達的意思必須是清晰的，是讓公文的貫徹者能夠充分理解其主要思想。有人曾經總結了“題目顯旨，開宗明義，篇末點題，片言居要，一氣貫通”的主旨寫作要求，應該說是有概括力的。此外，要想做到觀點明確，還應做到公文確立的主旨力求深刻，這就要求從認識上把握住事物的本質和規律，從寫法上區別不同文種的不同特點和寫作要求。正如，批復的重點在于表態及指示，所以態度要鮮明，措辭要明確；總結的重點在于陳述經驗、問題和工作情況，就需要內容充實、實事求是；計劃的重點在于確立目標和措施，因而應在文中注意條目分明，切實可行。做到這些，對于深化公文的主旨，明確、突出觀點都是十分必要的。

二、以公文的材料為基石

公文寫作材料是否翔實，直接影響著公文主旨的表現力度。所謂公文材料是指表達公文主旨所依據的一系列事實現象、統計數字、政策法規、上級精神等。公文材料不同于文學作品的素材，它主要包括兩個方面：一類是形象性材料，如人、事、物，這類材料很具體；另一類是觀念性材料，這類材料往往表現為抽象、概括。無論哪一類材料，都要求做到真實、準確、可靠。

寫好公文必須盡可能廣泛地、詳盡地占有材料，因為材料是形成觀點的基礎，所有有價值的事實、數字必然會為主旨的充分表達埋下伏筆。公文寫作貴在將一個問題的起因、過程、結果等多種要素及其正反影響效果清晰地表現出來，以達到指示、教育、批評或公諸于世的目的。當然，若要取得豐富的公文寫作材料，離不開作者的一貫積累及適時查閱文件、實地調查取材等過程。公文寫作者在廣泛占有材料的基礎上，還需將調查、搜集、積累而來的材料，分類整理、分析研究，做到嚴格篩選，一切皆為突出公文的主旨。作者應以寫作意圖和逐步形成的觀點為依據來甄別不同的材料。納入公文的材料，凡與公文主旨有關聯，具有典型性的，且與時代同步的，均應考慮列入公文寫作素材；對公文表現十分有力的材料，要寫得詳細、具體、充分；與說明觀點有些許關系的材料，要寫得簡略、概括。所謂“七分材料三分寫”，指的就是公文材料的質量對于整篇公文質量的重要作用和影響。

此外，作為負責公文起草的各類工作人員還不應當忽視對材料的核實，一切虛構的、未經核實的材料，包括情況、數字、引文等都不能隨意用于公文。《國家行政機關公文處理辦法》也特別指出，公文材料中所涉及的“人名、地名、數字、引文準確”。公文寫作自身具有法定的權威性和特定的效用，絲毫偏差，非但起不到公文應有的作用，而且還會影響政策的落實和各項工作的開展。一份商洽函、一份會議通知、一份調整匯率的公告，其中必會納入相關人員、數據、事項等重要資料。毫無疑問，若這些公文中的資料不符合實際情況或表述不準確，那么對具體工作事務的處理是極為不利的。

三、以公文的結構為依托

公文結構是指公文內容的組織和構造，它的主要意義在于，根據公文主旨的需要合理地安排和展開材料，使一份公文保持一個有機的整體，通常也會被人們稱為布局謀篇。

公文結構的形成，既非各類材料的機械排列，也非日常公務活動的刻板反映，而是公文寫作者實踐加理論，慎思縝密的過程。一篇完整的公文，無論其篇幅長短，在結構形式上往往大同小異，主要有寫作原由、具體事項、明確要求等三部分構成。若要從容把握公文的寫作結構，寫作者必須根據各公文文種的特殊格式需求，保持清晰的思路，使整篇公文井然有序，主旨鮮明。現代人但凡做事，言語之間便會提到“層次”這一概念，它代表著一定的規律和章法。其實，對于一篇公文的結構而言，最起碼的要求也是層次感。簡言之，就是公文的若干個組成部分，安排上要力求主旨突出，形式規范，符合事物的發展規律。在全年工作計劃、表彰性通報、指示性通知等文種的寫作中，寫作者往往會將總分式結構形式作為首選，公文開篇先做總的概括或評價，接著展開陳述，陳述的各部分內容可以自然段形式保持并列，結尾時通常以貫用語結束，如無固定的規范，則可用號召、希望等言辭收尾，也可以無尾而終。日常寫作情況通報、工作總結等文章時，則可沿用層層剖析的遞進式結構形式作為其寫作模式，使所寫公文脈絡清楚、點面結合、主旨明確。

說到公文結構的細處，如何照應、過渡以及如何開頭、結尾也是有必要提及的。文學寫作中被公允的跳躍性思維，在公文寫作中卻是絕對要排斥的。公文寫作極講究內容上的前后照應，上下貫通，每篇公文字里行間的銜接轉換，無不起到承上啟下的作用，加上開門見山、引領主旨的開頭以及落地有聲、強調主旨的結尾，無疑更能使一份公文的寫作體現出其應有的規范性及縝密性，使公文實現處理公務的目的。

四、以公文的語言表達為底蘊

公文寫作除保持嚴謹的結構外，還應注重其特定的寫作語言及表達方式，否則很難將公文的秉公性和時效性詮釋出來。因而，準確地駕馭公文語言，清晰地表述公文的主旨，高效地辦理公務和解決問題，是公文寫作所追求的目標。公文在日常操作過程中只要運用了正確的表達方式，符合公文寫作的一般特點，表達得體到位，公文寫作的表述準確就把握住了。表述準確，對公文而言，是最基本的要求。一份完整的公文若要做到意圖明確，必須從遣詞造句入手，準確、明晰、莊重就是對公文語言的基本要求。我們來看一下這份公告的主干是如何寫作的：“第十二屆全國人民代表大會第一次會議于2013年3月14日選舉：習近平為中華人民共和國主席；李源潮為中華人民共和國副主席。現予公告。”全文簡潔、明確、莊重地表述了公告的主旨，絕無贅語及夸飾，若反之，就失去了公文應有的表現力。

（責編 / 劉博）endprint